Отделы закупок в компаниях находятся под большим давлением, поскольку перед ними стоит стратегически важная задача – качественно и в срок снабжать предприятия необходимыми товарами. И в то же время они вынуждены оперативно и гибко реагировать на постоянно меняющиеся экономические условия. Снизить неопределенность, повысить контроль, упростить закупочные процессы и оптимизировать операционные издержки помогают технологии. Максимальный эффект дает комплексная сквозная автоматизация закупочного процесса в компании в соответствии с концепцией source-to-pay (s2p). Еще в 2018 году компания BCG подсчитала, что цифровые решения могут сократить лидтайм от заявки до приемки товара на 80% при закупках простых товаров, таких как канцелярские принадлежности, и на 40% для сложных закупок, например, закупок производственного оборудования.
Что такое source-to-pay?
Source-to-pay охватывает все этапы сквозного закупочного процесса: от подбора поставщика до совершения платежей по контракту. Начинается цикл с разработки стратегии поиска контрагентов по различным категориям товаров. Дальнейшие шаги продемонстрированы на схеме.
Помимо всех этих этапов s2p-цикл включает еще и такие важные задачи, как управление поставщиками и нормативно-справочной информацией.
Каковы основные сложности?
Когда компании разных отраслей начитают автоматизировать s2p-процессы, как правило они сталкиваются с похожими сложностями, про которые важно знать, чтобы проще их преодолеть.
Объединение систем и процессов
Зачастую в крупных компаниях разные подразделения имеют собственные службы закупок, отдельные регламенты и ресурсы, что затрудняет консолидацию процессов. Поиском поставщиков и расчетами с ними занимаются разные отделы, и каждый настраивает рабочий процесс под свою специфику и цели.
Кроме того, компании могут использовать более одной ERP-системы, а значит, не существует единого стандартизированного источника, откуда можно было бы получать надежные данные по поставщикам и другие бизнес-данные.
Отсутствие мотивации руководства
Руководство часто рассматривает закупки как второстепенные по значимости для компании, и, как следствие, технологическим улучшениям и совершенствованию процессов в этой области не уделяют должного внимания.
Плохая реализация
Работники компаний привыкли к простым и интуитивно понятным интерфейсам в своей обычной жизни и хотят, чтобы их бизнес-среда была такой же. ИТ-решения для закупок не всегда соответствуют этим стандартам. Функционал закупочных систем часто перегружен специфическими нюансами, а удобство пользователей отходит на второй план.
Непрерывные изменения
В снабжении участвует как сам отдел закупок, так и подразделения, непосредственно размещающие заказы на товары и услуги. И у тех, и у других внутренние процессы постоянно меняются, в результате в системе закупок не существует набора стабильных требований. ИТ-решения должны быть гибкими и адаптивными, чтобы можно было реагировать на меняющиеся условия.
Как автоматизировать процессы S2P?
Число операций, которые можно автоматизировать, постоянно увеличивается. Рассмотрим наиболее перспективные технологии для внедрения в закупочных процессах.
Роботизированная автоматизация процессов (RPA)
В основе большинства RPA-программ лежат простые правила, позволяющие воспроизводить повторяющиеся действия, которые иначе выполнялись бы сотрудником компании. Преимуществом RPA является то, что ботам необходим доступ к системе так же, как и человеку, то есть через пользовательский интерфейс. А значит, RPA-боты легко интегрируются в различные процессы: обработку счетов, работу с актами сверки, подготовку предложений по оплате, обработку платежей, составление отчетов и др.
Алгоритмы машинного обучения (ML)
Алгоритмы могут решать задачи, которые подразумевают сложные правила. ML подходит для автоматизации процессов, требующих определенной степени рассуждений и выбора. Например, таких как разнесение транзакций по статьям расходов – критически важный первый шаг в обработке счетов.
Технологии интеллектуального рабочего процесса
Такие технологии позволяют связать задачи, выполняемые различными людьми и машинами в единый процесс. Например, компания внедряет интеллектуальный рабочий процесс для оценки рисков по договорам на поставку. В зависимости от степени риска система автоматически распределяет задачи между всеми участниками процесса, которые занимаются онбордингом поставщиков, аккредитацией и сертификацией контрагентов и т.д.
Разговорный ИИ
Чат-боты могут работать с широким кругом вопросов клиентов, выбирая подходящие ответы из заранее записанной коллекции. В s2p-процессах такое решение можно применить для службы поддержки поставщиков и внутренних пользователей.
Каковы основные преимущества?
Автоматизируя s2p-процессы, компании могут достичь следующих преимуществ:
- Сокращение затрат, в частности, на обработку счетов и бэк-офис.
- Ускорение процесса, поскольку PRA-технологии могут работать непрерывно.
- Меньшее количество ошибок за счет снижения человеческого фактора.
- Большая прозрачность для более эффективного принятия решений.
- Снижение уровня сложности, поскольку различные s2p-процессы могут быть унифицированы и стандартизированы.
- Команда закупщиков может сосредоточиться на более важных задачах, имеющих стратегическое значение.
Вендоры систем для автоматизации s2p-процессов помогают компаниям оптимизировать закупочные процессы и повышать производительность за счет внедрения единой системы вместо отдельных, не связанных между собой решений.
B2B Altis — российский облачный продукт для сквозной автоматизации закупочных процессов, созданный с учетом специфики отечественного рынка. Опыт клиентов показал, что внедрение B2B Altis позволяет снизить операционные издержки на закупочную деятельность до 30%, сократить лидтайм от заявки до приемки товара в 2 раза и оптимизировать закупочные цены по товарам и услугам до 20%.
Источник: https://research.aimultiple.com/s2p—automation/
Перевод: Кристина Мелюк