Для бизнеса важно не только постоянно увеличивать прибыль, но и следить за своими расходами. Как и в жизни: можно неплохо зарабатывать, но тратить еще больше. Чтобы избавиться от импульсивных и незапланированных покупок, необходимо иметь четкий план и придерживаться его. Имея представление о наиболее распространенных ошибках в закупках, вы сможете вовремя их заметить и исправить. Давайте разбираться вместе.
Превышение лимита расходов
Выход за рамки предусмотренного бюджета — явление очень частое. Обычно это происходит из-за слишком больших трат в начале года или плохого управления затратами в целом.
Лучший способ избежать перерасхода — установить бюджетный лимит на каждый месяц. В этом случае вы сможете отслеживать расходы в реальном времени и, если перерасход все-таки произошел, вовремя это обнаружите и скорректируете дальнейшие траты.
Отсутствие выстроенных взаимоотношений с поставщиками
Большое упущение со стороны закупщика — нежелание вести активную коммуникацию с поставщиками. Они могут предложить новые идеи или «по секрету» подсказать, какие сейчас разрабатываются продукты. Выходя на контакт с поставщиками только в связи с очередной сделкой, вы рискуете упустить возможности для экономии, инноваций и других важных вещей.
Нужно быть в курсе событий! Читайте письма от компаний-поставщиков, подпишитесь на их рассылку, следите за их страницами в соцсетях. Можно даже устраивать регулярные созвоны: так вы дадите понять поставщику, что дорожите вашими деловыми отношениями.
Я не торгуюсь, потому что боюсь
Еще одна распространенная ошибка в закупках — считать, что объявленная поставщиками цена окончательна и незыблема. Иногда это действительно так. Но если есть возможность, всегда пытайтесь снизить как цену продукта, так и сэкономить на дополнительных расходах (например, на стоимости доставки).
Если речь идет о поставщиках, с которыми вы планируете поддерживать долгосрочные отношения, спросите, могут ли они пересмотреть цену на повторные заказы (возможно, в обмен на досрочную оплату) или на больший объем закупки. Компромисс всегда можно найти!
Импульсивные покупки
Да-да, не удивляйтесь! Спонтанные покупки случаются и в мире бизнеса, причем намного чаще, чем вы могли бы подумать. Например, закупщик может «погнаться за хорошей ценой» и, поддавшись эмоциям, купить некачественный товар. Всегда старайтесь видеть картину в целом. Вас не должны сбивать с толку стремительно подступающие дедлайны или другие внешние факторы. Тут поможет наличие в компании установленных процедур и процессов в отношении закупок — тогда вы точно будете уверены, что ваши решения по закупкам соответствуют стратегическим планам компании.
Каждый решает сам
Считается, что отдел закупок должен «тихо» и стабильно делать свою работу, и многие закупки осуществляются без участия других департаментов компании. Однако в долгосрочной перспективе это выливается в лишние денежные затраты.
Когда речь идет о важных решениях, затрагивающих другие отделы, перед размещением финального заказа обязательно нужно собрать обратную связь от всех заинтересованных сторон. Наличие налаженных и открытых каналов коммуникации играет важную роль в принятии решений о закупках, которые касаются всей компании. Это может потребовать определенных изменений в организационной структуре и внедрения программного обеспечения для совместной работы.
Неиспользование ПО для закупок
Многие компании с опаской относятся к новым технологиям как к инструменту повышения эффективности бизнес-процессов, поскольку беспокоятся о дополнительных затратах или о потенциальных рисках безопасности. Однако на самом деле специализированное ПО для закупок не только позволяет сэкономить время и деньги, но и приводит в порядок весь закупочный процесс.
Компании, использующие программные продукты для закупок, добиваются сокращения закупочных циклов и повышают эффективность управления затратами.
Вооружившись нашими подсказками, вы сможете провести ревизию закупочного процесса в компании. А устранив обнаруженные ошибки, начнете эффективнее контролировать расходы предприятия.
Источник: https://www.prokuria.com/post/procurement-mistakes
Переводчик: Кристина Мелюк, B2B—Center