Коммерческие и государственные компании ежегодно теряют до 20% закупочных бюджетов из-за «черных дыр» в бизнес-процессах. На складах скапливаются дубликаты — одинаковые товары под разным названиями, поставщики привозят не то, что нужно, а недобросовестные сотрудники пользуются неразберихой и закупают товары и услуги по ценам выше рыночных.
Одна из причин – у компаний нет единого справочника закупаемых товаров и услуг. Подразделения и поставщики не могут друг друга понять, а на складах невозможно найти нужный товар. Как решить проблему? Рассказывает коммерческий директор B2B-Center Андрей Бойко.
Собираем информацию
Если в компании справочника нет, то для его создания берем первичную информацию из следующих источников:
- Бухгалтерские документы;
- Складской учет;
- План закупок (номенклатура, которую закупили или скоро закупят);
- Прайсы поставщиков.
То есть нужны документы, в которых учитывались все покупки компании. Это разрозненные источники информации, но для справочника придется собрать все данные вместе.
Выбираем важные данные
Состав информации в справочнике зависит от целей и бизнес-процессов компании, а также особенностей закупаемых товаров и услуг. Компания должна определить и зафиксировать во внутреннем регламенте обязательные и дополнительные характеристики для каждой группы однородных позиций в справочнике.
Например, при закупке смартфонов надо указывать бренд и модель. Если закупается металлопрокат, то достаточно технических характеристик. В этом случае производитель не важен.
Если цены диктует рынок, и они подвержены колебаниям, то стоимость в справочнике указывать не имеет смысла. В более стабильной ситуации цену на конкретную позицию можно указать и использовать как начальную (максимальную) цену контракта.
Как правило, справочник обязательно содержит:
- Название товара или услуги, которые позволяют их точно идентифицировать;
- Технические характеристики;
- Единицы измерения;
- Возможные аналоги закупаемых товаров.
Создаем и соблюдаем правила
При создании и ведении справочника необходимо соблюдать три основных принципа.
- Понятная информация без двойных смыслов. В справочнике не должно быть разночтений. Если по регламенту топливо закупается в тоннах, то все позиции должны иметь такие единицы измерения. Если важен цвет товара, то эта характеристика должна быть указана, как и другие важные детали.
- Единообразное описание однотипных товаров и услуг. Это позволит быстро находить и сравнивать такие позиции, а также избегать ошибок при добавлении новых.
- Единые правила ведения справочника для всех подразделений компании. Это позволит учесть требования всех бизнес–процессов к описанию позиций, а также создать справочник, понятный всем подразделениям.
Но полагаться только на добросовестность сотрудников не стоит. Человеческий фактор никто не отменял, поэтому для ведения справочника желательно использовать программное обеспечение, которое будет автоматически предупреждать и исключать ошибки.
Разрабатываем шаблон позиций
Создайте для каждой группы однородных товаров шаблон с необходимой детализацией описания. Ее степень зависит от ваших потребностей в закупках и учёте. Некоторым компаниям достаточно сделать общий шаблон для всех позиций справочника. Другим необходима максимальная детализация.
Важно не забывать про правила – сотрудники должны заполнять шаблон полностью и по единым стандартам. Выделили 5 характеристик, значит вносим информацию по каждой.
Некоторые компании настраивают интеграцию с прайсами поставщиков, в которых описание товаров подходит под стандарты заказчика. Система самостоятельно копирует описание в справочник, но из-за внутренних правил такой способ подойдет не для всех.
Формируем структуру справочника
Ключевой элемент любого справочника — классификатор, который выполняет 3 функции:
- Правильно распределяет позиции по их классификации и назначению, исключает их дублирование. Информация должна быть структурирована для интеграции с другими ресурсами и легкой выгрузки.
- Помогает анализировать. Особенно важно для компаний, которые используют категорийный менеджмент и закрепляют за категориями справочника ответственных за закупки сотрудников. Управлять процессом можно уже не на уровне отдельных товаров, а на уровне категорий классификатора.
- Делает удобными навигацию и поиск информации в справочнике. В классификаторе не должно быть несколько десятков уровней вложенности. Оптимальный вариант – это 12 -15 корневых категорий и 4-5 уровней вложенности.
Многие компании используют универсальные классификаторы. Но у них есть обратная сторона –они разработаны «под всех», поэтому громоздки и содержат массу избыточных категорий и уровней вложенности. Например, застройщик закупает стройматериалы, а универсальный классификатор содержит категории и для космической промышленности. Часто универсальные классификаторы используют несколько подходов к классификации, тогда одна и та же позиция может попасть в разные категории.
В идеале каждая компания должна создавать классификатор под свои потребности. Структура справочника со временем будет меняться. Обычно за справочником закрепляется отдельный сотрудник, который вносит новые позиции и при необходимости меняет категории. При большом объеме справочника это может быть целый отдел НСИ.
Отдаем на аутсорсинг
Если у компании большой список закупаемых товаров и услуг, то создание и нормализация справочника потребуют значительных ресурсов – времени, расходов на специальное программное обеспечение, поиск специалистов по классификации продукции. Гораздо проще и дешевле отдать проект на аутсорсинг. Внешний консультант выполнит весь процесс под ключ или возьмет на себя отдельную задачу (проектирование или нормализацию данных в справочнике).
Например, компания Polymetal недавно настроила интеграцию учетной системы 1С и сервиса «Мой справочник НСИ» от B2B-Center. У заказчика уже есть справочник из 260 тысяч позиций, который необходимо постоянно обновлять и проверять. Именно эту задачу решает наш модуль: специалисты Polymetal работают в привычном интерфейсе, а наша система автоматически проверяет позиции справочника по 20 алгоритмам.
Таким образом компания обеспечивает корректность и единообразие информации. Она может оперативно удалять записи-дубликаты и проводить электронные закупки на основе справочника. Главное преимущество – это автоматический поиск ошибок и проверка данных без дополнительных затрат на поддержку и развитие ИТ-инфраструктуры.
Сервис также используют несколько крупнейших компаний России – «Мечел», «Кордиант», «СТАН» и «Российские коммунальные системы». «Мой справочник НСИ» от B2B-Center помогает компаниям снизить затраты на закупки, автоматизировать процесс ведения справочника, избежать ошибок, связанных с человеческим фактором и анализировать закупки.
Если ваша компания сталкивалась с проблемами, которые я описал в самом начале, то предлагаю протестировать наш сервис и убедиться в его эффективности.
Заказать бесплатный экспресс-анализ вашего справочника или задать вопрос.