Валютные колебания, обвал цен на нефть, закрытие границ стран-партнеров и невозможность поставщиков исполнить контракты – малая часть проблем, с которыми столкнулись компании-заказчики по всему миру. Но некоторым компаниям уже удалось перестроиться на работу в новых условиях: помогло грамотно выстроенное взаимодействие с поставщиками и опыт лавирования при внезапных трудностях.
О работе в условиях пандемии рассказал Юрий Белодед, директор по закупкам ГК «Балтийский берег» — крупнейшего в России переработчика морепродуктов и рыбы с годовым объемом закупок в 5 млрд рублей.
- Расскажите, как изменилась работа отдела закупок из-за пандемии?
— Наш департамент закупок состоит из трех отделов. Первый – отдел снабжения, который занимается закупками ингредиентов и тароупаковочных материалов. Второй – отдел внешнеэкономической деятельности, который снабжает компанию сырьем и вспомогательными материалами. И, наконец, отдел инспекции, который оценивает соответствие предприятия или сырье поставщика по строгим критериям. По внутреннему регламенту компании мы закупаем 90% сырья с инспекцией по спецификации, которая утверждена на уровне службы главного технолога и службы контроля качества.
В условиях пандемии компания не может полностью остановить работу, и работа департамента закупок была перестроена. В конце марта правительственная комиссия по повышению устойчивости российской экономики включила ГК «Балтийский берег» в перечень системообразующих организаций, чье финансовое состояние власти в условиях обвала цен на нефть и пандемии коронавируса будут мониторить и по необходимости рассматривать вопрос об оказании поддержки. А 2-го апреля премьер-министр подписал соответствующее распоряжение.
В апреле большинство сотрудников департамента закупок работают на удаленке. Отдел инспекции ушел в отпуск: границы стран закрыты, и проводить очные проверки невозможно. Период активных закупок, когда мы проверяем новых поставщиков и качество сырья у постоянных партнеров, приходится на вторую половину июля, поэтому сейчас у инспекторов есть возможность отдохнуть.
— Закупки продолжаются, как же вы оцениваете поставщиков и качество продукции из других стран?
— В Китае и Вьетнаме, например, мы привлекли для проведения проверок одну из ведущих инспекторских компаний, вручив нашу спецификацию и объяснив, как происходит оценка качества. После экспертизы сюрвейерская компания отправила отчет с заключением, а мы приняли решение о закупке сырья. Ждем результат этого опыта, потому что контейнеры с проверенным сырьем, морепродуктами и рыбой, еще не дошли.
Если же эффективность подтвердится, то мы и в дальнейшем будем нанимать сторонние инспекторские организации. Это позволит снизить затраты на отбор качественного продукта и на проведение инспекций. Но сейчас в некоторых странах организовать подобные проверки не удалось, потому что сюрвейеры приостановили деятельность, находясь на изоляции или карантине.
Вот еще пример ситуации, которая возникла до появления коронавируса. Китай не смог поставить некоторые позиции по аквакультуре, пришлось выбирать поставщика из другого региона. Производитель аналогичной продукции нашелся в Иране. Однако мы не смогли его проверить, потому что граница страны была уже закрыта, и компании внутри страны уже не работали. И вместо того, чтобы купить продукт по более низкой цене, переплачиваем и несем дополнительные затраты, связанные уже с коронавирусом.
Словом, с привлечением новых поставщиков возникают сложности, потому что мы должны проверить предприятия на соответствие нашим требованиям безопасности, а при закрытых границах это невозможно. Только с частью уже проверенных поставщиков проблем нет. Мы доверяем им, и проводим инспекции совместно по видеосвязи, под руководством начальника отдела инспекций.
- А проведение закупочных процедур изменилось?
— Закупки не изменились. Как и прежде, торги проводятся на электронных торговых площадках и путем запроса предложений. Собственной площадки у компании нет, поэтому часть торгов проходит на ЭТП «Сбербанк-АСТ», но она не всегда подходит для сделок. К примеру, сложно представить зарубежного поставщика сельди, который вышел бы на электронные торги. Дело в том, что как у зарубежного, так и у отечественного поставщика подобного сырья, нет проблем продать сельдь и без ЭТП. Для подобных закупок мы используем запрос коммерческих предложений.
Что закупаем? В России – всю тароупаковочную продукцию, ингредиенты, некоторые виды сырья, например, мелкую сельдь. Проводим 40-60% закупок у отечественных компаний. Но есть сырьё, некоторые виды морской капусты или мидий, которые в России не производятся.
Сейчас все поставщики продолжают бесперебойно работать и существенных проблем ни с одним из видов сырья нет.
Пандемия отразилась на другом. У компании были заключены контракты с производителями масок — пищевое предприятие обязано использовать защитные средства на производстве. Из-за вируса контракты «поплыли»: если раньше маска стоила дешевле одного рубля, то во время пандемии стоит дороже 30 рублей. Причем старые поставщики «отвалились», и возник пул срочных закупок, связанных с подобными товарами, которые стали дефицитными из-за коронавируса.
- ГК «Балтийский берег» удалось быстро заменить потерявшегося поставщика, а как вы оцениваете риски в цепочке поставок в других компаниях, что посоветуете делать, если поставщик не справится со своей задачей?
— В компании правильно выстроена работа с поставщиками: четко отслеживаем остатки, сроки прихода сырья, держим на складах запасы. Мы стараемся не замыкаться на одной компании, диверсифицируем источники поставок: практически по всем позициям подобраны альтернативные поставщики. В положении о торгах так и сказано, что в ряде случаев может быть больше одного победителя.
Кроме подбора альтернативных поставщиков из других стран, мы держим страховые запасы сырья и ингредиентов. Конечно, есть и уникальные позиции. Например, в латиноамериканских странах для нас производят виды сырья, которые заменить быстро невозможно. К счастью, сегодня там нет проблем из-за вируса.
Во время пандемии компаниям важно поддержать имеющихся поставщиков – размещать заказы, увеличивая запасы. В некоторых случаях, важно не рисковать сменой поставщика и не проводить дополнительные закупочные процедуры, продлевая имеющиеся протоколы по закупкам.
Ангелина Зеленькова, портал «»Торг уместен»