Автор: Шон Галеа-Паче
Перевод: Кристина Мелюк, B2B-Center
Вовлекайте сотрудников
В компании должны быть процедуры по управлению отношениями с поставщиками, но еще важнее – сделать так, чтобы все в компании были вовлечены в их реализацию. По данным отчетов американских компаний, 533 миллиарда $ тратится ежегодно за рамками установленных каналов закупок. У 95% компаний существуют списки наиболее предпочтительных поставщиков, но только у 50% по-настоящему действуют уницифированные системы закупок.
Учитывайте различия
В условиях глобализации распространенной практикой становится сотрудничество с продавцами, разбросанными по всему миру. Однако в каждом городе, регионе и стране действуют различные правила, законы и подходы. Если какие-то из ваших поставщиков находятся в другой стране, вам и вашим SRM-специалистам придется учитывать нюансы других культур, взаимодействуя с такими поставщиками. Сюда относится и соблюдение разницы часовых поясов. Вам нужно определить временной диапазон для коммуникации, удобный для обеих сторон.
Формализуйте SRM-процессы
Наличие задокументированного процесса обеспечит вашей команде последовательные и четкие директивы по управлению поставщиками. Этот процесс может включать блок-схемы, типовые инструкции, политики и соглашения в отношении самой компании и поставщиков. Важно, чтобы все шаги строго соблюдались, и уполномоченные сотрудники подписывали соответствующие документы по завершении того или иного шага.
Оценивайте риски
Всегда оценивайте риски работы с тем или иным поставщиком, особенно, если вы управляете сложной цепочкой поставок. Запрашивайте у поставщиков рекомендации и подтверждение опыта работы. Интересуйтесь, сколько лет компания существует на рынке, какова ее специализация, как она преодолевает кризис и т.п. Оценка профиля поставщика на предмет рисков — наряду с хорошо продуманным соглашением о сотрудничестве — позволит минимизировать риски и поможет избежать возможных сбоев для вашей компании.
Детализируйте соглашения с поставщиками
Если вы регулярно закупаете что-то у конкретного поставщика, важно подписать с ним соглашение о сотрудничестве — помимо самого договора на поставку. В этом соглашении нужно обозначить, что обе стороны ожидают от сотрудничества, и, разумеется, указать описания товаров и услуг, цену, условия поставки и оплаты, способ обмена уведомлениями и т п. В зависимости от конкретных обстоятельств, это может быть упрощенный или более сложный документ. Наличие такого соглашения с поставщиком снизит вероятность недоразумений и споров.
Различайте цену и ценность
Цена – это то, что вы платите, ценность – то, что получаете. Приобретение качественной услуги или товара по адекватной цене – ключ к эффективности. Если у вас есть финансовая гибкость, нужно этим пользоваться. Можно закупать оптом по более выгодной цене. Правда, это будет означать увеличение запасов на балансе или необходимость более ранней оплаты для получения большой скидки. Иногда лучше заплатить чуть больше, если поставщик обеспечивает более качественное обслуживание. Это окупится само собой, ведь в таком случае он «берет на себя» больше, и вам не придется тратить время на управление взаимодействия с ним.
Общайтесь с поставщиками
Важно установить и поддерживать регулярную коммуникацию со всеми поставщиками. У них всегда должна быть актуальная информация о вашей стратегии и планах. Тогда они будут понимать, насколько они вписываются в эту стратегию, и как они могут помочь в достижении ваших целей и сами получить выгоду из этого. Если вы чувствуете, что работа или подход конкретного поставщика – не то, что вам нужно, дайте ему знать об этом. Чем более устойчивым и глубоким будет коммуникация, тем эффективнее будет само сотрудничество.
Платите вовремя
Чтобы не растерять поставщиков, важно своевременно выполнять платежные обязательства. Тем самым демонстрируете, что вы – надежный клиент, и с вами легко работать. Если по какой-то причине вы не можете оплатить поставку в согласованную дату, обязательно сообщите об этом поставщику как можно раньше и назовите дату, когда он сможет ожидать платеж.
Используйте технологии
Эффективная работа с поставщиками возможна тогда, когда у вас под рукой — в одном месте — есть информация о них. Для этого нужно инвестировать в программное обеспечение для управления отношениями с поставщиками. Можно пойти дальше и вложиться в более продвинутое ПО для управления заказами на закупку. Его можно использовать для создания, обработки и отслеживания заказов на закупку по различным поставщикам. Некоторые программные решения позволяют интегрировать все эти функции в одну платформу.
Станьте партнерами с поставщиками
Партнерство должно основываться не только на самой сделке — «один продал, другой купил», но также на взаимном доверии и лояльности. Поставщики должны ощущать себя важной составляющей вашего бизнеса. Держите их в курсе текущих процессов, информируйте о выпуске новых продуктов и акциях, и в то же время прислушивайтесь к обратной связи от них.