Что может дать независимая электронная торговая площадка коммерческой компании, которая может позволить себе собственную ЭТП? В чем торговые площадки, работающие по госзаказу, проигрывают коммерческим? Как крупной компании привлечь еще больше поставщиков? Обо всем этом рассказала руководитель отдела материального обеспечения Строительного Торгового дома «Петрович» Елена Матюхова.
– Что входит в обязанности отдела материального обеспечения СТД «Петрович» и есть ли особенности в ваших закупках?
– Компании принадлежит сеть из 22 строительных торговых центров. Наш отдел занимается закупками ТРУ (товаров, работ и услуг). Но это не строительные и отделочные материалы на полку для наших покупателей, а все необходимое для собственных нужд подразделений компании. Через отдел материального обеспечения, где трудятся шесть сотрудников, проходят хозяйственно-бытовые товары, работы и услуги. Мы закупаем услуги клининга, измерительное оборудование, канцелярские товары, обеды и продукты питания и т.д. Все это и многое другое нужно для обеспечения жизнедеятельности компании.
Казалось бы, это простые закупки, но особенностей много. Компании, которые оказывают комплексные услуги, захватывают рынок и становятся монополистами. Конкурентов у таких поставщиков мало, поэтому в тендерах на оказание комплексных услуг побеждают одни и те же участники с лучшей ценой. Нам все-таки хочется, чтобы у таких поставщиков были дублеры на случай провала или опоздания с поставками. Сейчас замены им нет.
Есть еще проблема с привлечением поставщиков небольшого оборудования. Зачастую нам нужны недорогие измерители для внутренней проверки товаров, которые мы продаем клиентам. Закупаем их на ЭТП, но из-за низкой цены и наценки привлечь в такие торги поставщиков очень сложно.
– Давайте остановимся подробнее на проведении торгов. У вас есть собственная ЭТП или пользуетесь услугами независимых?
– СТД «Петрович» может позволить себе собственную ЭТП, но мы предпочитаем пользоваться услугами независимой ЭТП. Как и во многих компаниях, у нас есть положение о закупках. По его правилам и условиям проходят все торги.
Как правило, коммерческие компании хотят привлечь как можно больше не только проверенных, но и новых поставщиков. Независимая площадка освобождает нас от главной боли, связанной с поиском таких контрагентов.
Представьте, мы запускаем тендер и рекламируем его среди поставщиков. Не факт, что реклама сработает, а затраты будут меньше, чем эффект от конкурентной закупки. У независимых ЭТП есть пул проверенных и активных поставщиков, которые отслеживают актуальные тендеры и изучают технические задания. Чтобы привлечь их, достаточно зарегистрироваться на площадке и начать проводить торги. Сейчас на независимой ЭТП ежедневно проходит больше 30 наших тендеров.
– Как вы выбирали площадку для проведения закупок?
– Мы тестировали разные независимые ЭТП. В качестве альтернативы зарегистрировались на площадке, работающей по госзаказу. Оказалось, что она значительно уступает по функциональности независимой площадке. Если мы хотим добавить какой-то сервис, то нам отказывают, да и технические сбои, на которые жалуются пользователи, не редкость.
Приведу простой пример. У нас есть внутренней отдел проверки поставщиков. Мы попросили независимую ЭТП после проведения всех этапов тендера направлять в этот отдел информацию о контрагенте. Площадка легко согласилась ввести для нас специальный сервис.
Сейчас это выглядит так. Перед подписанием контракта мы изучаем и сравниваем образцы товаров или едем на объект, а отдел проверки контрагентов инспектирует компанию. После проверки я вижу на ЭТП её результаты и время проведения. Если с компанией что-то не в порядке, то мне приходит комментарий от проверяющих специалистов. После этого решаем — заключать контракт с этим контрагентом или нет.
– Поделитесь опытом настройки закупочных процедур под внутренние регламенты?
– Независимая ЭТП доработала свои сервисы и подстроилась под наш внутренний регламент, в котором прописаны действия по каждой процедуре. Мы просто говорим, что хотим, а дальше оператор ЭТП все делает сам. Так мы и работаем с тех пор, как в 2016 году пришли на площадку и забыли о бумажных процедурах.
Главный администратор на площадке – это наш отдел. При этом у каждого сотрудника свои обязанности и соответствующий набор возможностей на площадке. Кто-то отвечает за размещение документации, кто-то за оформление закупок и т.д.
– Как обеспечиваете информационную безопасность и техническую надежность в электронных торгах?
– Мы прописали в положении о закупках требования к технической безопасности торгов, которые исполняет оператор ЭТП. Еще пару лет назад задумались об усилении безопасности и стали проводить торги вслепую. Участники закупок не видят значения предложений друг друга, а только собственные ставки. Мы, как организаторы торгов, также не видим названия компаний-участников, кто и какую цену предлагает. Таким образом мы исключаем возможность сговора.
– А что кроме торгов удалось автоматизировать?
– Автоматизацией занимается независимая ЭТП. Мы создали на площадке персональную страницу со всеми тендерами компании. Это удобно и для нас, и для наших поставщиков. У СТД «Петрович» есть личный кабинет, где можно познакомиться с аналитикой по нашим закупкам. Сколько процедур проходит в день, месяц или год, на какую сумму и по каким отделам. Все это формируется автоматически.
– Есть ли бонусы для постоянных поставщиков?
– С площадкой есть договоренность о бонусной системе и акциях для постоянных поставщиков и новичков. Можно взять разовое участие в торгах. Для тех, кто постоянно участвует в наших закупках, есть предложения на квартал и год.
– Как думаете, перевод закупок в электронный вид – это правильное направление развития для коммерческих компаний и государства?
– Да, конкурентные закупки на независимых ЭТП упрощает жизнь коммерческим компаниям. Заказчики снижают расходы на поиск поставщиков, а поставщики, в свою очередь, тратят меньше на получение новых заказов.
Как коммерческую компанию нас не затрагивают законы 44-ФЗ и 223-ФЗ, но наш оптовый отдел участвует в закупках по этим законам на различных торговых площадках. Поэтому и здесь могу сказать, что перевод госзакупок в электронный вид также снижает субъективные факторы при выборе поставщика. Открытость торгов и анонимность заявок исключает возможность привлекать только «своих» участников.
Ангелина Зеленькова, портал «Торг уместен»