Поставщики и заказчики должны думать о выгоде друг для друга

10.10.19

Почему закупки часто проходят не так, как написано в контракте? Что нужно сделать, чтобы повышалась эффективность закупочного процесса? Об этом и многом другом, мы поговорили с тренером-консультантом по закупкам Натальей Уразовой.

 

— Какие проблемы есть в коммуникации между заказчиками и поставщиками?

 

— Нужно сказать, что у каждой стороны своя культура производства, свои правила передачи эстафеты от продавца к исполнителям. Плюс свой уровень развития менеджмента и организации работы. Стороны подписали договор, что-то устно обсудили, но забыли оговорить каждый этап работы. И если у одних по складу ездят роботы, а у других все сваливают в кучу без системы, то проблемы 100% возникнут.

Часто в закупке действуют несколько человек, которые не связаны друг с другом. Продавец продает и нахваливает продукт. Контракт подписывает второй человек, а исполняет третий. Это неминуемо приводит к проблемам и недопониманию.

В целом, выделю 3 ключевые проблемы заказчиков в коммуникации:

  • Внутренние проблемы. Часто встречаются неувязки и нестыковки в спецификации и техническом задании. Или все слишком жестко, или размыто, а на выходе получается “бракованный” контракт. Ошибки всплывают в ходе исполнения договора, а это приводит к экономическим потерям. Внутренние клиенты не привлекают отдел закупок на ранней стадии, что часто приводит к долгому поиску поставщиков и невозможности выполнить поставку вовремя.
  • Нет проверки квалификации поставщика. Очень часто перед контрактом проходит несколько раундов переговоров, на которых обсуждают только цену и условия поставки. Но почему-то редко интересуются тем, а сможет ли поставщик выполнить контракт, достаточно ли у него квалификации и производительности. Я знаю много примеров, когда приходит время исполнения, а поставщик заявляет, что не способен выполнить такие объемы.
  • Несогласованность. В закупке участвует много подразделений, которые не могут договориться друг с другом. Нужно все условия зафиксировать и показать всем участникам процесса. Более того, желательно обсудить это и с поставщиком. Обязательно необходимо давать обратную связь поставщику об ожиданиях компании, о результатах его работы.

 

— Поставщики часто жалуются, что не защищены перед заказчиками. Есть ли такие проблемы у заказчиков? Как защитить заказчика от недобросовестных поставщиков? 

 

— Если говорить про защиту от недобросовестных поставщиков, то нужно проводить квалификацию. Увы, более 80% заказчиков этого не делают. Не стоит ограничиваться только проверкой документов. Узнайте, с кем поставщик работал, поговорите с коллегами. Изучите материалы на государственных и специализированных площадках. Кроме этого, желательно все увидеть своими глазами, то есть не полениться и посмотреть, как в реальности работает поставщик. Часто предприниматели обещают, что справятся со всеми объемами, но в реальности это не так. Для значимых категорий закупаемых материалов необходимо проводить аудит. Хороший пример показывают федеральные продуктовые сети. Например, «Ашан» и Х5. Они регулярно проводят аудит своих поставщиков. «Северсталь» начала проводить аудиты в 2018 году, «СИБУР» ещё раньше. 

 

— Получается, что нужно влезть в бизнес-процессы поставщика. Как это сделать?

 

— Самый простой способ — разработать критерии для поставщика. Проработать все мелочи. Вплоть до того, чтобы ваш заказ не превышал для поставщика 20% его производственных мощностей. Изучите, как на предприятии построена система качества и как работает логистическая система. Критериев может быть много, но эти основные. Если поставщик находится далеко, то попросите сделать лист самооценки. Напишите критерии закупки и попросите оценить контрагента свои возможности. После этого проверьте по своим источникам. Но если речь про стратегические товары, то обязательно нужно увидеть все своими глазами.

 

— А почему 80% заказчиков не проводят квалификацию поставщиков?

