Как и многие сферы бизнеса снабжение и закупки переполнены англицизмами. Во всевозможных аббревиатурах и иностранных терминах легко запутаться. Мы составили словарик закупщика, который поможет начинающим специалистам разобраться в профессиональных определениях.
Bill of material (BOM) – список материалов или спецификация. Номенклатурный перечень материалов, необходимых для производства конечного продукта, реализации проекта, строительства или модернизации объекта. На основе BOM формируются заявки на закупку и производственные заказы.
Cost avoiding – борьба с дополнительными затратами. Подразумевает, что закупщик не допускает повышение затрат, благодаря правильной работе с поставщиками.
Goods receipt (GR) – подтверждение приемки. Документ, подтверждающий получение товара, в российских реалиях соответствует Акту приема передачи или товарной накладной.
Invoice – международное обозначение счёта на оплату и первичных документов по поставке. Инвойс включает перечень услуг, их характеристики, условия сделки и сведения об ее участниках.
On time in full (OTIF) — методика оценки эффективности конкретного поставщика или процесса снабжения в целом. Показатель отражает, какая доля поставок была выполнена вовремя и в полном объеме.
Purchase request (PR) – заявка на закупку. Её создает внутренний заказчик и направляет в службы снабжения или закупок.
Purchase order (PO) – заказ на закупку. Внешний документ компании, который связан с заявкой на закупку (PR) и может формироваться из неё. Он направляется поставщику и подтверждает, что компания-закупщик обязуется принять и оплатить конкретные товары или услуги.
Request for Information (RFI) – запрос информации. Сбор сведений о продукте или поставщике, предварительный запрос цен или бюджетных предложений. RFI бывает полезен, если заказчику недостает полной информации о состоянии рынка и пока преждевременно составлять RFQ или RFP (см. ниже).
Request for proposal (RFP) – запрос предложений. Заказчик приглашает поставщиков подавать предложения с указанием подробных сведений технических, качественных и иных характеристиках товаров или услуг. После чего он может заключить договор с участником, предложение которого наиболее соответствует требованиям.
Request for quotation (RFQ) – запрос цен. Сбор информации для сравнения закупочных цен. Заказчик устанавливает все требования к продукции, кроме цены, и приглашает поставщиков подавать предложения. Он может заключить договор с участником, предложение которого имеет минимальную цену. Часто эта процедура предшествует запросу предложений (RFP), но может использоваться и без него, если в запросе фигурирует стандартная и широко распространенная номенклатура.
Procure to pay (P2P) – концепция, обозначающая «от закупки до оплаты». Она предполагает, что в единый контур объединяются такие этапы закупочного процесса, как заявка, заказ, получение, оплата товаров и услуг. Процесс как правило не включает сорсинг и обычно основывается на действующих поставщиках. Автоматизировать P2P процесс и повысить эффективность управления операционными закупками позволяют специальные ИТ-системы, такие как B2B Altis P2P.
Source—to—pay (S2P) — концепция, обозначающая «от поиска поставщика до оплаты». Она предполагает объединение всего закупочного процесса в единый контур. Цикл S2P выглядит следующим образом: определение потребности, поиск поставщиков, проведение торгов, согласование и подписание контракта, поставка и оплата. С помощью системы B2B Altis можно автоматизировать S2P процесс и повысить эффективность управления всем объемом закупок.
SKU Item (Stock Keeping Unit) — позиция номенклатуры или единица складского учета. Идентификационный код (артикул), который описывает конкретную единицу товара/ услуги.
Service Level Agreement (SLA) — соглашение об уровне предоставления услуги. Оно вводит чётко определённые стандарты и показатели качества. SLA может использоваться как при взаимодействии с подрядчиками, так и внутри организации для регулирования отношений между подразделениями. Например, оно может устанавливать требования к срокам проведения закупки, срокам согласования и заключения договора и проч.
Sourcing — процесс поиска и выбора поставщика. Сорсинг включает различные шаги по выбору стратегических источников снабжения: анализ рынка и предыдущих затрат компании, конкурсный отбор поставщиков, проверка и аккредитация и проч.
Spend – денежный объем закупок. Сумма затрат предприятия на закупку товаров и услуг у поставщиков.
Stock/ Inventory – запасы/ складские остатки. Товары и материалы, которыми компания владеет для перепродажи, производства или использования.
Total Cost of Ownership (TCO) — совокупная стоимость владения или стоимость жизненного цикла. Общие расходы, которые возникают у компании из-за владения каким-либо активом. TCO включает как первоначальные (закупка, установка, настройка), так и эксплуатационные затраты (продление лицензий, зарплаты персонала, техническое обслуживание и проч.)
Tail spend или Tail — «хвостовая часть затрат». К таким затратам относятся непрогнозируемые, малостоимостные и срочные закупки. В них вовлечено большое количество поставщиков и подрядчиков. В большинстве компаний они составляют до 20% от всех расходов.
Разобраться в профессиональных терминах и определениях – лишь первый шаг. Выстроить эффективную работу отдела закупок помогут современные технологии. Российская система облачных решений B2B Altis позволит вам автоматизировать сквозной закупочный процесс, гибко настроить все этапы в зависимости от ваших задач и повысить эффективность снабжения.