Многие предприниматели думают, что участвовать в тендерах на электронной площадке сложно. Отчасти это правда, но только в самом начале работы. Рассказываем на примере B2B-Center, что делать, когда вы нашли подходящую закупки и уже зарегистрировались на ЭТП.
Подготовьтесь к торгам
Для начала зарегистрируйте вашу электронную подпись на выбранной площадке и проверьте её работоспособность. Без неё участие в большинстве закупок невозможно. На B2B-Center это можно сделать в Личном кабинете в разделе «Профиль организации» — «Мои ЭП».
Затем на странице закупки («Извещение о закупке») найдите баннер «Участие в процедуре», в котором описаны условия участия в торгах. Возможно, нужно оплатить тариф площадки и пройти аккредитацию заказчика. Вы увидите ссылки, которые отправят в нужный раздел.
После того, как в этом блоке появится статус «Ваш текущий доступ позволяет принять участие в данной процедуре», можно приступать к торгам!
Выберите и оплатите тариф
Условия участия зависят от закупки. Бесплатно на B2B-Center можно участвовать в торгах ГК «Росатом» с начальной ценой ниже 200 тысяч рублей, а также других заказчиков, у которых действует акция для поставщиков. Обычно на площадке есть баннер со сроками проведения таких акции.
В остальных случаях нужно оплатить площадке один из тарифов. Посмотреть документацию и извещение о закупке, как правило, можно бесплатно.
Изучите правила закупки
Для начала выясните какой вид закупки выбрал заказчик. Самые популярные:
- Запрос цен. Заказчик выбирает победителя только по цене. Правила в большинстве случаев определяет организатор.
- Запрос предложений. Заказчик выбирает победителя по совокупности критериев (цена, качество, условия поставки и т.д.). Правила в большинстве случаев определяет организатор торгов.
- Конкурс. Заказчик выбирает победителя по совокупности критериев. Правила проведения зафиксированы в законодательстве.
- Аукцион. Заказчик выбирает победителя только по цене. Правила проведения зафиксированы в законодательстве.
- Предварительный квалификационный отбор. Не является закупкой, в результате которой клиент заключит с вами договор. Этот вид процедуры нужен заказчикам, чтобы отобрать и расширить пул потенциальных поставщиков, которые соответствуют его требованиям. Позже организатор будет приглашать всех победителей в свои закупки.
- Конкурентные переговоры. Заказчик обсуждает условия поставки с несколькими поставщиками и выбирает победителя.
Когда определились с видом закупки, то переходите к разделу «Дополнительная информация». Там описаны настройки, по которым будут проходить торги:
- Двухэтапная процедура закупки. На первом этапе участники загружают файл с предложением, которое должно соответствовать требованиям заказчика. Затем организатор рассматривает эти предложения и допускает участников ко второму этапу.
- Закрытая подача предложений. Заказчик настроил закупку так, что цены всех участников скрыты.
- Присвоение ранга предложений. Заявкам присваиваются места, которые зависят от цены.
- Альтернативные заявки. Поставщик может отправить дополнительную заявку с другими условиями оплаты, поставки или аналогами закупаемого товара.
- Минимальный шаг. Заказчик установил минимальный порог снижения цены от ранее поданного вами предложения.
Кроме общих правил проведения закупки у каждой электронной площадки есть свой регламент. Он распространяется на все закупки, проходящие на данной ЭТП.
Например, на B2B-Center по умолчанию установлено автоматическое продление некоторых видов закупок. Когда кто-нибудь из участников делает очередную ставку, то аукцион продлевается на 10 минут, а запрос цен или предложений – на 30. Это необходимо для того, чтобы другие участники также могли улучшить свои предложения. Заказчик может менять эти настройки на свое усмотрение. Торги со скрытыми ценами участников не предусматривают автоматическое продление.
Изучите закупочную документацию
Затем переходите к изучению закупочной документации. В ней вы найдете подробную информация о торгах, требованиях к участникам и предмете закупки. Будьте внимательны: документация должна соответствовать написанному в извещении. Если найдете различия, то сообщите об этом заказчику через раздел «Разъяснения».
Если заказчик не отвечает или отказывается вносить изменяя, то обратитесь к службе поддержки электронной площадки. Это важно, т.к. положения документации лягут в основу договора по результатам закупки. Вы должны точно знать, на каких условиях участвуете в торгах и соглашаетесь выполнить договор с заказчиком.
Уточните то, что вам не понятно
На странице закупки есть раздел «Разъяснения». С его помощью можно задать все вопросы, а также получить дополнительную информацию у заказчика. Организатор может не просто отвечать, а также загружать файлы с нужными данными. Например, техническое задание или уведомления.
Некоторые заказчики в положениях о закупке прописывают сроки для разъяснений. Если они истекли, то заказчик имеет право не отвечать на вопросы. Рекомендуем внимательно работать со всеми документами и проверять их вместе с профильными специалистами, чтобы найти все «узкие места».
Подготовьте свое предложение
Ваше предложение на электронной площадке будет состоять из нескольких документов, состав которых зависит от вида закупки и правил её проведения. Опишем общие принципы.
Для участия в закупках коммерческих компаний заявка должна содержать коммерческое предложение, описание поставляемой продукции, цену и подтверждение того, что ваша компания соответствует требованиям заказчика.
Для участия в предварительном квалификационном отборе достаточно документов, которые подтверждает соответствие требованиям закупочной документации.
Участники отправляют цену на этапе подачи заявки, далее появляется возможность загрузить документы.
Отправьте заявку
Как только ваш статус позволит отправить заявку, нужно нажать соответствующую кнопку «Подать заявку». Ваши ценовые предложения можно вводить вручную или загрузить файл Excel. Второй вариант удобен, когда в закупке большое количество позиций.
Рекомендуем обращать особое внимание на корректное внесение данных в ценовые ячейки. В случае закупок крупного объема (10 тонн), ошибка даже в 1 копейку будет стоить участнику 100 тысяч рублей.
Затем загружаете документацию. Если успешно выполнили эти действия, кнопка «Подать заявку» изменится на «Редактировать заявку». В ходе торгов вы сможете улучшать свое предложение в процессе поступления цен от других участников.
Загружать документы тоже надо внимательно. В некоторых видах закупок заказчик обязан отклонить заявку поставщика даже из-за формальных нарушений. Например, если вы перепутаете разные части заявки.
Помните, что на электронной площадке вы совершаете юридически значимые действия. Когда вы отправляете заявку, то от лица компании соглашаетесь выполнить контракт на предложенных условиях. В большинстве закупок у вас не будет возможности отозвать заявку, только исправить цену в сторону понижения.
Следите за ходом закупки
Вы будете получать уведомления в личном кабинете площадки и на электронную почту об изменениях статуса торгов: поступлении нового предложения, изменении текущего предложения, изменении условий в извещении или документации.
В закупках с открытыми ценами, а также ранжированием предложений вы сможете неоднократно улучшать свое предложение до завершения торгов.
Если заказчик признал вашу заявку лучшей и выбрал победителем, то свяжитесь с ним в течение 3 дней и обсудите условия заключения договора. На этом этапе электронной закупки вы закончили работать на площадке. Вас можно поздравить и пожелать успешного выполнения контракта.
Владимир Бенько, руководитель группы по работе с поставщиками B2B-Center.