Как победить в тендере?

Этот вопрос волнует каждого специалиста по продажам в B2B-сегменте.

Автор:  Наталья Патрунина, руководитель образовательных программ B2B-Center.

Давайте сначала определимся, что мы подразумеваем под словом «тендер». В нашем законодательстве такого понятия нет, но это не никому не мешает  широко использовать его на практике. Тендер – это закупка товаров, работ или услуг, осуществляемая путем сбора предложений поставщиков такой продукции. Это конкурентная закупка, в которой участники соревнуются друг с другом за подряд. Учитывая, что в 2020 году подавляющая часть закупок в B2B-сфере проводится с помощью эффективных инструментов электронной торговой площадки, уточним, что для целей этой статьи тендер – конкурентная закупка именно в электронной форме.

Итак, вы хотите продать свою продукцию на тендере.  Сначала вы должны как следует подготовиться.

Как подготовиться к тендеру

Для победы в закупке одинаково важны два фактора.

Во-первых, конечно же не обойтись без действительно хорошего конкурентоспособного предложения. Преимущества у вашей продукции могут быть разными: цена, качество, эксклюзивность, гарантийные обязательства, особо привлекательные условия сотрудничества и так далее. Главное, их четко определить для себя.

Во-вторых, участвовать в тендере нужно профессионально. Более половины заявок просто не доходят до стадии сопоставления предложений из-за ошибок, допущенных участниками при подготовке заявки. Какой бы замечательной не была  ваша продукция, если вы не умеете правильно и эффективно участвовать в тендере,  вы ее не продадите.  Нужно обладать определенными знаниями и практическими навыками в сфере закупок.   Кроме того, придется научиться работать на электронной торговой площадке, узнать обо всех ее эффективных и полезных сервисах. Каждая ЭТП регулярно проводит бесплатное обучение для своих клиентов – так воспользуйтесь же этой возможностью.

Обязательно нужно знать, что заказчики бывают разными (регулируемые: государственные и муниципальные, субъекты Закона № 223-ФЗ и обычные коммерческие заказчики, закупки которых специальными законами не регулируются), закупки они проводят по разным правилам, и подготовка к их тендерам тоже отличается.

Для участия в госзакупках нужно иметь квалифицированную электронную подпись с определенными характеристиками, пройти регистрацию в Единой информационной системе в сфере закупок, чтобы получить авторизацию на вполне конкретных электронных площадках, придется открыть счет в уполномоченном банке.  Для участия в большинстве закупок по 223-ФЗ регистрация в ЕИС и счет в определенном банке на сегодняшний день не нужны, но без квалифицированной электронной подписи и регистрации на площадке с интересными для вас закупками не обойтись.

Во-вторых, нужно понимать разницу между ценовыми и многокритериальными способами закупок, между торгами и неторговыми закупками, разбираться в дополнительных элементах закупок (переторжка, предварительный этап, квалификационный отбор и т.п.).

И наконец, закупку нужно найти и проанализировать, как минимум, ее саму, и как максимум – другие аналогичные закупки данного заказчика, которые уже проведены и находятся в архиве Единой информационной системы в сфере закупок (ЕИС) или электронной площадки.

Как найти закупку

Официальным источником информации о регулируемых закупках (которые проводятся по Закону № 223-ФЗ или по Закону № 44-ФЗ) – является Единая информационная система. Для того, чтобы отыскать интересную закупку, поставщику придётся воспользоваться поисковиком ЕИС.

Поисковиком можно воспользоваться и на электронной торговой площадке. И здесь уже  можно найти не только регулируемые, но и коммерческие закупки. На ЭТП можно корректно настроить тематическую рассылку, чтобы не отслеживать каждую очередную закупку вручную: сообщение о новой интересной процедуре само придёт поставщику, причём в момент её объявления, так что для подготовки предложения останется достаточно времени. Поставщику важно лишь вдумчиво настроить рассылку и указать в ней интересные именно ему отрасли и регионы сбыта.

Можно воспользоваться платными услугами агрегаторов информации о закупках. Они предоставят поставщику данные об интересных закупках не с одной, а сразу с нескольких электронных площадок.

Как провести анализ закупки

В первую очередь, поставщику предлагается ознакомиться с извещением о закупке, информация которого в сокращенные сроки позволяет оценить необходимость и целесообразность участия в данной закупке: имеется ли у потенциального участника такая продукция, реальны ли для него указанные сроки, подходит ли ему способ и форма проведения закупки, регион поставки.

Затем нужно проанализировать закупочную документацию. Этот процесс в общем виде выглядит следующим образом:

• выяснение информация о заказчике;
• оценка информации о закупке, содержащейся в извещении;
• оценка предмета закупки, описанного в документации;
• оценка условий поставки, установленных проектом контракта;
• оценка требований к поставщику, установленных в документации;
• оценка порядка выбора победителя, установленного в документации;
• оценка размера обеспечения, установленного в документации;
• оценка потенциальных санкций, установленных проектом контракта;
• анализ уже состоявшихся аналогичных закупок заказчика.

Важно: подавая заявку на участие в закупке, потенциальный поставщик автоматически выражает свое согласие со всеми условиями закупочной документации и с формой и условиями проекта договора, который является ее частью. Поэтому, например, прилагать в составе заявки на участие в закупке протокол разногласий к этому проекту чревато для участника закупки, во-первых, отклонением заявки, а во-вторых, даже если заявка участника не будет отклонена, в случае его победы в закупке, заказчик может потребовать заключения договора на условиях его собственного проекта, не обращая внимания на протокол участника.

Таким образом, к моменту подачи заявки потенциальный участник должен сделать для себя вывод об экономической целесообразности, физической и юридической возможности участия в данной конкретной закупке, а также оценить правовые и финансовые риски такого действия и свои шансы на победу.

Как распознать «сомнительные» закупки

Участвовать во всех «более-менее подходящих» закупках – пустая трата времени. Лучше научиться определять те процедуры, в которых шансы на победу действительно велики. Делается это с помощью анализа закупочной документации, информации о заказчике и о его предыдущих закупках, предложений конкурентов на рынке.

Но есть еще один важный и неприятный момент: закупки, «заточенные» под конкретного поставщика.  Чаще всего этим грешат заказчики, закупочная деятельность которых регулируется специальными законами. Они не могут себе позволить работать напрямую с контрагентом, который доказал свой профессионализм, с которым удобно и безопасно работать или который приятен организатору по любым другим причинам. Законы № 223-ФЗ и 44-ФЗ  обязывают своих субъектов выбирать поставщиков на конкурентной основе. Поэтому иногда процедура проводится формально, чтобы обосновать уже имеющиеся взаимоотношения с контрагентом.

Как узнать такие тендеры? Их могут выдавать странные и необоснованные требования к участникам закупок, излишне конкретизированные требования к продукции или неадекватные условия исполнения договора. Например, заказчик может установить в качестве требования к участнику или критерия выбора победителя наличие успешного опыта работы с самим заказчиком или сотрудничество с какой-то конкретной организацией. Или если вы видите, что на осуществление определенных работ или изготовление какой-то продукции заказчиком выделяются совершенно нереальные сроки, то скорее всего продукция уже изготовлена, а работы начали выполняться еще до объявления закупки. Иногда проект контракта, публикуемый в составе закупочной документации, содержит совершенно не выгодные для поставщика условия сотрудничества, которые отпугивают потенциальных участников закупки. И никто не доходит в чтении договора до незаметной фразы, что условия договора могут быть изменены по соглашению сторон.

Как действовать в таких случаях: жаловаться на заказчика в ФАС или просто избегать таких закупок. Кроме того, если у вас есть выбор, отдайте предпочтение коммерческому сегменту закупок: отсутствие законодательных требований о проведении закупок на конкурентной основе дает нам все основания предполагать, что если «нерегулируемый» заказчик проводит тендер, то только для того, чтобы повысить эффективность своих закупок и выбрать действительно лучшее предложение на рынке.

Как подготовить заявку

Итак, закупка выбрана, осталось подготовить заявку.

В первую очередь имеет смысл обратить внимание на требования к документам, которые нужно предоставить в составе заявки, требования к электронной подписи, требования к обеспечению заявки на участие в закупке. Именно подготовка вышеперечисленного может потребовать у вас больше всего времени. Например, вы сосредоточитесь на заполнении форм и анкет, а потом в последний момент обнаружите, что нужно открыть специальный счет в определенном банке.

Если закупочная документация содержит форму заявки, то готовить предложение имеет смысл именно по ней. Нужно скрупулезно и внимательно готовить заявку, обращая внимание на все моменты, даже которые кажутся мелочами: единицы измерения, требования к оформлению и подписанию  документов и так далее.

Очень важно помнить, что заявка на участие в регулируемых закупках по Законам № 223-ФЗ и 44-ФЗ функционально должна разделяться на первую часть, вторую часть и ценовое предложение. В первой части заявки указывается коммерческое предложение об условиях будущей поставки и согласие поставить продукцию в соответствии с требованиями закупочной документации, но при этом в ней запрещено указывать какие бы то ни было данные об участнике закупки и цену. Во вторую часть заявки включаются наоборот лишь данные об участнике, в т.ч. данные о его квалификации, копии документов и так далее. Наконец, цена указывается отдельно путём соответствующей формы в интерфейсе электронной площадки. Поставщику нужно внимательно относится к этим правилам, поскольку минимальное упущение может повлечь отклонение заказчиком его заявки.

Если какие-либо моменты в закупочной документации не понятны, имеет смысл воспользоваться возможностью запроса разъяснения закупочной документации. Также при наличии сомнений, например, в технических характеристиках продукции или обоснованности предъявляемых заказчиком требований к поставщику и т.п., можно попробовать в качестве превентивной меры написать об этом заказчику в форме запроса разъяснения.

Заявка участника проходит две стадии: оценку и сопоставление. Сначала все предложения оцениваются на предмет их соответствия требованиям закупочной документации. Тут-то и отсеиваются многие: у кого-то неправильно подготовлены и загружены документы, у других – продукция не подходит под все пожелания заказчика, у третьих проблемы с квалификацией и так далее. Некоторые заявки вообще не попадут к заказчику в руки, например, из-за неверного обеспечения заявки или проблем с электронной подписью.

