Эксперты консалтинговых компаний Hackett Group, Gartner и McKinsey делятся мыслями об управлении глобальными операциями в цепочках поставок в условиях пандемии COVID-19.
Автор: Шон Галеа-Паче
Перевод: Кристина Мелюк, B2B-Center
Новые технологии очень быстро внедряются в различных отраслях, поэтому все реже встречаются компании, которые не используют систему управления глобальными операциями. Компания, у которой такая система есть, может рассчитывать на снижение затрат, рисков и задержек, которые обычно имеют место, когда проверка нормативного соответствия и отслеживание процессов происходят вручную. Кроме того, благодаря наличию такой системы компания с легкостью может пройти аудит государственного надзорного органа или сторонней организации.
Джош Нельсон, ведущий партнер направления «Стратегии и Трансформация» Hackett Group, считает, что любая компания с глобальной базой снабжения выигрывает от наличия системы управления глобальными операциями за счет охвата всевозможных «перестановок» внутри глобальной цепочки поставок, в частности, изменений тарифного законодательства. Кроме того, управление глобальными операциями обеспечивает стабильность и бесперебойность процессов.
«Это очень ценно для бизнеса», − объясняет Нельсон. «Взять, например, сельскохозяйственную продукцию: овощи и фрукты выращиваются в одном регионе, а затем, в зависимости от сезонности, поставляются по всему миру. Если вдруг в экспортной документации обнаруживаются ошибки, регулирующие органы начинают задерживать поставки, и перевозка товара через границу занимает гораздо больше времени, тогда как компания, у которой успешно функционирует система управления глобальными операциями, с такими проблемами не столкнется. Если вы хотите, чтобы у вас была быстрая, эффективная и стабильная цепочка поставок, крайне важно, чтобы процессы, связанные с экспортом и импортом, были безошибочными. И в этом плане система управления глобальными операциями действительно проявляет себя как нельзя лучше».
Управление глобальными операциями – что это?
Управление глобальными операциями направлено на оптимизацию всего цикла международной торговли. Оно охватывает работу с заказами, логистику и расчеты, благодаря чему значительно повышается операционная эффективность и увеличивается денежный поток.
Эта практика упорядочивает потоки информации, денег и товаров в глобальных цепочках поставок, в которых участвуют покупатели, продавцы, посредники, а также таможенные брокеры, банки и экспедиторы. По сравнению с управлением внутренним распределением, управление глобальными операциями охватывает, в том числе, сложности, связанные с языковыми различиями, а также с разницей часовых поясов, валют и видов транспорта.
Наличие такой системы уже считается «жизненно необходимым». Однако некоторые компании по-прежнему используют устаревшие системы, предусматривающие ручной анализ заполненных данными электронных таблиц. С учетом всей сложности современных цепочек поставок, недостаток автоматизации оставляет пространство для ошибок, вызванных человеческим фактором, что может быть чревато серьезными последствиями.
Из-за глобального сбоя, вызванного пандемией COVID-19, важнейшим элементом цепочки поставок становится скорость. По мнению Нельсона, способность транспортировать товары через границу быстро и эффективно еще никогда не была для компаний настолько критичной.
«Быстрая и безотказная доставка товаров из одной локации в другую – это огромное конкурентное преимущество, особенно, в нынешние времена», − объясняет он. «В новых условиях, когда сбои затрагивают всю цепочку поставок, у вас появляется множество вариантов выбора поставщика. 10 лет назад вы могли довольствоваться одним источником снабжения в Китае, который устраивал вас с точки зрения стабильности, однако сейчас можно и нужно обезопасить свою компанию от перебоев, вызванных пандемией, и других потрясений, которые могут произойти. Разумно иметь два или три пункта снабжения – это создает вариабельность цепочки поставок и дает вам возможность вести дела с несколькими странами одновременно, тем самым ваш бизнес застрахован от рисков непредвиденных ситуаций».
