Любовь Широкова, ведущий специалист по тендерам
Суксунский оптико-механический завод — ведущий российский разработчик и производитель более 400 видов средств индивидуальной защиты.
Предприятие берет свое начало с медеплавильного завода, основанного в 1727 году промышленниками Демидовыми. За свою богатую историю завод производил посуду, самовары и даже пароходы. Более 80 лет назад началось изготовление медицинских изделий и средств защиты. Высокое качество продукции признано на международном уровне. Так, в 2009 году на выставке А+А в Дюссельдорфе произведенная заводом каска вошла в ТОП-10 в мире.
В 2022 году Суксунский оптико-механический завод стал победителем премии «Лидер конкурентных продаж» с проектом оптимизации тендерного отдела. Мы поговорили с ведущим специалистом по тендерам Любовью Широковой и узнали, как компании удается увеличивать продажи.
Любовь, ваша компания недавно провела оптимизацию тендерного отдела. Расскажите, почему вы решили внедрять изменения? Какую цель перед собой ставили?
Мы, как и любая компания, хотим видеть себя стабильными и конкурентными в длительной перспективе, особенно в сложный период. Стараемся использовать различные инструменты для продвижения продукции и получения прибыли. Мы работаем одновременно на рынках b2b, b2c и b2g. Спектр наших клиентов охватывает от крупного бизнеса (нефтегазового сектора, строительства, промышленности, энергетики и транспорта) до физических лиц.
Когда в достаточно крупной организации такое количество направлений сбыта, встает вопрос о модернизации бизнес-процессов. И для нас особенного актуальным стало развитие тендерного направления, которое решает стратегически важные задачи.
Наша цель была полностью перестроить тендерный отдел. Очень много написано советов по организации продаж, участию в торговых процедурах, но на практике они зачастую не работают. Мы поняли, что нам нужен работающий механизм под наше предприятие с индивидуальными подходами, задачами, сотрудниками.
фото предоставлены Суксунским оптико-механический заводом
Как происходил сам процесс изменений отдела? Какие подходы вы внедряли?
Мы плавно начали изменения с выявления проблем и разработки путей решения. Все коллеги четко понимали, что происходит. Детально рассказывали, для чего нужна трансформация отдела. Благодаря этому каждый наш шаг воспринимался коллективом безболезненно.
- Первоначально мы составили объективную картину происходящего в отделе. Изучили текущий документооборот. Посмотрели, с какими СRМ программами работает завод, какая информация и как заносится. Изучили работу всех сотрудников отдела и их взаимодействие с коллегами из других подразделений.
- Затем разобрали и упорядочили текущую работу. Выделили сложные задачи и создали алгоритм работы, который помогает их решать.
- Проанализировали работу с закупками на всех стадиях, начиная с планирования и поиска и заканчивая заключением договора и поставкой продукции.
- Создали и ввели в работу реестр тендерного специалиста с таблицей личной эффективности. В ней мы указываем ссылки на закупки, номер и название процедур, заказчиков, сроки и статусы процедур, ответственных лиц. Таблица регулируемая, настроенные фильтры позволяют быстро найти нужную информацию и оценить итоги работы за любой период.
Как я уже говорила, мы придерживались индивидуального подхода. Мы понимали, что у каждой организации своя проблематика. То, что можно внедрить в одной компании, совершенно не приемлемо в другой.
Кто-то считает, что оптимизация обязательно подразумевает смену специалистов. Мы же не только обучили всех сотрудников отдела новым подходам, но и увеличили штат. Под каждого специалиста мы сформировали функциональные обязанности, учитывая его навыки и опыт. Также мы ориентировались на уже внедренное программное обеспечение, что исключило дополнительные расходы.
Гибкая оптимизационная система как конструктор — ее можно улучшать, модернизировать, оперативно перестраивать.
Каких результатов вам удалось достичь благодаря изменениям?
В октябре 2021 года мы решили задачу по созданию работающего тендерного отдела со слаженной командой специалистов, эффективно взаимодействующего с другими подразделениями завода. Это принесло положительный результат – рост числа успешных участий в тендерных процедурах и дополнительный доход для завода.
На конец 2021 года сумма выигранных закупок составила более 744 млн рублей — 66 выполненных контрактов, 6 заключенных долговременных договоров в процессе поставки. Эффективность участий в закупках увеличилась более чем на 70%.
Как вы находите перспективные тендеры для участия? На что обращаете внимание при работе на электронной торговой площадке?
Для поиска закупочных процедур мы используем агрегаторы. Ежегодно тестируем разные поисковые системы. Отдаем предпочтение наиболее удобным как по цене, так и по функционалу.
При работе на электронной площадке ценим в первую очередь диалог, когда можно связаться с контактными лицами по сложным вопросам. Важные моменты — простота загрузки документов, своевременное получение оповещений от ЭТП. Очень удобно, когда интересные закупки выделяются отдельно.
Какие советы могли вы бы дать коллегам по рынку в текущих экономических условиях?
Думаю, каждая организация должная иметь свой индивидуальный бизнес-план, особенно учитывая новые экономические условия. Посоветую всем анализировать и структурировать свою работу. Работайте в удовольствие и на результат. Не бойтесь что-то пробовать, инициируйте изменения, и это обязательно поможет вам повысить эффективность.