Успешно прошедшие такой «экзамен» заявки будут уже сопоставляться по критериям, и именно из них будет выбрано лучшее предложение.

Как оценить свои шансы на победу

Шансы на победу зависят от того, каким способом проводится закупка. Способ закупки, в свою очередь, показывает следующее: хочет ли заказчик в данном случае максимально сэкономить или же готов переплатить за качество?

В коммерческой практике все закупки базируются на четырёх базовых способах. Это конкурс, аукцион, запрос цен (котировок) и запрос предложений.

При этом в аукционе и в запросе цен побеждает тот, кто подал самую низкую цену, поэтому они называются ценовыми. А в конкурсе и в запросе предложений – тот, кто набрал наибольшую сумму баллов по нескольким критериям. И это многокритериальные способы закупки.

Как победить в аукционе или запросе цен (котировок)

С ценовыми способами все просто: вы сможете победить в том случае, если у вас есть продукция с нужными характеристиками, которую вы готовы продать с максимальной скидкой.

Для подготовки заявки нужно проанализировать рынок, цены конкурентов, их предложения в аналогичных, но уже завершенных процедурах. Тонкий момент только в том, каким способом подаются предложения: в закрытом режиме (когда вы указываете свою цену один раз в интерфейсе площадки) или в режиме открытой подачи предложений (когда происходит онлайн соревнование участников, которые видят и стараются перебить цену друг друга). Тактик снижения цены в ходе закупки много, но главное — определить для себя конечную максимально возможную цену продукции, которая включает в себя все ваши издержки и при этом все же позволяет получить необходимую прибыль. Не стоит демпинговать, если хотите не просто выиграть подряд, но и заработать на нем.

Заказчик может предусмотреть для себя в закупочной документации право провести переторжку, т.е. предложить участникам улучшить свою первоначальную цену. Этот  психологический прием неоднозначен: некоторые участники, видя условие о потенциальной переторжке, специально не указывают в основном предложении свою лучшую цену, оставляя ее для последующего снижения. Но беда в том, что заказчик может и не провести переторжку, либо пригласить к участию в ней не всех, а только определенных участников. Поэтому самый безопасный вариант для поставщика – указать в своей заявке свою максимально привлекательную для заказчика цену, а в переторжке либо не участвовать совсем (тогда в итоговом ранжировании будет фигурировать ваша первоначальная цена), либо дать заказчику минимальную скидку.

Нужно учитывать, что в ценовых онлайн соревнованиях, например, в аукционном торге, обычно устанавливается “шаг” торга и правило о том, что каждая последующая ставка участника может только улучшать его предыдущее предложение. При нарушении этих норм участник выбывает из игры.

В подавляющем большинстве государственных и муниципальных закупок (проводимых по Закону № 44-ФЗ) цена всегда является если не основным, то самым значимсым критерием выбора победителя. Поэтому если вы пержде всего гордитесь качеством вашей продукции и не готовы отдавать ее совсем дешево, не тратьте время зря — выбирайте коммерческие закупки.

Как победить в конкурсе или запросе предложений

Очень часто поставщик, предложивший лучшую цену в закупке, обижается, что его не выбрали победителем. Но обычно в таких случаях виноват не коррумпированный заказчик, а сам поставщик, который не понял, что участвует в многокритериальной закупке. Самые распространенные из них – конкурс и запрос предложений. Победитель в них выбирается по нескольким критериям, и цена не всегда является основным из них.

В таких закупках заказчик может сравнивать квалификацию участников (наличие у них аналогичного опыта, трудовых и материальных ресурсов, специальных разрешений и т.п.), различные условия исполнения договора (сроки, гарантийные сроки, условия по оплате и т.д.), качество продукции. Чтобы понять, какой из указанных в документации критериев выбора победителя особенно важен организатору, нужно обратить внимание на их удельный вес. Общий вес всех критериев должен составлять 100%. Например,  если указаны три критерия: срок оказания услуг – 50%, цена – 25% и гарантийный срок – 25%, мы поймем, что заказчику важно, чтобы услуги были оказаны как можно быстрее, а цена и гарантии хоть и имеют значение, но не такое критичное.

Каждый участник по указанным критериям при сопоставлении предложений получит определенное количество баллов. Баллы эти выставляются не произвольно, а по правилам, сформулированным в самой закупочной документации Баллы могут присваиваться на основании формул или диапазонов.

Задача поставщика при подготовке заявки – постараться просчитать свои баллы и баллы потенциальных конкурентов, чтобы понять, за счет каких показателей можно улучшить свое предложение.

В заключение

Победа в закупке строится на многих факторах, и удача составляет только один из них. За всеми остальными стоит большая работа специалиста по участию в тендерах и тех подразделений компании, с которыми ему приходится взаимодействовать. Успехов!

Если хотите разобраться в тонкостях участия в закупках, то рекомендуем пройти наш дистанционный курс “Академия эффективного поставщика”.