Роботизация процессов RPA (англ. — Robotic Process Automation, RPA) — современный и модный инструмент, позволяющий оптимизировать закупочную деятельность, связанную со стандартными, рутинными процессами. Технология предусматривает создание «цифровых сотрудников» или программных роботов, имитирующих взаимодействие реальных людей с различными программами.
В материале мы расскажем, какую пользу RPA может принести в закупках. Данные взяты из сопоставительного анализа открытых стандартов (Open Standards Benchmarking) Американского Центра Производительности и Качества (APQС), а также подготовленного ими доклада «Концепция закупочной деятельности для успеха бизнеса» (Sourcing and Procurement Blueprint for Success).
Повышение производительности
RPA предусматривает автоматизацию процессов, которые укладываются в четкие алгоритмы. Со стороны сотрудника требуется лишь незначительный контроль. Делегируя выполнение рутинных ручных задач «роботу», RPA высвобождает время для более сложной работы. Есть как минимум четыре причины, почему RPA так востребована для цифровизации бизнес-процессов в закупках:
- RPA внедряется быстрее и дешевле, чем многие проекты по планированию ресурсов предприятия (ERP), и требует меньше ресурсов на обслуживание со стороны ИТ-специалистов.
- Окупаемость затрат составляет от 30 до 200% уже в первый год после внедрения.
- Чат-боты могут справляться даже со сложной речевой информацией.
- RPA позволяет сосредоточиться на стратегии закупочной деятельности и устранить ошибки, связанные с человеческим фактором.
Несмотря на эти очевидные преимущества, по данным Американского Центра Производительности и Качества, многие компании еще не реализовали весь потенциал технологии. Например, лишь 21% компаний в полной мере оптимизировали RPA для закупочных процессов, а у 37% опрошенных роботы RPA начали работать, но пока не оптимизированы, и только 16% не рассматривают роботизацию вообще.
Исследование APQC подтверждает, что технология RPA действительно повышает эффективность закупочной деятельности для компаний. Например, в компаниях, где RPA полностью оптимизирована, работают 84 специалиста, которые закупают материалы и услуги на 1 миллиард долларов (в среднем), тогда как компаниям, не внедрившим RPA, требуется 143 человека, чтобы «сделать» такой же объем закупок.
Автоматизируйте правильно!
«Включил и работай» – это не про RPA. Здесь нужна тонкая настройка. Недавно возникшие или еще не устоявшиеся процессы (также, как и процессы с большим количеством исключений) для роботизации не подойдут.
Сотрудники-роботы быстрее и качественнее выполняют рутинные операции, но настолько же быстро они допускают ошибки, если «на входе» им не установили четкие правила. Низкое качество данных или недостаточно четкое определение бизнес-процессов приводит, например, к тому, что роботы в больших количествах заказывают ненужный товар.
Есть и еще один момент, на который важно обращать внимание — количество роботов. Казалось бы, вполне разумно, что компания использует дополнительных роботов по мере расширения возможностей RPA. Например, у 35% компаний, оптимизирующих RPA, работают свыше 20 роботов. Тем не менее, специалисты APQC считают, что на этом этапе преимущества от использования роботизации начинают ослабевать. Наравне с роботами им требуется больше сотрудников, чтобы обрабатывать заявки.
Вероятно, эти компании сталкиваются с ухудшением результатов потому, что роботизируют «некорректные» процессы. Некоторые закупочные процессы требуют критического мышления, которое роботам недоступно. RPA – отличный молоток, когда речь идет о сокращении издержек и повышении эффективности, но вот не каждый бизнес-процесс — гвоздь.
И какой же вывод?
При грамотном внедрении RPA раскрывает потенциал отдела закупок и обеспечивает более эффективную работу сотрудников. Команда не тратит время на рутину, а сосредотачивается на стратегическом планировании. Но технология RPA эффективна только тогда, когда применяется корректно. Только тщательно продуманный подход к роботизации в закупках гарантирует ожидаемые результаты, когда роботы действительно решают проблемы, а не создают их.
Автор: Мариса Браун (Marisa Brown)
Переводчик: Кристина Мелюк, B2B—Center