Если компания активно ищет клиентов в закупках, то встает вопрос об отдельном работнике, который будет заниматься тендерами. Рассказываем, где искать специалистов и какими навыками они должны обладать.
Это отдельная работа
Существует миф, что специалист по тендерам нужен только для отправки заявок. Это не так. Перед ним стоят задачи, которые требуют специальных знаний.
Он должен быть юридически подкован и хорошо разбираться в:
- Гражданском кодексе РФ;
- законе № 135-ФЗ «О защите конкуренции»;
- законах № 44-ФЗ и № 223-ФЗ, которые регулируют закупки государства и госкомпаний;
- подзаконных актах к ним;
- практике судебных решений.
В сфере закупок много правил, которые постоянно изменяются. Сегодня тендеры конкретного заказчика проходят так, а завтра он работает уже по обновленному закону. Например, в 2018 году все госзакупки и закупки госкомпаний у малого и среднего бизнеса перевели в электронную форму. Для специалиста такие изменения не должны стать сюрпризом.
Консультант Института закупок Виталий Байрашев считает, что сотруднику также нужно ориентироваться в отрасли, в которой работает компания: «Если поставщик работает на строительном рынке, рынке медицинских изделий и медтехники, либо на ином рынке с ярко выраженной отраслевой спецификой, то предпочтение следует отдавать кандидатам с профильным образованием или соответствующим положительным опытом работы в подготовке заявок».
Поэтому если компания планирует зарабатывать на тендерах, то грамотнее завести отдельного специалиста, который «заточен» под процесс, а не занимается закупками в свободное время. И тут встает вопрос по каким критериям искать кандидатов.
Число успешных тендеров
В профессиональных кругах есть мнение, что специалистом можно стать после 5 лет работы на тендерах. За это время человек досконально изучит процесс, поймет поведение заказчика и сможет заранее предвидеть сложности.
PR-директор OTC.ru Галина Харнахоева называет один из самых важных критериев: «Здесь можно провести параллель с адвокатом – прежде всего интересуются количеством выигранных дел. Также немаловажно, сколько такой специалист выиграл крупных тендеров. В самом деле, для чего еще вы хотите окунуться в государственные/корпоративные закупки? Ведь вы примеряете на себя корону «короля госзаказа»»?
Интересный способ поиска сотрудников предлагает специалист по тендерам компании ICL Services Талгат Фахрутдинов: «Можно периодически мониторить Единую информационную систему в сфере закупок. Там публикуется большинство информации о торгах. Ищите сложные процедуры и отслеживаете новых игроков из организаций вашей сферы. И таким образом можно выявить подходящих специалистов по тому, как они «играют» в этих торгах, а потом предложить им работу».
Профильное образование
Пока в России нет высшего образования по специальности «тендер-менеджер». Однако отдельные программы уже есть. Поэтому обращайте внимание на тренинги и курсы, которые прошел кандидат.
Руководитель компании Тендер.просто Никита Аханов считает, что образование не имеет критического значения. «В моей практике встречались как специалисты с гуманитарным, так и с техническим образованием, прекрасно выполняющие свои обязанности, — говорит он. — В тендерном деле часто встречаются неочевидные проблемы, которые без опыта заметить просто невозможно. Поэтом лучше смотреть на количество лет работы в этой сфере».
Опыт переговоров
Мы писали, что в закупках возможны трения между заказчиком и поставщиком. И тут важны навыки переговоров. Ни к чему бросаться в горячку: сразу писать жалобы в ФАС или подавать в суд. Можно легко испортить отношения с заказчиком. Сначала лучше все выяснить. Поэтому важно, как специалист выстраивает диалог. Эффективный переговорщик постарается добиться выполнения обязательств без юридических рычагов.
Важен ли опыт в прямых продажах?
Это можно рассматривать, как дополнительное преимущество. В тендерах поставщики могут и не пересекаться с заказчиком лично. Например, все взаимоотношения будут проходить на ЭТП. В этом случае важнее внимательность, усидчивость и способность анализировать ситуацию. Главное – не продать, а учесть все особенности контракта, правильно заполнить заявку и просчитать выгоду от тендера.
Как проверить специалиста?
Можно устроить простой тест. Попросите подготовить первую часть заявки для участия в электронном аукционе. Можно даже с одной товарной позицией. Если у кандидата есть подобный опыт в других компаниях, то пусть предоставит ссылки на прошлые заявки. Посмотрите результаты, если процент отклоненных заявок небольшой, то специалист грамотный. Также изучите его резюме, посмотрите наличие сертификатов, дипломов о прохождении курсов. Поспрашивайте про особенности тендеров в вашей сфере деятельности.
Какие KPI выставлять?
Как минимум, нужно поставить задачу правильно заполнять заявки. Очень часто заказчики не допускают компании к тендерам только из-за ошибок в заявках.
Виталий Байрашев считает, что эффективность должна считаться комплексно: «В качестве KPI не следует ставить только выигранные тендеры и их стоимость. В большинстве случаев победа зависит не от качества выполненной специалистом работы, а от коммерческих условий заявки, которые определяет работодатель. Поэтому наряду с финансовым результатом, стоит учитывать и допущенные заявки. Если компания не была отклонена на этапе рассмотрения заявок, но не стала победителем по объективным причинам. Например, предложив худшие коммерческие условия по сравнению с победителем, то специалист по закупкам сделал свою работу качественно и достоин поощрения».
Брать специалиста в штат или на аутсорс?
Зависит от финансовых возможностей компании. Если позволяет бюджет и компания активно участвует в тендерах, то можно обратиться к профессиональным агентствам. У них больше опыта и если прикрепленный менеджер в чем-то не разбирается, то на помощь придут другие специалисты.
Если свободных денег нет, то специалиста выращивают из собственных кадров. Но повторим, что участие в закупках – это отдельная работа со своей спецификой. Поэтому нужно вложиться в развитие специалиста, и не давать её в нагрузку к основным обязанностям человека.
Тимур Слободин, портал «Торг уместен»