Сегодня, когда в результате пандемии произошла коренная перестройка в организации рабочих процессов, а отделы и сотрудники разбросаны территориально, контролировать и отслеживать расходы компании становится намного сложнее. Бизнес отчаянно пытается найти баланс между ростом и операционной эффективностью. В этом материале мы расскажем, что важно знать об управлении затратами в 2021 году.
В результате исследования, проведенного международной консалтинговой компанией IDC, выяснилось, что 61% респондентов используют для управления расходами компании разрозненные инструменты и процессы. Естественно, сводить потом данные воедино — настоящий кошмар. Именно поэтому целых 87% участников упомянутого опроса отметили, что планируют инвестировать во внедрение единой платформы для управления затратами.
В нынешней нестандартной (и порой турбулентной) рабочей обстановке управлять затратами становится все сложнее: нужно и расти, и при этом обеспечивать операционную эффективность. По мнению экспертов консалтинговой компании Gartner, управление затратами позволяет сокращать издержки и укреплять отношения с поставщиками.
Прежде, чем перейти к прикладным рекомендациям по стратегическому управлению затратами, давайте определимся с основными терминами.
Существует несколько основных подходов к управлению затратами:
1. Source—to—pay (S2P, «от поиска до оплаты»)
Этот процесс включает в себя поиск и выбор поставщиков, переговоры и заключение с ними контракта, а впоследствии и оплату закупаемых продуктов или услуг.
2. Source—to—contract («от поиска до заключения контракта»)
Как и в предыдущем случае, процесс начинается с подбора поставщиков — выбираются предложения с оптимальной ценой. Затем проводятся переговоры, и с лучшим поставщиком заключается контракт. В отличие от S2P, этап оплаты в данный цикл не входит.
3. Invoice—to—pay («от счета до оплаты»)
Сюда входит работа отдела по расчетам — от выставления поставщиком счета до перечисления ему оплаты.
4. Procure—to—pay («от закупки до оплаты»)
Данный подход не включает поиск поставщиков, а охватывает лишь действия, связанные непосредственно с закупкой товаров и услуг, вплоть до момента оплаты.
5. Procure—to—invoice («от закупки до счета»)
Этот подход охватывает все шаги, начиная с запроса предложений до одобрения счета на оплату поставщику.
5 фокусных областей при выстраивании проактивной стратегии управления затратами
Заявки на закупку
Из-за отсутствия четкого процесса подачи заявки на закупку повышается вероятность мошенничества и необоснованных трат.
Как помогает автоматизация?
Утверждение заявок на закупки и их регистрация вручную — это рутинно и нудно. Решение? Внедрите инструмент для управления потребностями, позволяющий сотрудникам подавать заявки на закупку откуда угодно, сразу же уточнять информацию по каждому запросу и по максимуму использовать отношения с текущими поставщиками, снижая, таким образом, издержки.
Например, у B2B-Center есть модуль «Управление поставщиками». Это единая SRM-система, где хранятся все данные о поставщиках, с которыми работает компания. В рамках облачного решения есть возможность классифицировать и проверять поставщиков, составлять рейтинги, просматривать историю сделок и т.д.
Утверждение заявок
Чтобы избежать невозвратных затрат, утверждать каждую заявку на закупку нужно до того, как компания возьмет на себя финансовые обязательства.
Как помогает автоматизация?
Использование инструмента для управления потребностями позволит выстроить контролируемые бизнес-процессы по утверждению заявок. Пусть все сотрудники подают заявки на закупку, но только строго ограниченный круг сможет их одобрять. Так каждая заявка будет тщательно проанализирована прежде, чем станет закупкой.
Закупка
Неэффективные закупки приводят к дополнительным издержкам и чрезмерным расходам, при этом сам цикл закупки удлиняется.
Как помогает автоматизация?
Благодаря автоматизации вы сократите цикл закупки и будете обладать необходимой информацией в моменте. Кроме того, вы сможете более точно рассчитывать бюджет и делать прогнозы, основываясь на данных.
Приемка
При получении товара нужно проверить его количество и качество и принять отгрузочные документы.
Как помогает автоматизация?
Внедрение технологии в этот процесс позволит избежать длительной обработки документов, снизить риск оплаты товаров, которые вы не заказывали, и сократить лишние расходы на инвентарный учет.
Расчеты с поставщиками
Задержка платежей или ошибки в суммах могут негативно отразиться на ваших взаимоотношениях с поставщиками.
Как может помочь автоматизация?
Автоматизируя процессы оплаты, вы сможете управлять заказами на поставку и утверждать счета без необходимости вводить данные вручную. И так вы будете видеть, какова сумма кредиторской задолженности компании на тот или иной момент.
Но как сделать так, чтобы новая стратегия заработала?
По мнению профессора Гарвардской школы бизнеса Джона Коттера (John Kotter), около 70% направленных на изменения инициатив заканчиваются неудачей, потому что сотрудники недостаточно вовлечены. Вот несколько идей, как сделать так, чтобы новая стратегия управления потребностями не осталась лишь «на бумаге».
Заручитесь поддержкой руководителей
Без участия руководителей любая стратегия провалится. Но как же переманить их на свою сторону? Нужно показать, какие выгоды даст бизнесу новая инициатива. При этом важно не растекаться мыслью по древу и четко обозначить преимущества для компании.
Обучите команду
Самое сложное при внедрении новой стратегии — вовлечь команду. Без полномасштабного обучения здесь не обойтись. Для начала выявите наиболее лояльных сотрудников и мотивируйте их пропагандировать новую систему среди коллег. Затем помогите людям понять, как эффективно использовать предлагаемые инструменты, почему эти решения были выбраны и как они помогут им оптимизировать рабочий процесс. Кстати, онлайн-обучение – отличный способ дать сотрудникам новые знания, ответить на их вопросы и проговорить опасения.
Продумайте и автоматизируйте процессы
Автоматизация повторяющихся процессов «высвободит» для сотрудников дополнительное время, которое они раньше тратили на ручной ввод данных. Они смогут посвятить его более значимым задачам.
Вооружившись правильной стратегией, подходящими инструментами и умными процессами, ваша компания сможет минимизировать расходы, увеличить прибыль и оставаться гибкой как в тяжелые времена, так и в «штиль».
Источник: https://blog.procurify.com/2021/03/01/what-is-spend-management/
Переводчик: Кристина Мелюк, B2B-Center