Поставщики и заказчики должны думать о выгоде друг для друга

10.10.19

Почему закупки часто проходят не так, как написано в контракте? Что нужно сделать, чтобы повышалась эффективность закупочного процесса? Об этом и многом другом, мы поговорили с тренером-консультантом по закупкам Натальей Уразовой.

 

— Какие проблемы есть в коммуникации между заказчиками и поставщиками?

 

— Нужно сказать, что у каждой стороны своя культура производства, свои правила передачи эстафеты от продавца к исполнителям. Плюс свой уровень развития менеджмента и организации работы. Стороны подписали договор, что-то устно обсудили, но забыли оговорить каждый этап работы. И если у одних по складу ездят роботы, а у других все сваливают в кучу без системы, то проблемы 100% возникнут.

Часто в закупке действуют несколько человек, которые не связаны друг с другом. Продавец продает и нахваливает продукт. Контракт подписывает второй человек, а исполняет третий. Это неминуемо приводит к проблемам и недопониманию.

В целом, выделю 3 ключевые проблемы заказчиков в коммуникации:

  • Внутренние проблемы. Часто встречаются неувязки и нестыковки в спецификации и техническом задании. Или все слишком жестко или размыто, а на выходе получается “бракованный” контракт. Ошибки всплывают в ходе исполнения договора, а это приводит к экономическим потерям. Внутренние клиенты не привлекают отдел закупок на ранней стадии, что часто приводит к долгому поиску поставщиков и невозможности выполнить поставку вовремя.
  • Нет проверки квалификации поставщика. Очень часто перед контрактом проходит несколько раундов переговоров, на которых обсуждают только цену и условия поставки. Но почему-то редко интересуются тем, а сможет ли поставщик выполнить контракт, достаточно ли у него квалификации и производительности. Я знаю много примеров, когда приходит время исполнения, а поставщик заявляет, что не способен выполнить такие объемы.
  • Несогласованность. В закупке участвует много подразделений, которые не могут договориться друг с другом. Нужно все условия зафиксировать и показать всем участникам процесса. Более того, желательно обсудить это и с поставщиком. Обязательно необходимо давать обратную связь поставщику об ожиданиях компании, о результатах его работы.

 

— Поставщики часто жалуются, что не защищены перед заказчиками. Есть ли такие проблемы у заказчиков? Как защитить заказчика от недобросовестных поставщиков? 

 

— Если говорить про защиту от недобросовестных поставщиков, то нужно проводить квалификацию, но увы, более 80% заказчиков этого не делают. Не стоит ограничиваться только проверкой документов. Узнайте с кем поставщик работал, поговорите с коллегами. Изучите материалы на государственных и специализированных площадках. Кроме этого, желательно все увидеть своими глазами, то есть не полениться и посмотреть, как в реальности работает поставщик. Потому что часто предприниматели обещают, что справятся со всеми объемами, но в реальности это не так. Для значимых категорий закупаемых материалов необходимо проводить аудит. Хороший пример показывают федеральные продуктовые сети, например, «Ашан» и Х5. Они регулярно проводят аудиту своих поставщиков. «Северсталь» начала проводить аудиты в 2018 году, «СИБУР» ещё раньше. 

 

— Получается, что нужно влезть в бизнес-процессы поставщика. Как это сделать?

 

— Самый простой способ — разработать критерии для поставщика. Проработать все мелочи, вплоть до того, чтобы наш заказ не превышал для поставщика 20% его производственных мощностей. Изучите, как на предприятии построена система качества и как работает логистическая система. Критериев может быть много, но эти основные. Если поставщик находится далеко, то попросите сделать лист самооценки. Напишите критерии закупки и попросите оценить контрагента свои возможности. После этого проверьте по своим источникам. Но если речь про стратегические товары, то обязательно нужно увидеть все своими глазами.

 

— А почему 80% заказчиков не проводят квалификацию поставщиков?

 

— Я скажу грубо и обобщенно, но пока просто рынок на такой стадии. Сейчас компании приходят к пониманию, что закупки приносят деньги и нужно выбирать подходящих поставщиков. Для многих производственных и торговых компаний закупки составляют 80% оборота. И когда они понимают, что им нужно инвестировать в закупки, то сразу появляется желание не просто делать выбор по самой низкой цене, а убедиться в производственных и технологических способностях поставщика. Если получится сэкономить в закупках хотя бы 1% и не потерять в качестве, то увеличивается чистая прибыль.

 

— Какие советы можете дать поставщикам, чтобы избежать недопонимания/конфликтных ситуаций с заказчиками и получить контракт от крупной компании? 

 

— Когда я разговариваю с заказчиками, то прошу их при аудите и квалификации ключевых поставщиков, помимо всех критериев, оценивать 4 фактора совместимости:

  • Совместимость культур;
  • Философии и методов управления;
  • Чувство общности присутствия на рынке и работы на конечного потребителя;
  • Соразмерность компаний. 

Если говорить про поставщиков, то нужно сделать акцент на:

  • Экономии и снижении себестоимости;
  • Поставки в удобные для заказчика сроки;
  • Повышение качества сервиса и обслуживания;
  • Разработки и инновации для повышения конкурентного уровня самого заказчика;
  • Повышение прибыли заказчика.

То есть нужно думать о клиенте, а не только о своих интересах. Выстраивать долгосрочный бизнес, а не просто урвать хороший заказ. И, конечно, взвесить своих возможности поставок крупному заказчику.

 

— Каких технологий не хватает в российских закупках? Мы привыкли, что в России некоторые направления в бизнесе отстают от западных аналогов. Что вы можете сказать про российские закупки в сравнении с другими странами?

 

— Если бизнес отстает от западных аналогов, то в закупках происходит то же самое. Правда за последние 2 года закупки берут на себя лидирующую роль в компании, поэтому на рынок приходят современные технологии работы и управления. Я вижу, что компании начинают перенимать эффективные модели управления.  Некоторые стараются автоматизировать процессы, чтобы закупки проходили выгоднее, и фокусируют внимание на проектах по улучшению. Меняется роли директоров по закупкам и подразделений, они становятся важными звеньями в бизнес-процессах. Но компании, которые разрабатывают программное обеспечение для закупок, пока отстают. Они ориентировались на бухгалтерию, продажи, управление производством, а не на закупки. И сейчас острая необходимость в простых, легких для интеграции, быстрых для внедрения программ по автоматизации закупочного процесса. В первую очередь, это касается P2P — от заказа до оплаты. Там много рутинных операций, которые лучше бы автоматизировать. Во-вторых, было бы хорошо, если бы все использовали электронный документооборот. Доходит до смешного. Компания, которая борется за экологию, просила меня распечатать 25-страничный документ, подписать его на каждой странице, отсканировать и отправить по почте. В-третьих, желательно ускорить процессы выхода на подписание контракта. Потому что пока подготовка к этому процессу протекает очень долго.

 

— Реально ли сегодня всё взаимодействие с поставщиками перенести в электронный вид?

 

— Полностью это сделать не получится на данный момент. Есть так называемая культурная часть (устные договоренности) и от этого пока не уйти, да и не надо. Контакты человек-человек более значимы в любых долгосрочных отношениях и при создании уникального продукта. Есть проектные работы в закупках, в которых можно автоматизировать только часть рутинных операций и помочь командам взаимодействовать. Но что касается исполнения контрактов, запросов, предложений, самого контракта, то это вполне реально. Просто пока не так много поставщиков технологий, которые это могут сделать и по адекватной для малого и среднего бизнеса цене. Ещё стоит отметить цифровизацию закупок, когда условный бот собирает данные из множества источников и позволяет сделать хорошую аналитику. Работа с большими данными у нас пока ещё в закупках не наступила. 

 

Тимур Слободин, портал «Торг уместен».

Похожие статьи: