Косвенные затраты: как управлять «черной дырой» в закупках компании

20.12.17

Известно ли вам, что миллиардные компании ежегодно теряют около 15 миллионов долларов из-за бесконтрольности в расходах? По мере того, как уровень конкуренции в закупках компаний среднего бизнеса продолжает стремительно расти, топ-менеджеры отчаянно пытаются сократить нагрузку на бюджет, чтобы сохранить конкурентоспособность. В то время как в первую очередь пересматриваются договоры на поставку и расходы на персонал, зачастую многие заинтересованные лица не замечают в своей отчетности настоящей «черной дыры» ? косвенных  затрат.

Финансовые специалисты обычно относят косвенные затраты к несущественным и несистематическим расходам. Мелкие затраты на покупку, например, еще одной упаковки салфеток, визитных карточек, бытовой химии или даже бланков чеков, могут показаться незначительными, если эти приобретения делаются разрозненно. Однако если рассматривать эти расходы в масштабе всей компании, они оказываются далеко не незначительными. На непрямые закупки из бюджета компании незаметно утекают сотни тысяч долларов каждый год.

Величина таких затрат в отдельности может достигать 20 процентов всех расходов компании, и на эти закупки может приходиться до 80 процентов всех поставщиков компании. 

Косвенные затраты зачастую находятся в ведении отдельных функциональных подразделений компании, и подавляющее большинство отделов снабжения ведут свой собственный учет этих данных изолированно друг от друга. Таким образом, специалисты по закупкам, которые играют ключевую роль в товарных или производственных группах, испытывают недостаток прозрачности и возможности контролировать косвенные затраты в масштабе всей организации. В опросе, который проводился в 2017 году среди закупщиков компаний среднего бизнеса, почти половина респондентов заявили, что в их компании закупки по непрямым затратам организованы по региональному принципу, а не единообразно в рамках всех подразделений компании.

Борьба с разрозненностью данных

Один из основных шагов на пути к сокращению расходов ? избавиться от губительной разрозненности информации. В связи с тем, что многие компании состоят из множества территориальных и структурных единиц, централизованная система данных компании должна объединять всю информацию в едином цифровом пространстве. Благодаря интеграции данных в единую систему, охватывающую все подразделения, возможности аналитики компании растут в геометрической прогрессии, за счет чего выстраивается полная картина бюджета со всеми возможными «утечками».

В отличие от «бумажного» ведения закупочного процесса, включая подбор поставщиков и оплату счетов, централизованные цифровые системы позволяют  заинтересованным сторонам  всей организации получать более точное представление об оборотных средствах и о движении наличности в целом. Руководители, в распоряжении которых есть всеобъемлющая систематизированная информация, могут лучше управлять расходами, контролировать «утечки» в бюджете и сокращать расходы.

При том, что выявление бюджетной утечки в компании среднего бизнеса само по себе требует титанических усилий, некоторые руководители утверждают, что из-за сложности их системы закупок очень непросто консолидировать процессы и перевести их в цифровую форму. По результатам исследования системы поставок по всему миру (Supply Chain Worldwide Survey), проведенного в 2017 году, 7 из 10 опрошенных отметили, что система закупок в их организации сложная или чрезвычайно сложная. И хотя этот фактор останавливает некоторых руководителей от того, чтобы инициировать пересмотр традиционной системы в пользу цифровой, долгосрочные преимущества внедрения всеобъемлющей централизованной системы могут оказаться более выгодными, чем продолжающиеся попытки предусмотреть возможные утечки из бюджета.

Работа с данными и оцифрованной документацией, а не с кучей сумбурных документов, позволяет упорядочить и оптимизировать весь закупочный процесс, начиная от подбора поставщика и заканчивая работой с платежами, а также добиться большей четкости и оперативности в работе с поставщиками и производителями. Исследование показывает, что третий по важности приоритет для закупщиков  ?  прозрачность и отслеживаемость. В 2015 году этот критерий занимал шестую строку в списке приоритетов.

Консолидированные данные, используемые различными внутренне обособленными подразделениями одновременно,  помогут преодолеть расхождения в управлении расходами компании и повысить эффективность бизнес-процессов.

Внедряя единую централизованную технологию, компании получают возможность выявлять и ликвидировать утечки в непрямых затратах  и неэффективное расходование бюджета без дополнительных  накладных расходов.

Более высокая эффективность и точность, которые достигаются за счет использования цифровых данных и возможности сквозного контроля высвободит драгоценное время и ресурсы, а также минимизировать обременительные «издержки на ведение бизнеса».

Автор: Реджи Питерсон, sdcexec.com

Реджинальд Питерсон работает в сфере закупок уже 20 лет, возглавляет компанию Corcentric, предоставляющую услуги оптимизации непрямых затрат и работает непосредственно компаниями, помогая им более эффективно управлять жизненным циклом закупок в целях снижения расходов и сложности управления. До того, как присоединиться к AmeriQuest, на протяжении 16 лет Питерсон занимал должность старшего управляющего по закупкам в компании Coca-Cola и менеджера по непрямым закупкам в компании Siemens.

Перевод: Кристина Мелюк, B2B-Center

Похожие статьи: