Стать контрагентом одного из крупнейших в России коммерческих банков можно, если принять участие в торгах на европейской электронной площадке.
Об особенностях закупок в финансовой отрасли и тонкостях соблюдения законодательства Европейского союза рассказывает Сергей Безносенко, начальник Управления закупок АО ЮниКредит Банк.
– ЮниКредит Банк входит в первую десятку российских банков по объему активов, являясь «дочкой» одноименной европейской банковской группы. В банке создано специальное Управление закупок, чем оно занимается и есть ли особенности в организации закупок?
– Управление закупок организует конкурсы для всех подразделений банка. С помощью тендерных процедур мы выбираем оптимальных по соотношению цены и качества поставщиков и закрываем потребности внутренних заказчиков. Мы закупаем абсолютно все: от канцелярских принадлежностей до сложного и высокотехнологичного оборудования. Обеспечиваем выполнение заявок на поставку периферии, серверов, хранилищ данных, банкоматов. Также выбираем исполнителей различных работ и услуг, таких как ИТ-услуги, рекламные услуги, услуги смс-информирования, клининг, поддержка инженерных систем и т.д.
При этом особенность всех закупочных процедур заключается как раз в том, что банк – это «дочка» иностранной группы UniCredit. Очевидно, что наш банк не попадает под действие российских федеральных законов, которые контролируют закупочную действительность госкомпаний, но значительная часть постулатов в этих законах для нас тоже применима.
Мы должны учитывать европейские нормы и законодательство. К примеру, положения о защите персональных данных и термин «конкуренция» в ЕС появились гораздо раньше, чем у нас и рассматриваются иначе. Яркий и актуальный пример европейских норм – это GDPR (General Data Protection Regulation). Регламент регулирует вопросы обработки персональных данных на территории ЕС. В случае заключения контракта с поставщиком из европейской юрисдикции, в контрактах применяются различные оговорки, а также заключается дополнительный документ – DPA (Data Process Agreement), учитывающий все нюансы обработки данных. В работе с российскими контрагентами мы активно используем оговорки, регулирующие вопросы комплаенса, Anti Money Laundering и защиты персональных данных.
– И как проходят торги? У банка есть собственная электронная площадка?
– Для проведения электронных аукционов у нас есть европейская площадка I-Faber. Регистрация на портале несложная и не занимает много времени. Поставщик также должен пройти процедуру подтверждения квалификации и проверку безопасности. На площадке работают русскоговорящие коллеги, которые помогают поставщикам нашего Банка на всех этапах.
Еще банк проводит так называемые неформальные конкурсы. Речь идет о закупках на небольшие суммы, которые не превышают порогового значения. В них мы можем ограничиться сбором коммерческих предложений со всех участников, не публикуя сам конкурс на портале. Например, если коллегам из административно-хозяйственного департамента банка в экстренном порядке понадобилось купить одну или несколько аккумуляторных батарей, которые обычно стоят от 20 до 50 тыс. руб. Мы очень быстро согласуем такую закупку и отправим запросы в три-четыре компании, соберем коммерческие предложения с условиями оплаты и поставки, а затем совместно с заказчиком примем решение о победителе.
— И кто может принять участие в закупках банка? Наверняка уже есть сформировавшийся пул проверенных контрагентов…
— Конечно, у нас около двадцати ключевых поставщиков, с которыми мы давно сотрудничаем. Прежде всего, они работают с критично важными для банка информационными системами, то есть большая часть – это ИТ-компании.
Но это не значит, что мы не заинтересованы в новых контрагентах. Каждую крупную закупку мы обязательно выводим на тендерную процедуру и разыгрываем конкурс. Такой отбор происходит и среди крупных игроков ИТ-рынка.
В большинстве случаев наши конкурсные процедуры так или иначе связаны с закупкой услуг в ИТ-сегменте, потому что банк – это не только финансовый институт, но и фактически крупная ИТ-компания. Множество наших систем нуждаются в постоянной доработке и совершенствовании. Мы постоянно отслеживаем периоды действия поддержки программного обеспечения, докупаем лицензии, если сотрудники начинают массово использовать те или иные системы. Все это наша ежедневная работа.
— А у малого бизнеса есть возможность стать поставщиком банка?