Оскар Санчез Дюран, старший аналитик практики «Цепочки поставок» компании Gartner, считает, что управление глобальными операциями играет ключевую роль в выживании компаний в условиях «новой реальности». «Мы видели, как страны в различных регионах в разное время закрывали границы. Сейчас некоторые регионы, можно сказать, уже более-менее возвращаются к обычной жизни, некоторые же − еще только на пути к этому. Это обуславливает то, как экспортеры закупают продукты и сырье у своих поставщиков, как сами компании трансформируются, чтобы удовлетворить растущий спрос на такие продукты, как СИЗ, санитайзер для рук, и т.д. или просто чтобы капитализировать нестабильность рынка», − объясняет он.
«Технология управления глобальным операциями обеспечивает компаниям большую маневренность и более высокую скорость реакции при поиске новых поставщиков, позволяет оперативно проверять их на предмет нормативного соответствия, классифицировать продукцию, оформлять нужные документы с соблюдением правил таможенного контроля и высчитывать окончательную стоимость своей продукции».
Пять ключевых преимуществ управления глобальными операциями
Упрощение отбора экспортных заказов
Компаниям, не имеющим ПО для управления глобальными операциями, приходится вручную отслеживать каждый наряд на поставку от зарубежного заказчика, чтобы быть уверенными в том, что заказчик и связанные с ним стороны не находятся в черных списках различных государственных ведомств. На эту проверку нужно время, а значит, к циклу выполнения заказа добавляется несколько дней, а это отражается на потоке платежей и выручке.
Если же компания использует систему управления глобальными операциями, вновь поступивший заказ на поставку сразу же проверяется системой по различным параметрам, включая соответствие требованиям к экспорту.
Устранение задержек обработки заказов
Когда экспортный заказ готов к отправке, компания должна позаботиться о готовности сопроводительной документации, в частности, о том, чтобы все документы (например, экспортная декларация) были оформлены корректно. Система управления глобальными операциями обеспечивает корректность всех действий, поэтому все партии товара будут доставляться вовремя.
Отслеживание полной стоимости импортных товаров
В отсутствие системы глобального управления торговлей полная стоимость товара определяется вручную. Это значит, что при принятии решений не всегда учитываются фактические затраты (в частности, цена товара с учетом акций и скидок). Без отслеживания этого аспекта компании могут терять деньги на продукте, который кажется им выгодным.
Сокращение задержек входящих поставок
Импортную поставку, в сопроводительной документации которой есть неточности, могут задержать на таможне. Если компания сталкивается с такими задержками часто, ей приходится или обеспечивать избыточные запасы товара или мириться с ситуацией, когда необходимого товара нет в наличии. Накладки с таможенным оформлением особенно критичны для компаний, имеющих дело с продуктами с коротким жизненным циклом.
Оптимизация финансовых операций
При ведении бизнеса с зарубежным заказчиком невозможно обойтись без аккредитивов. Задержки в получении оплаты за международные поставки вследствие ошибок в бухгалтерских документах могут обходиться компании дорого. Благодаря использованию системы управления глобальными операциями сбор и учет необходимой документации всегда осуществляется корректно.
По мнению экспертов McKinsey, нельзя обойти вниманием и вызовы, связанные с большим количеством этапов от создания продукта до его транспортировки от места происхождения до конечного потребителя.
«Чтобы управлять этой сложной структурой, нужны глубокие знания международных торговых политик, соглашений, тарифов, а также умение эффективно координировать физическую дистрибуцию продуктов и поток информации, связанной с отслеживанием поставки «от и до». В большинстве компаний действуют фрагментарные системы, соответственно, у них отсутствует целостное представление обо всем множестве этих процессов. А это подрывает возможность успешного управления цепочками поставок».
Нельсон добавляет, что за последние несколько лет произошла значительная эволюция управления глобальными операциями. «Традиционно это была обособленная функциональность. У компании могла быть система управления ресурсами предприятия, система планирования, и одной из таких отдельных функций было управление глобальными операциями», − объясняет он.
«Сейчас мы видим, что компании, внедряющие комплексное программное обеспечение для управления цепочкой поставок, добиваются большей наблюдаемости всей цепочки поставок. Это становится все более актуальной потребностью, поэтому функцию управления глобальными операциями все чаще интегрируют с процессами планирования бизнеса».