 

— Я скажу грубо и обобщенно, но пока просто рынок на такой стадии. Сейчас компании приходят к пониманию, что закупки приносят деньги и нужно выбирать подходящих поставщиков. Для многих производственных и торговых компаний закупки составляют 80% оборота. И когда они понимают, что им нужно инвестировать в закупки, то сразу появляется желание не просто делать выбор по самой низкой цене, а убедиться в производственных и технологических способностях поставщика. Если получится сэкономить в закупках хотя бы 1% и не потерять в качестве, то увеличивается чистая прибыль.

 

— Какие советы можете дать поставщикам, чтобы избежать недопонимания/конфликтных ситуаций с заказчиками и получить контракт от крупной компании? 

 

— Когда я разговариваю с заказчиками, то прошу их при аудите и квалификации ключевых поставщиков, помимо всех критериев, оценивать 4 фактора совместимости:

  • Совместимость культур;
  • Философии и методов управления;
  • Чувство общности присутствия на рынке и работы на конечного потребителя;
  • Соразмерность компаний. 

Если говорить про поставщиков, то нужно сделать акцент на:

  • Экономии и снижении себестоимости;
  • Поставки в удобные для заказчика сроки;
  • Повышение качества сервиса и обслуживания;
  • Разработки и инновации для повышения конкурентного уровня самого заказчика;
  • Повышение прибыли заказчика.

То есть нужно думать о клиенте, а не только о своих интересах. Выстраивать долгосрочный бизнес, а не просто урвать хороший заказ. И, конечно, взвесить своих возможности поставок крупному заказчику.

 

— Каких технологий не хватает в российских закупках? Мы привыкли, что в России некоторые направления в бизнесе отстают от западных аналогов. Что вы можете сказать про российские закупки в сравнении с другими странами?

 

— Если бизнес отстает от западных аналогов, то в закупках происходит то же самое. Правда, за последние 2 года закупки берут на себя лидирующую роль в компании, поэтому на рынок приходят современные технологии работы и управления. Я вижу, что компании начинают перенимать эффективные модели управления.  Некоторые стараются автоматизировать процессы, чтобы закупки проходили выгоднее, и фокусируют внимание на проектах по улучшению. Меняется роли директоров по закупкам и подразделений, они становятся важными звеньями в бизнес-процессах. Но компании, которые разрабатывают программное обеспечение для закупок, пока отстают. Они ориентировались на бухгалтерию, продажи, управление производством, а не на закупки. И сейчас острая необходимость в простых, легких для интеграции, быстрых для внедрения программ по автоматизации закупочного процесса. В первую очередь, это касается P2P — от заказа до оплаты. Там много рутинных операций, которые лучше бы автоматизировать. Во-вторых, было бы хорошо, если бы все использовали электронный документооборот. Доходит до смешного. Компания, которая борется за экологию, просила меня распечатать 25-страничный документ, подписать его на каждой странице, отсканировать и отправить по почте. В-третьих, желательно ускорить процессы выхода на подписание контракта. Потому что пока подготовка к этому процессу протекает очень долго.

 

— Реально ли сегодня всё взаимодействие с поставщиками перенести в электронный вид?

 

— Полностью это сделать на данный момент не получится. Есть так называемая культурная часть (устные договоренности) и от этого пока не уйти, да и не надо. Контакты человек-человек более значимы в любых долгосрочных отношениях и при создании уникального продукта. Есть проектные работы в закупках, в которых можно автоматизировать только часть рутинных операций и помочь командам взаимодействовать. Но что касается исполнения контрактов, запросов предложений, самого контракта, то это вполне реально. Просто пока не так много поставщиков технологий, которые это могут сделать по адекватной для малого и среднего бизнеса цене. Ещё стоит отметить цифровизацию закупок, когда условный бот собирает данные из множества источников и позволяет сделать хорошую аналитику. Работа с большими данными у нас в закупках пока еще не наступила. 

 

Тимур Слободин, портал «Торг уместен».

Похожие статьи: