Аудиторский след в закупках и все, что нужно о нем знать

31.10.17

Аудиторский след полезен компаниям со многих точек зрения: он позволяет укрепить внутреннюю структуру, способствует эффективному отслеживанию и сохранности финансовых документов, и даже может напрямую повлиять на корпоративную культуру вашего бизнеса.

Аудиторский след убережет вашу компанию от внутреннего мошенничества, болезненных аудиторских проверок, отказа в финансировании и несоблюдения нормативных требований. Для того чтобы лучше понять, какие преимущества обеспечивает компании аудиторский след, давайте детально разберем основные вопросы, связанные с этим понятием.

Что такое аудиторский след?

Аудиторский след, или журнал аудита, представляет собой полную историю закупки. Сюда входят все документы (бумажные или электронные), имеющие отношение к сделке. Другими словами, аудиторский след позволяет вам отслеживать каждый шаг закупки.

Практическая польза аудиторского следа определяется тем, насколько полно ведется учет данных по закупке. Например, если ваша компания заплатила определенную сумму за тот или ной продукт, аудиторский след по этой покупке должен отражать каждый этап закупочного процесса, включая самый первый шаг — подачу заявки на закупку сотрудником, которому данный продукт понадобился.

Если эти данные фиксируются должным образом, аудиторский след поможет избежать наиболее распространенных ошибок, которые отравляют жизнь и мелким, и крупным компаниям. Качественный аудиторский след свидетельствует о наличии эффективного внутреннего контроля в компании.

Если раньше основным методом учета было ведение бумажных документов, то сейчас многие компании переходят на полностью электронные системы. Это помогает сэкономить время на поиск необходимой информации, а также физическое пространство, которое потребовалось бы для хранения кип бумажных документов.

Понятие аудиторского следа не ново, но именно сейчас существуют возможности стабильно поддерживать его в компании любого размера.

Какие преимущества дает аудиторский след?

Для различных компаний (в зависимости от величины, культуры и других факторов) важны разные преимущества, однако наличие аудиторского следа обеспечивает и универсальные выгоды, а именно:

  1. Предотвращает мошенничество

Здесь все просто: вы можете контролировать, что происходит внутри компании. Благодаря четкой регистрации данных любые нестыковки легко выявить и анализировать. А поскольку сотрудники будут знать, что любое мошенничество быстро обнаружится, вероятность того, что они попытаются провернуть нечто подобное, будет близка к нулю.

  1. Делает проверки проще

Большинство компаний находятся в постоянном страхе перед налоговой проверкой. Аудит будет казаться не таким болезненным, если соответствующие учетно-отчетные документы ведутся должным образом.

Если по каждой закупке имеется четкий аудиторский след, аудитор сможет быстро оценить, насколько законной была сделка. Аудиторы смогут работать быстрее, а значит, расходы на оплату их услуг будут меньше, и меньше времени будет потрачено на сам процесс, что, определенно, на руку всем заинтересованным сторонам.

Издание «The Journal of Accountancy» рекомендует всегда обеспечивать аудиторский след, поскольку нежелательно, чтобы аудиторы сочли внутренние методы контроля компании недостаточно эффективными. Если в компании нет аудиторского следа или он недостаточно полный, это сразу же вызовет подозрения у проверяющего аудитора, а это значит, что, скорее всего, проверка затянется и будет очень тщательной.

  1. Повышает шансы получить инвестиции или займы

Оценивая перспективы сотрудничества с компанией, инвесторы всегда проводят проверку благонадежности партнера. Предоставляя им четкие данные, которые можно легко и быстро проверить,  вы тем самым демонстрируете наличие эффективного внутреннего контроля и позиционируете себя как надежный проект, ценность которого в глазах инвесторов повышается.

То же самое применимо и к ситуации, когда компании нужно получить заем, или когда некоммерческая организация подает заявку на получение гранта: четкость в ведении журналов аудита говорит о том, что компании заботится о своей репутации как надежного партнера и гарантирует инвесторам, что с финансовой отчетностью компании все в порядке.

