Автоматизация рабочего дня логиста: как современные программы позволяют забыть о рутине?

16.05.17

Какие ежедневные задачи логистов в транспортно-экспедиционных компаниях можно избавить от «ручного» труда и рутины? Представляем обзор десяти процессов, которые могут быть автоматизированы и выполняться специальным программным обеспечением. 

Основным средством для автоматизации ежедневных задач в транспортной компании являются комплексные системы для управления и учета. Это программы или сервисы, которые помогают автоматизировать или существенно упростить весь рабочий процесс: рутинные задачи, планирование и распределение рабочих ресурсов и нагрузки, выстраивание удобного и эффективного взаимодействия как внутри компании, так и с клиентами и партнерами.

  1. Документооборот. Экономия: до 45 минут.

На «бумажную работу» жалуются представители любых профессий. Создав общее информационное пространство (как в компании, так и между партнерами), можно обмениваться необходимыми документами по перевозке в электронном виде. При этом полностью исключить бумажные документы, необходимость ставить подписи и печати, а затем сканировать и отправлять.

  1. Расчет рентабельности перевозок. Экономия: от 10 минут.

Принятие решения по экономической оправданности каждой перевозки складывается из сухих цифр: расходов на ГСМ, зарплату, налоги и т.п. Среди них нет неизвестных, поэтому, учитывая все переменные, рассчитывать прибыль от сделки можно автоматически, что существенно сокращает время, необходимое для принятия решений.

  1. Выписка путевых документов. Экономия: от 20 минут.

Любой перевозке соответствует четкий набор документов: ТТН, путевые листы, счета, договоры, акты и т.п., каждый из которых также имеет четкую и неизменную структуру. Один раз добавив в систему информацию о перевозке, все эти документы можно создавать автоматически – гарантированно без ошибок и точно по правилам.

  1. Контроль за текущими перевозками. Экономия: до 30 минут.

С компиляцией всей известной информации о перевозках компьютер справляется гораздо лучше, чем человек. Собирая информацию по всем машинам на погрузке/разгрузке и в пути в один наглядный отчет, можно существенно сократить время на их контроль.

  1. Размещение грузов на тендерных площадках. Экономия: 5-10 минут на перевозку.

Всю информацию, необходимую для размещения груза на тендерных площадках, можно брать из уже созданной заявки во внутренней системе компании. То есть размещать груз на площадке автоматически – если интегрировать ПО и площадку.

  1. Проверка контрагентов. Экономия: от 10 минут.

Множество сторонних сервисов позволяют проверять компании на надежность и стабильность, но требуют дополнительное время для их использования. Эффективнее использовать программное обеспечение, в которое возможности для таких проверок интегрированы.

  1. Выписка прайс-листов и коммерческих предложений. Экономия: от 10 минут.

Основное преимущество большого количества информации – в возможности ее обрабатывать и использовать. Формировать коммерческие предложения и прайс-листы по запросам новых клиентов можно автоматически на основе уже проведенных компанией перевозок с реальными ставками.

  1. Контроль финансовой отчетности и движения денежных средств. Экономия: от 15 минут.

Для эффективного анализа большого количества данных необходимо облечь их в удобную и наглядную форму, что может сделать только компьютер. Программа способна найти закономерности, на которые человек не обратит внимание, что позволяет вовремя принимать верные управленческие решения.

  1. Выписка претензий и уведомлений. Экономия: от 10 минут.

Долги заказчиков перед транспортными компаниями редко становятся поводом для удивления, т.к. все суммы и планируемые даты выплат известны заранее. В случае нарушений условий договора выписывать и отправлять претензии (с  напоминанием о необходимости оплаты) и даже предсудебные уведомления (в качестве последнего “козыря”) можно автоматически без участия юридического отдела компании.

  1. Расчет заработной платы. Экономия: от 30 минут.

Руководители рассчитывают зарплату логистов, логисты – водителей, и все это происходит (или должно происходить) по четким и заранее установленным правилам. То есть может быть сделано автоматически на основе имеющейся информации и в реальном времени.

Наиболее очевидными результатами внедрения современного программного обеспечения является снижение затрат – как временных на выполнение повседневных задач, так и материальных. Последнее достигается за счет повышения уровня планирования и контроля.  Грамотно подобранное программное обеспечение позволяет повысить качество  процессов управления и вывести бизнес на новый уровень.

Автоматизируя ежедневные, рутинные операции, можно не только освободить рабочее время сотрудников для выполнения более важных задач, но и повысить комфорт, улучшить условия труда. А это, в свою очередь, существенно уменьшает усталость и, как следствие, вероятность ошибок в работе, стоимостью которых в грузоперевозках пренебрегать нельзя.

Обзор подготовили эксперты по автоматизации работы транспортных компаний сервиса «Умная Логистика».

Фото: www.shutterstock.com

Похожие статьи: