Краткий путеводитель: как организовать закупочный процесс

26.10.17

Закупочной деятельности зачастую не придают должного значения в контексте управления компанией, и эта тема остается для многих непонятной. По этой причине закупки представляют собой проблему для большинства компаний, что неизбежно приводит к тому, что осуществляются они хаотично и неэффективно.

Из чего состоит закупочный процесс? 

По своей сути, цель закупок – найти оптимальное соотношение количества, цены и качества, позволяющее удовлетворить потребности компании в рамках установленного бюджета.

Прежде, чем пытаться перестроить закупочный процесс в вашей организации, необходимо четко представлять себе, какие этапы данный процесс в себя включает.

Выявление потребности в закупке, выбор конкретного товара/услуги, формирование профессиональной команды закупщиков, планирование объемов и определений требований к качеству, разработка бюджета, отбор поставщиков, логистика, оценка качества работы, и, наконец, осуществление контракта ? все это требует наличия организованного процесса закупок.

Этапы закупочного процесса:

  • выявление потребности;
  • формирование заявки с подробным описанием предмета потребности;
  • размещение запроса предложений;
  • анализ коммерческих предложений, поданных в рамках запроса предложений;
  • выбор наилучшего предложения на основании установленных критериев (цена, качество, наличие на складе);
  • размещение заказа на поставку, который, будучи принятым продавцом, становится договорным соглашением, включающим ключевые условия поставки;
  • проверка поставленных товаров или услуг на предмет комплектности и соответствия указанным требованиям;
  • выставление поставщиков счета на оплату (если проверка не выявила несоответствий);
  • сверка счета на оплату с заказом на поставку, заполнение необходимых учетных документов;
  • оплата поставщику.

Зачем оптимизировать закупочный процесс?

Компании хотят ответа на единственный важный вопрос: как система закупок может повлиять на прибыль?

Ответ прост: при том, что в узком смысле «закупочная деятельность» подразумевает покупку товаров для нужд бизнеса, ее влияние на результаты бизнеса может быть очень существенным и распространяться не только на сам отдел закупок.

Вот как еще закупочная деятельность отразиться на работе компании:

Эффективность работы. Оптимизированная система размещения заказа на закупку обеспечит экономию времени, денег и позволит максимально увеличить движение наличности. Легкий и быстрый доступ к заказу на закупку, способность соблюдать рамки бюджета и прозрачность операций совершаемых сотрудниками компании позволят усовершенствовать закупочный процесс, и  соответственно, обеспечить экономию.

Искоренение мошенничества. Мошенничество – одна из самых серьезных проблем, с которой сталкиваются компании. И в отсутствие четко организованного закупочного процесса, случаи мошенничества внутри компании будут частыми. И напротив, если компания вкладывает ресурсы в создание четкого процесса закупок, по каждой операции будет гарантированно оставаться документальный след, по которому можно будет выяснить, кто именно пытается обмануть компанию, тем самым удерживая остальных от вовлечения в мошеннические действия.

Легкий доступ к ключевой информации. Способствует не только повышению эффективности работы и прозрачности, но также помогает бизнесу понять, что можно усовершенствовать. Например, компания, имеющая доступ к истории закупок за определенный период, может отследить соответствующие тенденции, поведение поставщиков и использовать эту информацию при планировании и согласования бюджета на следующие заказы.

Контроль бюджета. Это еще одна серьезная проблема компаний. Прежде чем осуществить закупку, важно понимать, имеются ли достаточные средства для ее оплаты. Организованный закупочный процесс позволяет улучшить планирование и управление финансами, что, в свою очередь, обеспечивает возможность получать более выгодные цены, более эффективно планировать и, конечно, лучше контролировать денежный поток.

Как организовать процесс закупок?

Организованный закупочный процесс обеспечивает компании четкие рамки работы и позволяет подбирать оптимальные решения для конкретных потребностей компании.

Используйте технологии. Автоматизация закупочного процесса поможет сэкономить время, снизить риски, четко организовать бизнес-процессы, и сократить административные расходы. Например, внедрив функцию Procure-to-Pay (P2P), компания сможет быстрее обрабатывать, проще отслеживать статус заказов на поставку, и снизить трудозатраты.

Собирайте необходимые данные. Отдел закупок должен своевременно получать необходимый набор спецификаций на товары/услуги и запросы на закупку. Ведь если прайс-листы, перечень утвержденных поставщиков или детальная информация о продукте/услуге будут у сотрудников «под рукой», это позволит избежать лишних задержек.

Выстраивайте хорошие отношения с поставщиками. Старайтесь приносить пользу не только своей компании, но и поставщикам. Большинство поставщиков согласятся пересмотреть условия контракта, если будут уверены, что в будущем ваше сотрудничество с ними расширится. Кроме того, управлять рисками, в частности, если речь идет о бракованных товарах или задержке поставки, будет проще, если стороны находятся в добрых партнерских отношениях, а не в конфронтации. Благодаря сотрудничеству с надежными и благоприятно настроенными поставщиками, вам не нужно будет часто пересматривать список поставщиков  и условия контрактов, вы сможете обсуждать цену, и вам не придется искать поставщика «в последний момент».

Создайте четкий алгоритм работы. Делегируйте обязанности в зависимости от способностей отдельных сотрудников из команды закупок, для выполнения как коммерческих, так и технических задач. Заведите таблицу показателей выполнения работы сотрудников, письменно зафиксируйте цели, задачи и стратегию отдела закупок, периодически пересматривайте их на уровне руководства. Пусть сотрудники отдела закупок присутствуют на важных совещаниях по продажам и работе с клиентами – тогда они будут понимать «кухню» и будут в курсе результатов работы различных групп внутри отдела продаж.

Роль отдела закупок   

Отделу закупок отводится ряд ключевых обязанностей. И от того, насколько профессиональна команда закупщиков, зависит успех предприятия. Вот основные задачи отдела закупок:

  • согласование потребностей в закупке товаров с отделами-пользователями;
  • изучение рынка закупаемых товаров и услуг;
  • выявление потенциальных поставщиков;
  • анализ предложений;
  • отбор поставщиков;
  • оформление заказа на поставку;
  • встречи с торговыми представителями;
  • обсуждение цены и прочих условий поставки;
  • работа с договорами;
  • выявление и устранение проблем, связанных с закупками;
  • ведение учетных данных по закупкам.

Прежде, чем делегировать обязанности отделу закупок, важно в общих чертах наметить закупочную политику вашей организации. Эта политика может служить руководством для отдела закупок, а также использоваться как источник информации для новых сотрудников. Объем и содержание закупочной политики, конечно же, зависит от конкретного предприятия. Для небольшой компании эта политика будет относительно простой, а значит ее легче сформулировать и соблюдать. Для крупного бизнеса, естественно, закупочная политика будет более обширной и детализированной.

В вашей закупочной политике должны быть отражены основные аспекты:

  • Сотрудники, которые уполномочены закупать необходимые компании товары;
  • Товары, которые может заказывать этот сотрудник;
  • Лимит расходов/рамки бюджета;
  • Требования компании к конкуренции поставщиков;
  • Критерии отбора поставщиков;
  • Типы договоров, которые может заключать отдел закупок с выбранными поставщиками;
  • Процедура разрешения конфликтов интересов;
  • Позиция компании в отношении личных займов от поставщиков;
  • Допустимость деловых подарков;
  • Категории информации компании, которые считаются конфиденциальной;
  • Процедура разрешения правовых вопросов.

Это пример простой закупочной политики, которая подойдет для мелкого или среднего бизнеса. Закупочная политика крупных компаний будет более обстоятельной.

Оценка поставщиков

Оценка поставщиков предшествует размещению заказа. Однако роль команды закупок не ограничивается лишь выбором лучшего поставщика. Ваши закупщики должны обеспечивать, чтобы ценность приобретаемых ресурсов с течением времени соответствовала расходам на них. Для этого необходимо периодически оценивать качество работы поставщиков.

Вот несколько критериев, на основании которых это можно сделать:

  • сроки поставки;
  • качество поставляемой продукции;
  • комплектность поставок;
  • ценовая политика;
  • качество обслуживания;
  • финансовая устойчивость поставщика;
  • опыт аналогичных поставок;
  • способность обеспечить соответствие спецификациям на заказ/товар/услугу;
  • профессионализм торговых представителей и технического персонала.

По материалам blog.procurify.com

Перевод: Кристина Мелюк, B2B-Center.

Похожие статьи:

  • 01.11.2018 Как закупать услуги для цифровой трансформации Новейшие прорывные технологии привносят радикально новые методы работы компаний и создания ценности для клиентов. Компании изо всех сил стремятся внедрить эти инновационные технологии и […]
  • 22.10.2018 6 главных ошибок новичков в закупках Рассказываем про самые частые ошибки поставщиков при первых шагах в закупках. Опоздал с заявкой Опытные игроки знают, что в торгах не надо спешить, но и оставлять подачу заявки на […]