  1. Дает возможность исправлять ошибки и экономит время 

Ошибки иногда случаются, а их выявление и исправление может отнимать много времени.

Аудиторский след, который охватывает все совершенные операции и легкодоступен, позволяет быстро находить и анализировать ошибки, экономя драгоценное время. Это очень важно, ведь во всех иных случаях пришлось бы провести десятки напряженных часов в попытке найти все документы, связанные со сделкой.

А поскольку аудиторский след фиксирует все, включая малейшие правки или изменения, сделанные в процессе сделки, исключается риск того, что несколько сотрудников исправят одну и ту же ошибку несколько раз.

  1. Позволяет соблюдать нормативные требования   

Компаниям крайне невыгодно оказаться замеченными в несоблюдении стандартов – это может быть чревато потерей денег, контрактов, а также штрафами. Какие именно стандарты применимы к компании, зависит от конкретной отрасли, и эти требования могут оказаться для вас сюрпризом. Проверьте, какие именно стандарты действуют в вашей отрасли, а наличие аудиторского следа позволит с легкостью соблюдать их.

Как работает аудиторский след?

Аудиторский след начинается с первичного документа (счет, квитанция, ордер и.т.п.) и включает всю документацию, связанную с конкретной закупкой. Эти материалы отражаются в главной бухгалтерской книге, где хранятся все бухгалтерские данные.

Между этими основными «точками» есть несколько этапов, детализирующих процесс закупки. Аудиторский след может быть очень простым или очень сложным, в зависимости от типа сделки и от того, насколько строгие методы внутреннего контроля действуют в компании.

Самый обычный аудиторский след выглядит так. Некая компания планирует приобрести новый компьютер. Сначала кто-то из сотрудников формирует заказ на закупку, который служит обоснованием закупки. Затем, когда компьютер куплен, продавец выдает чек, в котором указаны все детали покупки. Оба упомянутых документа, как и все прочая информация, имеющая отношение к данной закупке, будет являться частью аудиторского следа.

Если с закупкой возникли какие-либо проблемы, все шаги процесса можно обратно отследить и проанализировать. Если есть подозрения относительно возможного мошенничества со стороны сотрудников, все данные будут проверены.

Как должен работать ваш аудиторский след

Для того, чтобы получить максимальные преимущества аудиторского следа и избежать проблем, необходимо выполнить несколько условий.

Во-первых, убедиться, что у вас есть соответствующие технические возможности. Речь идет об объеме и полноте электронных записей, которые фиксируются через бухгалтерское программное обеспечение. К сожалению, большая часть бухгалтерских компьютерных программ едва ли позволяют обеспечить прозрачность расходов: в них недостаточно функций для создания аудиторского следа или хотя бы некоего его подобия, которое было бы достаточно информативным.

В большинстве бухгалтерских программ, устанавливаемых на жесткий диск компьютера, не предусмотрена возможность хранения данных, составляющих аудиторский след по каждой сделке. Кроме того, их функционал в части отражения хода закупочного процесса, сильно ограничен.

Например, система может хранить данные по закупке, но в ней не будут отражены действия, предшествующие моменту продажи, а значит вопросы «кто заказал товар?», «кто одобрил заявку?», «кто вносил изменения в заказ?», «какие именно изменения были внесены?», «кто получил заказ?», а также «когда заказ был получен?» будут оставаться без ответа.

Аудиторский след теряет свое значение, если вы у вас нет ответов на эти вопросы. Поэтому имеет смысл выбрать решение для управления расходами, которое можно легко интегрировать с вашим бухгалтерским программным обеспечением.

Наконец, нужно будет назначить одного или нескольких сотрудников для регулярной проверки аудиторских следов в рамках «внутреннего аудита». Это позволит свести к минимуму вероятность мошенничества и гарантировать на случай реального аудита, что ваша финансовая отчетность всегда в порядке.

По материалам https://blog.procurify.com

Перевод: Кристина Мелюк, B2B-Center.

Похожие статьи: