Для автоматизации бизнес-процессов, связанных с закупочной деятельностью компании, существует особый вид программного обеспечения — SRM-системы (от англ. Supplier Relationship Management System — система управления взаимодействием с поставщиками).
О преимуществах, видах и выборе таких систем рассказывает Алексей Шелков, руководитель направления электронных закупок группы компаний ITPS.
Ранее в понятие SRM-систем включали лишь автоматизацию проведения закупочных процедур, сейчас же под ним всё чаще подразумевают всё, что так или иначе связано с автоматизацией закупочной деятельности— начиная от планирования, сбора и консолидации потребностей, оценки, анализа и выбора оптимальных поставщиков до непосредственной поставки, регистрации счетов-фактур и контроля исполнения договоров.
Как правило, современное ПО позволяет автоматизировать:
- Сбор и формирование потребности. Формирование и согласование годовой программы закупок предприятия;
- Формирование, планирование и согласование закупочных процедур;
- Ведение базы данных поставщиков;
- Предквалификацию и аттестацию поставщиков;
- Проведение закупочных процедур и выбор источника поставок;
- Контрактование;
- Регистрацию поступлений и счетов-фактур;
- Отчетность и анализ закупочной деятельности.
В чем преимущества?
Такая автоматизация позволяет компании снижать затраты на закупки за счет консолидации потребностей своих подразделений и дочерних обществ, а также выбора поставщиков по результатам проведения аукционов и тендеров, т.е. по оптимальным ценам.
Среди существенных эффектов внедрения SRM-системы:
- Повышение прозрачности и управляемости процесса закупки за счет унификации процедур, обеспечение конфиденциальности данных;
- Снижение расходов на проведение закупок;
- Возможность пользоваться оптимизированной базой данных проверенных поставщиков;
- Вовлечение поставщиков в процесс материально-технического снабжения компании;
- Возможность электронного документооборота с поставщиками.
Часто основным преимуществом становится повышение конкурентности закупок за счет расширения круга участников торгов. Один из наших заказчиков в нефтегазодобыче в результате автоматизации закупок с помощью SRM-системы повысил среднее количество предложений до 7,5 на одну закупочную процедуру.
Какие виды SRM-систем существуют?
Согласно отчету Gartner Magic Quadrant за 2016 год явными мировыми лидерами в области решений по управлению закупками являются Coupa и SAP с основным продуктом Ariba. Также в России существуют отечественные разработки от 1C и ITender.
Альтернативой приобретению дорогостоящего ПО и созданию на его основе корпоративной торговой площадки может являться использование коммерческих электронных торговых площадок и облачных решений, которые предоставляются по модели on-demand, т.е. по запросу пользователя.
Существующие на рынке системы предоставляют множество возможностей по настройке под конкретного заказчика, поэтому разрабатывать новое ПО промышленного уровня «с нуля» иногда оказывается дороже и в разы дольше.
Как выбрать?
Для выбора той или иной SRM-системы мы рекомендуем ряд критериев. Во-первых, заказчик должен выяснить насколько продукт покрывает заявленные для автоматизации бизнес-процессы компании. Во-вторых, оценить не только стоимость приобретения продукта, схему лицензирования и стоимость лицензий, но и стоимость владения им — будущие затраты компании на поддержку и модернизацию. Наконец, важно оценить качество вендорской поддержки, регулярность обновления ПО с устранением различных ошибок и проблем, а также узнать о планах вендора по дальнейшему развитию и поддержке продукта.
Фото: www.shutterstock.com, предоставлены ITPS.