Проактивное взаимодействие с заказчиком повышает шансы поставщика на честную победу в закупочных процедурах. Это касается и регулируемых законами №№ 44-ФЗ и 223-ФЗ торгов, и заказов коммерческих компаний. Полезными советами для поставщиков делится тендер-менеджер ритейлера цифровой техники е2е4 Вячеслав Коновалов.
Где найти?
Информацию о крупных закупочных процедурах заказчики обычно публикуют на общедоступных ресурсах — электронных торговых площадках. Все условия проводимой процедуры должны быть описаны в закупочной документации. Обычно этих сведений достаточно, чтобы принять решение об участии.
Как подготовить предложение?
Предложение поставщика должно отвечать всем требованиям федерального закона, по которым проводится процедура, и требованиям заказчика, которые прописаны в закупочной документации.
Советы для поставщиков, готовящих заявку на участие в тендере:
- Ни шагу от документа. Внимательно читать закупочную документацию и готовить заявку в полном соответствии с указанными в ней требованиями;
- Обязательно указать страну происхождения, торговое наименование фирмы-производителя товара, ИНН учредителя организации, от имени которой подается заявка;
- Все по ТЗ. Описывать характеристики предлагаемого к поставке товара так, как они описаны в техническом задании, исключая словосочетания типа «не более», «не менее», «не должно быть» и т.п.;
- Не забыть про контакты. Включать в заявку основные сведения и контакты организации, от имени которой подается заявка;
- Семь раз проверить. Большинство ошибок — это несоответствие заявки установленным требованиям закона и закупочной документации. Это могут быть неправильно подобранный товар, неполный перечень документов или ошибки в описании товара, поэтому рекомендация здесь одна: быть внимательным при составлении и проверять несколько раз.
Не изобретайте велосипед
При оформлении заявки лучше использовать формы, предложенные заказчиком — это облегчит проверку заявки и заказчику, и поставщику.
Если при оценке документации возникают вопросы, то можно позвонить по телефонам, указанным в документации и задать их представителю. Обычно заказчик идет на контакт и на вопросы отвечает, либо дает контакты лица, способного ответить. Однако следует понимать, что заказчик не обязан это делать и может прямо отказать.
Если вопрос касается несоответствия информации в закупочной документации или ошибки в описании технической части закупаемого товара, то можно запросить официальное разъяснение на электронной площадке. Это предусмотрено законом и на площадке есть соответствующая функциональность. Если вопрос касается порядка проведения процедуры, то нужно искать ответы в законе/положении о закупках/закупочной документации.
По полочкам
Самые распространенные закупки проходят по закону № 44-ФЗ, в рамках которого, в основном, работают государственные бюджетные организации. Закон четко регламентирует рамки закупочной деятельности и заказчик должен строго его соблюдать. Также закон разъясняет порядок и сроки проведения процедур.
Процедуры, проводимые по закону № 223-ФЗ, регламентируются Положениями о закупках. Его используют в работе крупные естественные монополии, государственные компании и автономные бюджетные учреждения. Положение прописывает сам заказчик, руководствуясь законом, Гражданским кодексом, внутренними особенностями и нормативными документами. Положение не должно ограничивать прозрачность и конкурентность проводимых процедур. С текстом положений можно ознакомиться на сайте Единой информационной системы в сфере закупок или на официальных сайтах заказчиков.
Закон дает некоторую свободу в закупочной деятельности заказчику и позволяет проводить тендеры «по своим правилам». Зачастую заказчики устанавливают дополнительные требования к содержанию, полноте заявки и дополнительным документам во второй части.
Коммерческие организации могут проводить процедуры так, как им удобнее это делать. Это могут быть закрытые торги проводимые простыми запросами предложений от поставщиков на электронную почту, открытые конкурсы или аукционы на понижение цен, объявленные на коммерческих электронных площадках. В качестве коммерческих площадок используются либо общие — «Фабрикант» и B2B-Center, либо собственные торговые площадки крупных предприятий.
Будьте проактивными
У каждого тендера свои особенности и нюансы, мы выделили два залога честных побед:
Первое — знайте назубок и хорошо разбирайтесь в законах, регламентирующих торговую и закупочную деятельность.
Второе — идите навстречу заказчикам: сотрудничайте, предоставляйте им ценовую информацию о товаре, помогайте описывать технические характеристики закупаемого товара и предлагайте профессиональную консультацию по подбору техники, которая будет удовлетворять потребности организации.
Это поможет наладить раннее взаимодействие с заказчиком. На момент публикации процедуры на площадке вы будете знать о ней больше, чем конкуренты. Это позволит быстрее других подготовиться и раньше зарезервировать товар, возможно, по лучшей цене и на лучших условиях.
Взаимодействие с заказчиком на этапе формирования потребности определенно повышает шансы на честную победу в тендере. Мы стараемся максимально помочь каждому обратившемуся клиенту, даже если не известен срок проведения процедуры или нас просят в сотый раз переделать документы. Это себя оправдывает: при возникновении потребности в вашем товаре клиент вспоминает о вас и все старания возвращаются сторицей.
Фото: www.shutterstock.com.