Как избежать превращения аукциона в фикцию и гарантированно достичь успеха при его проведении? Рассказывает Екатерина Баранникова, победитель премии «Лидер конкурентных закупок» и руководитель отдела технических закупок ООО «МЕТРО Кэш энд Кэрри»:
Аукцион является эффективным инструментом прозрачной конкуренции и предоставляет возможность снизить первоначальные цены до 40 %. Однако в случае некорректного применения экономия в аукционе может легко превратиться в фикцию. Рассмотрим некоторые нюансы, которые позволяют гарантированно достичь успеха при проведении закупочных аукционов.
Полное техническое задание, одинаково понимаемое всеми участниками аукциона и организатором закупки.
В ходе динамического аукциона участники быстро снижают ставки, стремясь получить сделку. Однако на момент подписания договора оказывается, что победивший участник «не понял» техническое задание, подразумевал иные условия сделки, не включил в цену важные составляющие, предполагал аванс вместо постоплаты, планировал реализовать проект в более поздний срок и т.д.
Во избежание подобной ситуации, в ходе подготовки к аукциону на международные перевозки крупной алкогольной компании заказчик заранее выслал техническое задание и обсудил его на телефонной конференции, где одновременно присутствовали все участники аукциона. Все условия сделки, указанные в техническом задании, были озвучены на телефонной конференции и детально обсуждены. Каждый участник аукциона мог задать вопрос и получить ответ, что также транслировалось в режиме реального времени всем остальным участникам аукциона. Таким образом, по итогам телефонной конференции объем сделки был корректно понятен всем участникам, при этом заказчик сэкономил свое время, т.к. на организацию отдельных подготовительных встреч с каждым участником ушло бы больше времени, к тому же открытая сессия вопросов-ответов всех участников была бы недоступна. Для правовой защиты рисков заказчика по итогам телефонной конференции каждый участник подписал протокол, где были зафиксированы условия сделки.
Т.к. в режиме динамического аукциона сложно квотировать большое количество расценок, целесообразно ограничиться количеством лотов до 10. Например, в выше указанном аукционе на международные перевозки участникам требовалось вводить 6 расценок со стоимостью маршрутов из двух зарубежных пунктов отправления товара до одного из трех российских складов (пункт назначения) вместо 18 расценок с привязкой к трем разным пунктам пересечения границы.
Обеспечение гибкости последующего исполнения договора играет большую роль для заказчика. Так, по каждому маршруту рассматриваемого аукциона имелись нюансы: требования разных складов, периодичность отправки товара по каждому из маршрутов, объемам перевозки в год, нескольким возможными пунктами пересечения таможенной границы по каждому из маршрутов, по каждому из которых существенно менялись планы поставок заказчика из-за конъюнктуры рынка. Поэтому заказчик применил максимально гибкие условия, позволяющие сохранить выгодные тарифы перевозки при изменении пунктов пересечения границы и годовых объемов, не привязывая объемы перевозок к каждому маршруту, но фиксируя ориентировочный годовой оборот суммарно по всем маршрутам.
Тренинг и проверка технических настроек до аукциона: если персонал заказчика впервые проводит аукцион и\или в аукционе впервые участвуют некоторые контрагенты, до начала аукциона необходимо убедиться в работоспособности системы, наличию доступов и т.д. В противном случае, один из наиболее сильных участников может не подключиться к аукциону из-за технического сбоя, тогда как торги уже начались и закончились в установленный промежуток времени. В случае если выбран неверный «шаг» снижения цены, аукцион может оказаться неэффективным и\или излишне длительным (например, при «шаге» снижения многомиллионной сделки на 5 тысяч рублей). Полезной является опция автоматического пролонгирования аукциона на последней минуте (или нескольких минутах), когда участники продолжают торг. При такой настройке заказчик получает максимальный результат закупки, не теряя экономию, если в последнюю минуту один из участников захочет «перебить» лидирующий лот.
Необходимый форум участников аукциона: если в аукционе участвуют аффилированные юридические лица, либо контрагенты иным образом связанные деловыми отношениями, высока вероятность сговора при ценообразовании. Поэтому среди участников аукциона должны быть сильные контрагенты, которые сражаются за сделку в честной конкурентной борьбе. Так, проводя аукцион среди региональных подрядчиков, обязательно добавляются их конкуренты из смежных городов (эффективные по логистике) и компании, работающие на федеральном уровне. Таким образом, риск сговора минимизируется.
Практика открытого аукциона, когда участники видят названия и контакты друг друга является спорной, хотя и применяется рядом заказчиков. Участие самого заказчика под видом контрагента для выставления лидирующего фиктивного лота, на мой взгляд, находится на гране (или за гранью?) профессиональной этики: заказчик, как правило, достигает существенной экономии, но такой подход не является добросовестным и вводит участников в заблуждение. Аналогично неприемлемо, когда заказчик приглашает в аукцион заведомо слабую компанию, которая даст низкую ставку, но не будет в состоянии выполнить обязательства по договору. Поэтому такая компания приглашается исключительно для «сбивания» ставок остальных участников. В итоге, данная компания дает лидирующий лот, а сделка подтверждается иной компании, участвовавшей в аукционе, что мотивируется решением, исходя из «наибольшей ценности» для заказчика или Total Cost of Ownership. Данная практика также не является добросовестной.
Итак, аукцион является эффективным инструментом конкурентных закупок, при условии четкого технического задания, отлаженной технической системы, релевантного форума участников и добросовестного поведения субъектов закупочного отношения.