ПАО «Ашинский метзавод» создало систему работы с покупателями, которая сохраняет просроченную дебиторскую задолженность на минимальном уровне. Про основные принципы работы с заказчиками рассказал главный внутренний аудитор предприятия Игорь Жаринов. С этим проектом завод победил в премии «Лидер конкурентных продаж» в этом году.
Игорь Жаринов, главный внутренний аудитор «Ашинского метзавода», получает награду на церемонии награждения.
С чего все началось?
В условиях высокой конкуренции и неопределенности на рынке существенное преимущество получают те компании, которые способны эффективно управлять существующими рисками при достижении своих целей.
Риск неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентами своих обязательств по договорам поставки для многих предприятий является одним из ключевых. Перед нами стояла конкретная задача – минимизировать риск образования просроченной дебиторской задолженности, возникающей при реализации продукции с отсрочкой платежа.
Проведенный внутренний аудит процесса сбыта готовой продукции выявил серьезные «пробелы» в действующей системе внутреннего контроля, что являлось одним из факторов образования просрочки.
Какое решение нашли?
В 2016-2017 гг. мы разработали эффективные контрольные процедуры и встроили их в действующий бизнес-процесс. В результате предприятие обеспечило системный подход к процессам, повысило их прозрачность и последовательность, повысило эффективность системы внутреннего контроля и снизило ключевые риски. Это произошло в том числе за счет повышения уровня автоматизации, своевременного принятия корректирующих действий, а также повышения дисциплины при выполнении своих функций подразделениями.
Нормативные документы как основа системы
Основной для работы с покупателями стали внутренние нормативные документы, которые мы разработали и внедрили за это время.
Методики:
Оценки благонадежности контрагентов. Её цель — повышение мер должной осмотрительности при взаимодействии с контрагентами. Детально описаны контрольные процедуры, направленные на своевременное выявление признаков проблемности контрагента на этапе заключения договора поставки, либо его пролонгации.
Оценки кредитных рисков. Установлен порядок выявления и определения уровня кредитного риска и расчетного лимита кредитования при установлении условий оплаты покупателям продукции ПАО «Ашинский метзавод». Проводится оценка влияния финансового состояния покупателя на его способность к погашению своих обязательств по договору.
Стандарт предприятия «Управление договорами купли-продажи, поставки, оказания услуг».
В рамках доработки существующего стандарта разработана матрица мероприятий по управлению рисками, исходя из условий заключаемого договора и существенности рисков. Установлен обязательный порядок проверки благонадежности контрагентов по заданным критериям. Определены маршруты визирования, обязанности и ответственность служб при согласовании договоров. При оформлении взаимоотношений с контрагентами в приоритетном порядке применяются разработанные типовые формы договоров поставки.
Положения:
По формированию условий расчетов с контрагентами по договорам поставки продукции/оказания услуг. Введены стоп-факторы, при наличии которых кредитный лимит не предоставляется либо блокируется. Формализован контроль за корректностью внесения условий оплаты в корпоративной информационной системе (КИС): разделены полномочия на формирование/утверждение перечня покупателей с отсрочкой платежа. Установлена матрица принятия решений о предоставлении кредитных лимитов в зависимости от суммы лимита и наличия факторов риска. Сформирован Кредитный комитет для принятия взвешенных решений по спорным вопросам, проблемным контрагентам.
По проведению финансовой проверки заказов на продажу готовой продукции. Установлены основные правила взаимоотношений с контрагентами в зависимости от условий договора и значимости контрагента. Выделяются три категории покупателей: ключевые клиенты, клиенты на условиях отсрочки платежа, клиенты на условиях предоплаты.
С помощью КИС автоматизирован контроль поступления оплаты за отгружаемую продукцию и контроль соблюдения лимитов кредитования. Таким образом исключен человеческий фактор — предотвращается отгрузка контрагентам, нарушающим условия оплаты.
По управлению дебиторской задолженностью. Формализован порядок работы комиссии по управлению дебиторской задолженностью и действия подразделений. Закреплена ответственность при работе с дебиторской задолженностью с детальным описанием контрольных процедур. Автоматизирован процесс формирования уведомлений о наступлении сроков оплаты и рассылка их покупателям. С использованием автоматизированных информационных систем налажен процесс по своевременному выявлению факторов проблемности в отношении контрагентов, принятию превентивных мер по недопущению образования просроченной дебиторской задолженности – ведется ежедневный мониторинг.
Временное положение о порядке формирования цены реализации на металлопрокат. Цель — обеспечить прозрачности ценообразования, корректное применение скидок и приплат. Создание системы внутреннего контроля за корректностью и эффективностью формирования цены. Формализован и автоматизирован процесс ценообразования на реализуемую продукцию основных цехов завода. Обеспечена связь себестоимости продукции, цены прайса, цены заказа и требуемой рентабельности. Введен набор коммерческих скидок/приплат, учитывающих риски контрагентов. Достижение стратегических целей при определении ценовой политики обеспечивается за счет индивидуальных скидок значимым покупателям. Полномочия по их применению распределены, закреплены нормативным документом. Принимаемые решения фиксируются в КИС.
Каких результатов добились?
В результате вместе с увеличением суммарного лимита предоставленных товарных кредитов доля необеспеченных лимитов снизилась с 81% до 61%. Увеличение необеспеченных лимитов допускается только покупателям с низким риском.
При увеличении объемов отгрузки доля просроченной дебиторской задолженности за отгруженную продукцию снизилась более, чем в три раза и сохраняется на минимальном допустимом уровне.
Отмечено уменьшение количества случаев нарушения сроков оплаты и среднего количества дней просрочки оплаты, а также снижение суммы несвоевременной оплаты. В 2017-2018 году не было допущено ни одного случая образования просроченной дебиторской задолженности, безнадежной к возврату.
На мой взгляд, платежная дисциплина покупателей во многом зависит от самого поставщика. Помимо четко выстроенного процесса компания сама должна иметь безупречную репутацию с точки зрения исполнения своих обязательств: по срокам исполнения заказов, качеству продукции, а также умения отстаивать свои права и интересы в рамках правового поля. Это немаловажный фактор для того, чтобы добиться высокой платежной дисциплины покупателей.