На рынке существуют десятки тысяч программных продуктов, с помощью которых компания может оптимизировать бизнес-процессы. Неудивительно, что многие компании используют сразу несколько (и порой, слишком много) приложений одновременно. И зачастую инновационные решения, которые должны были сделать рабочий процесс более эффективным, могут внезапно оказаться серьезным препятствием в достижении этой самой эффективности.
Автор: Том Попомаронис
Перевод: Кристина Мелюк, B2B-Center
При том, что очень велик соблазн внедрять каждое новое многообещающее приложение, как только оно становится доступным, минималистский подход к программному обеспечению позволит вам и вашей команде быть более продуктивными в долгосрочной перспективе. Из этой статьи вы узнаете, почему.
«Теневой» софт – зло
Быстро развивающиеся компании часто используют так называемые «теневые» ИТ-ресурсы, то есть, программное обеспечение, приобретаемое или используемое без должного утверждения ИТ-отделом. Естественно, когда какое-то технологическое решение внедряется незаметно для большей части компании, о нем часто «благополучно» забывают. Корпоративная подписка автоматически продлевается, деньги за подписку списываются, но об этом никто и знать не знает. К тому же, у бывших сотрудников может остаться доступ к корпоративным аккаунтам, а значит, уязвимости, связанные с защитой информации, могут выйти из-под контроля.
Теневое ПО может дорого обойтись компании, и лучший способ избежать этого – перенять корпоративную культуру «программного минимализма». Когда в компании используется небольшое количество программ и сервисов, намного проще обучить каждого сотрудника полноценно работать с ними, максимально используя их функционал. Кроме того, в этом случае гораздо легче отслеживать и контролировать сроки обновления подписок по всем SaaS-приложениям, ведь их количество невелико.
Избегайте нецелесообразной рабочей нагрузки
Рационально используемые программные продукты и интернет-сервисы ускоряют рабочий процесс, ведь приложения выполняют всю «муторную» работу, на которую сотрудникам пришлось бы тратить по несколько часов. Однако внедрение каждой новой программы предполагает обучение сотрудников, освоение новых регулярных процедур и работу с лицензионными соглашениями. То есть при том, что приложения призваны упростить работу и сделать ее более эффективной, когда они множатся, рутинной работы, как раз-таки, будет прибавляться.
Кроме того, наличие ненужных приложений может привести к серьезному расхождению рабочих процессов. Сотрудники работают более эффективно как команда, когда их рабочие процессы согласуются между собой и хотя бы более-менее единообразны. Поэтому слишком сложные процессы, предполагающие использование множества программных продуктов, могут оказаться препятствием для слаженной работы.
Важно следить за тем, какие приложения и сервисы используются в вашей компании, и оценивать, насколько они на самом деле необходимы. Не стоит тратить время на обучение сотрудников работе с избыточными программами и создавать им дополнительную (и нецелесообразную) нагрузку.
Кибербезопасность – залог эффективности
Наличие множества программных продуктов (которые, к тому же, могут находиться в «запущенном» состоянии) ставит под угрозу информационную безопасность вашей компании. А утечка данных может дорого обойтись бизнесу. Так например в США, согласно докладу компании IBM за 2019 год, в среднем речь идет о сумме в 3,92 миллиона долларов.
Утечки часто происходят в случаях, когда в компании не обеспечивается строгий контроль над тем, кто имеет доступ к информации. Например, если у бывших сотрудников остается доступ к корпоративным ИТ-ресурсам, наверняка они не следят за безопасностью своих аккаунтов, а значит, повышается риск хакерских атак.
В подобной ситуации оказалась и международная компания Pipedrive – активно развивающаяся облачная CRM-платформа. Столкнувшись с проблемами по части безопасности и эффективности многочисленных используемых приложений, компания вынуждена была обратиться за помощью к одному из поставщиков инструментов управления SaaS-приложениями. Затруднения, в частности, были связаны с невозможностью контролировать безопасность аккаунтов уволившихся сотрудников. Не было также и понимания того, какие типы данных совместно используются различными внешними приложениями.
Компании Pipedrive удалось усовершенствовать управление используемыми программными продуктами благодаря внедрению решения, позволяющего выявлять ненужные или «заброшенные» приложения. В результате компания повысила эффективность и безопасность работы в целом.
Помните, компания, надежно защищающая свои данные – это эффективная компания. Эти два понятия идут рука об руку.
Быстрее адаптация – меньше издержек
Согласно данным, опубликованным в докладе о состоянии отрасли профессиональной подготовки в США за 2019 год (2019 Training Industry Report), в среднем обучение нового сотрудника обходится американской компании в 1 296 долларов. И величина этих издержек, естественно, увеличивается, если рабочий процесс в компании усложняется. Поэтому ограничивая используемые программные продукты до действительно необходимых, компания ускоряет и удешевляет процесс обучения новичков.
При этом сокращение сроков адаптации новых сотрудников – это один из наиболее действенных способов повышения эффективности компании. Чем быстрее сотрудник «выходит на полную мощность», тем больше ресурсов вы экономите. Причем очень важно, чтобы сотрудники, работающие в компании давно, сами досконально знали все программы – ведь нельзя же допустить, чтобы обучающий новичка куратор, объясняя, запинался и тем самым вводил его в замешательство. Или, еще хуже, чтобы нового сотрудника обучили неправильно, и ресурсы компании были бы потрачены впустую. Плохо обученный сотрудник неизбежно будет выполнять свою работу хуже, и, скорее всего, обучение для него придется организовать повторно.
Поэтому обеспечить полноценную адаптацию новых сотрудников гораздо легче, если в вашей компании используется минимальное количество действительно необходимых программных продуктов. А если каждый сотрудник, взаимодействующий с программой, владеет ею недостаточно хорошо, сложности будут возникать там, где их быть не должно, а отразится на эффективности компании, а значит, и ее результатах.