— Безусловно. Малый и средний бизнес регулярно участвует в закупках административно-хозяйственного департамента, у которого возникают потребности практически ежедневно. Понятно, что это некрупные конкурсы, но и там должен быть контроль, чтобы приобрести товар или услугу хорошего качества за адекватные деньги.
— А с иностранными поставщиками вы работаете?
— Такие конкурсы у нас проходят, но только в рамках глобальных контрактов. Причем все переговоры по тендерам ведутся на высшем уровне. С глобальными компаниями удобнее договариваться, когда они получают представление об общем объеме заказа от всей группы UniCredit.
Как и переговоры, все конкурсы проводят коллеги из Центральной и Восточной Европы. Мы готовим для них конкретную информацию о потребностях банка в России. После завершения конкурса мы покупаем в рамках выделенного на нас бюджета лицензии и оборудование по фиксированным на глобальном уровне ценам.
В России у банка примерно такая статистика: 90% — это наши поставщики, а 10% — глобальные.
— Какая конкуренция на торгах, растет ли число участников год от года?
— Динамика положительная на протяжении пяти лет, а прирост действующих поставщиков оценивается в 8-12%. За 2017 год Управление закупок провело 1 129 тендерных процедур.
В прошлом году объем закупок увеличился на 13%. По нашим оценкам, количество конкурсов ежегодно будет расти на 5-10%.
— За счет чего достигается экономическая эффективность на торгах?
— Вариантов много. Важно четко представлять весь возможный инструментарий, с помощью которого можно достичь экономической эффективности.
Приведу несколько примеров. Если коллеги из одного департамента покупают оборудование, а в регионах через месяц будет закупаться аналогичное, но в другом объеме, то мы своевременно попросим объединить потребности и постараемся получить у производителя дополнительные скидки в связи с увеличением объема.
Еще мы стараемся фиксировать стоимость контракта на длительный период, к примеру, на два года, в течение которого производители и поставщики не будут повышать стоимость работ, услуг или расходных материалов.
— Есть ли у банка черный список поставщиков?
— Такой реестр у нас есть. Попасть в него можно при несоблюдении контрактных обязательств. Не выполнил работу, поставки не пришли в срок или, получив от банка деньги по договору, вовремя не успел расплатиться с дистрибьюторами – все это может стать причиной попадания в реестр ненадежных поставщиков.
Причем при заключении договора мы предупреждаем, что готовы обсуждать любые условия контракта. Даже возможность частичной предоплаты, что достаточно ценно на рынке, так как большинство заказчиков работают по постоплате. Но если мы получаем подтвержденную информацию, что деньги используются не по назначению, то включаем компанию в blacklist и в будущем не будем приглашать ее к сотрудничеству.
Кроме этого, в реестре есть компании с испорченной репутацией. Банк следит за имиджем, и мы не позволяем себе рисковать, работая с поставщиками, которые не дорожат своей репутацией.
— Из черного списка можно выйти?
— Такую возможность мы даем, но компания должна доказать свою состоятельность, а наши внутренние заказчики должны быть заинтересованы и уверены в ней.
— Дайте несколько советов: как повысить конкурентоспособность бизнеса с помощью закупок и снизить издержки?
— В первую очередь, необходимо четко понимать, что быстрее всего этих результатов могут достичь обученные специалисты. Некоторые компании вообще не имеют отдельного подразделения по закупкам. Их работники вынуждены непосредственно в процессе работы постигать азы закупочной деятельности. Но для качественно работающего механизма закупок нужны высококлассные специалисты. Причем их навыки и умения нужно постоянно поддерживать и развивать: повышать квалификацию, проводить семинары и командировать на профессиональные конференции и форумы.
Во-вторых, в любой компании закупки должны быть интегрированы в общий процесс принятия решения. Например, в нашем управлении работает всего 11 профессионалов, которые качественно выполняют свою работу. При этом мы ежеквартально анализируем результаты работы, готовим отчеты, показываем динамику закупочной деятельности. В результате руководство и коллеги из других департаментов понимают, сколько средств и на что израсходовал банк, сколько свободных денег остается на закупки до конца года.
Все это должно быть в каждой компании, потому что помогает достичь высоких результатов, снизить издержки и занять лидирующие позиции на рынке.
Ангелина Зеленькова, портал «Торг уместен»