Зачем переносить данные о поставщиках из таблиц Excel в облако?

06.08.21

Сегодня компании по всему миру ищут способы, как максимально эффективно использовать новейшие технологии в закупочной деятельности, чтобы повысить устойчивость и прибыльность бизнеса. По прогнозам Gartner, к концу 2021 года свыше 90% расходов, связанных с внедрением систем управления цепочками поставок, будут приходиться именно на облачные решения. Почему же компаниям стоит проститься с «бумажными» процессами и использованием таблиц Excel и перенести данные о поставщиках в «облако»?

 

Минусы Excel

 

В последнее время мы постоянно слышим о цифровизации бизнеса, но до сих пор многие компании по привычке хранят информацию о поставщиках в Excel. Для этого не нужно больших вложений, таблицы простые и достаточно гибкие в использовании. Однако наряду с этими очевидными преимуществами у них есть и несколько существенных недостатков. Рассмотрим основные из них.

Одновременное существование множества версий. Электронные таблицы не предусматривают коллективного использования. Да, их можно связать с центральным репозиторием данных, но в большинстве случаев никто этого не делает. В процессе работы создается и существует множество версий одного и того же файла, и никто не знает, какой из них — тот самый последний вариант. Выходит, что принимать решения на основе данных (а это то, к чему сегодня стремится бизнес) — практически невозможно, ведь непонятно, какие данные достоверны и актуальны.

 Невозможность совместной работы. Еще раз подчеркнем: электронные таблицы не предназначены для совместной работы. Допустим, сотрудник открывает файл и редактирует его. Спустя некоторое время его коллега работает в том же файле и вносит в него правки. Когда они оба закончат, чьи изменения окажутся сохраненными? И есть ли гарантия, что правки не будут конфликтовать друг с другом?

Неактуальные данные. Крайне затруднительно поддерживать актуальность электронных таблиц, когда авторов несколько. Каждый добавляет свои столбцы с примечаниями и расчетами и, прежде чем вы об этом узнаете, документом станет невозможно управлять.

В электронные таблицы не заложено никаких логических схем или бизнес-процессов. Да, вы можете включить защиту ячеек от редактирования, просмотра и защиту диапазона, но этого недостаточно для того, чтобы держать данные под контролем. При этом в файл могут закрасться ошибки, а выявить их и исправить будет практически невозможно. Электронная таблица не сообщит вам, что данные ошибочны, а просто будет отображать некорректную информацию.

Недостаточная безопасность. Используя таблицы, вы можете защитить документ паролем. Но тот, у кого есть доступ к этим данным, сможет видеть и редактировать их без ограничений. В случае с Excel уровни доступа к данным в зависимости от роли сотрудника не предусмотрены.

Внедряя современные облачные инструменты, компания не только забывает о проблемах, которые доставлял Excel, но и получает массу преимуществ.

 

Плюсы облачных решений

 

Более четкое представление о возможностях поставщиков. Из-за отсутствия централизованного программного решения для закупок многие компании испытывают трудности со сбором и систематизацией информации о поставщиках. Облачная платформа не только поможет вам видеть возможности контрагентов, но также позволит легко сравнивать их по различным критериям (например, цена, риск перебоев в поставках, соблюдение нормативных требований и т.д.)

Упорядоченный сбор данных о поставщиках. Облачные решения для работы с данными о поставщиках дают возможность создавать анкеты для сбора информации, критически важной для вашего бизнеса. Такие опросники, направляемые поставщикам, поддерживают различные типы вопросов и ответов (открытые/закрытые, список с множественным выбором и т.п.). Кроме того, вы сможете систематизировать вопросы по квалификационным областям, а после оценки полученной информации — делить поставщиков на категории. Плюс к этому полученные результаты легко использовать для автоматического ранжирования поставщиков на основе заданных вами правил.

Поскольку все данные централизованы, поиск поставщиков перестает быть сложной задачей. Все, что нужно сделать – это выбрать в системе контрагентов, соответствующих вашим предварительным требованиям.

Возможность развития бизнеса за счет масштабирования процессов. Специалисты по закупкам могут обработать не так много данных. Однако благодаря автоматизации объем информации о поставщиках, которую вы сможете проанализировать, возрастает в прогрессии. Это означает, что у вас будет больше возможностей для развития бизнеса при одновременном снижении затрат. И ошибки, связанные с человеческим фактором, исчезнут.

B2B-Center предлагает рынку собственное облачное решение — модуль «Управление поставщиками». Модуль позволяет управлять жизненным циклом поставщика: вести единую базу контрагентов, хранить документы и историю взаимодействия, проводить аккредитацию и квалификацию по корпоративным правилам, приглашать поставщиков в закупки в один клик, формировать рейтинги, вести «белые» и «черные» списки, формировать отчеты по успешности взаимодействия, оценивать эффективность поставщиков. Многие компании уже оценили эффективность данного инструмента. Подробнее о возможностях модуля можно узнать по ссылке.

 

Источник: https://www.prokuria.com/post/cloud-based-supplier-onboarding-benefits

Переводчик: Кристина Мелюк

Похожие статьи:

Этот веб-сайт использует файлы cookie для повышения удобства работы. Работа на веб-сайте подразумевает согласие со сбором данных посредством файлов cookie.
Принять