«Поди туда, не знаю, куда. Принеси то, не знаю, что». Типичные ошибки в коммуникации

22.04.21

Снижение продуктивности — довольно часто результат плохой коммуникации. Это стало особенно заметно, когда мы начали больше работать удаленно. Электронная почта и рабочие мессенджеры переполнены сообщениями, смысл которых не всегда понятен. В итоге задачи множатся, дедлайны неумолимо наступают, и люди начинают паниковать.

В нынешних обстоятельствах эффективная коммуникация чрезвычайно важна, ведь она позволяет выстроить четкий рабочий процесс и обеспечить вовлеченность удаленных сотрудников. Ниже вы найдете несколько советов, которые помогут вывести постановку задач на новый уровень.

 

Совет 1: Не думайте, что все понимают, что вы имеете в виду

 

От природы люди — не очень хорошие коммуникаторы. Коммуникационным навыкам мы обучаемся в течение всей жизни. Эксперт по коммуникациям Ник Морган (Nick Morgan), автор книги «Вы меня слышите? Как налаживать контакты с людьми в виртуальном мире» считает, что, сообщая информацию своим коллегам виртуально, в 90% случаев люди уверены, что выражаются понятно. Но в реальности правильно понятыми оказываются лишь 50% сообщений. Только половина!

Многим кажется, что онлайн-общение ничем не отличается от обычной встречи. И хотя виртуальные средства позволяют нам «общаться быстрее, проще и удобнее», такой коммуникации не хватает обратной связи, эмпатии и эмоционального отклика. Ведь когда мы разговариваем с коллегами лицом к лицу, мы выражаем эмоции через невербальные сигналы. В виртуальной коммуникации все это теряется, а поэтому сообщения чаще воспринимаются неправильно.

 

Совет 2: Больше конкретики

 

Общаясь с коллегами или подчиненными по почте, постарайтесь сформулировать сообщение так, чтобы неправильному восприятию просто не осталось места. Поручая задачу или давая разъяснения, будьте предельно конкретны и объясните все детали.

Убедитесь, что в сообщении все обозначено максимально четко. Например:

  • Что сотрудник в итоге должен сделать? «Пожалуйста, обновите сверку вспомогательной бухгалтерской книги по всем компаниям».
  • Когда дедлайн (дата и время)? «Я хотел бы получить сверку в четверг к полудню».
  • С кем сотруднику нужно работать, чтобы выполнить задачу? «Пожалуйста, поговорите с Алексеем, чтобы получить все банковские выписки».
  • Почему эта задача важна? «Мы должны убедиться, что все недостающие счета начислены, прежде чем обновлять баланс».

Перед отправкой сообщения перечитайте его вслух и проверьте, все ли в нем понятно.

Вместо того, чтобы сказать: «Сможете обновить эти данные сегодня?» руководителю лучше переформулировать так: «Сможете обновить данные сегодня к 3 часам, чтобы я мог предоставить их Совету директоров?» Давая эту дополнительную информацию, вы конкретизируете задачу, не оставляя возможности для неправильного понимания.

 

 Совет 3: Избегайте неоднозначных слов

 

Использование расплывчатых формулировок сбивает с толку. Это происходит тогда, когда вам кажется, что коллега четко понимает контекст того, что вы говорите, тогда как на самом деле, скорее всего, это не так. Больше всего собеседника запутывают такие слова как «это», «то», «там» и т.п.
     Например, вы пишете коллеге: «Я там обновил данные, чтобы отразить то, что они сказали. Но если мы это меняем, нужно будет вносить изменения и в другой отчет. Тут я не согласен».

Ничего не понятно, не так ли? В этом сообщении явно не хватает контекста. А с учетом того, что у команды в работе всегда множество заданий и проектов, коллега, прочитав такое сообщение, останется в полном замешательстве и раздражении и будет спрашивать себя: «Черт, что же он имел в виду?»

Сообщение выше могло бы выглядеть иначе, например: «Я обновил недостающие данные по счетам на второй странице отчета по итогам месяца. Если ты согласен с этой корректировкой, нужно будет также внести изменения в сводке для отчета. Давай обсудим это утром после планерки».

 

Совет 4: Используйте правильные инструменты

 

Благодаря правильным инструментам удаленная рабочая коммуникация становится более эффективной. Такие приложения, как, например, мессенджер Slack, позволяют командам работать более слаженно, интегрируя важные функции, аналогичные Outlook, Google Calendar, Google Drive, Trello и Zoom. Подберите инструменты, которые будут наиболее эффективными для вашей команды и начните ими пользоваться. Сегодня существуют прекрасные платформы для оптимизации процесса утверждения запросов на закупку и отслеживания соответствующих расходов (такое программное обеспечение часто интегрируется с рабочими мессенджерами). В этом случае сотрудникам не придется выуживать нужную информацию из длинных цепочек писем.

 

Совет 5: Определите единый «источник истины»

 

Ваша команда хранит рабочие файлы в нескольких местах сразу? У вас используются файлы разных типов? Если вы ответили «да» на оба вопроса, пришло время определить, на что ссылаться как на «источник истины». Наличие единого «эталонного» ресурса позволит команде получить доступ к самым свежим данным и не тратить время, копаясь в различных версиях документа. Этим единым «источником истины» может быть Google Drive, Dropbox или корпоративный интранет.

 

Сейчас, когда удаленная работа стала вполне жизнеспособной альтернативой офису, пришло время внедрять эффективные практики удаленной коммуникации. Используйте приведенные выше советы, и вы увидите, насколько упорядоченной и спокойной может быть работа вашей команды.

Источник: https://blog.procurify.com/2020/06/25/remote-communication-for-accountants/

Элис Коу (Alice Ko)

Переводчик: Кристина Мелюк, B2B-Center

Похожие статьи:

Этот веб-сайт использует файлы cookie для повышения удобства работы. Работа на веб-сайте подразумевает согласие со сбором данных посредством файлов cookie.
Принять