За последние несколько лет высокие технологии кардинально изменили сферу корпоративных закупок. ERP-системы и электронные торговые площадки стали привычными инструментами для российских производственных компаний. Сегодня мы представляем обзор новых IT-решений, которые призваны вывести закупочную деятельность на следующий уровень эффективности.
Автоматические закупки для ритейла
Решения, которые автоматизируют закупочные процессы, активно развиваются в отдельных сегментах ритейла. Яркий пример — кафе и магазины при сетевых автозаправках.
— Ассортимент кафе и магазина при АЗС — около 3000 товарных единиц. При этом, согласно сложившимся стандартам, станции могут сделать заказ от 500 руб., что при российских расстояниях разорительно для поставщика, не обладающего инструментами консолидации товарных потоков, — объясняет Александр Кузьмин, генеральный директор РусХОЛТС – компании, которая занимается снабжением заправочных станций нетопливными товарами.
Ситуация усугубляется тем, что крупные сети АЗС строятся путем покупки более мелких, каждая из которых использует собственные системы учета: электронные таблицы Excel, «1С» и другие. Это делает невозможным применение стандартных решений, поэтому РусХОЛТС разработал и успешно внедрил ряд сервисов: «Автозаказ», удаленного мониторинга кофемашин и другого технологического оборудования.
В результате была создана система автоматизированного сбора информация о всех товарах на заправках в режиме онлайн, на основе которой ежедневно формируются отчеты о потребностях в том или ином товаре на конкретной станции. Сотрудники АЗС используют эти документы для размещения заказов у поставщиков или сервисных организаций, обслуживающих АЗС.
Система исключила необходимость проведения сотен тендеров по каждому закупаемому товару, повысила прозрачность процесса и уровень контроля. Заказчику достаточно выбрать одного или нескольких операторов, которые в дальнейшем будут оказывать комплексные услуги по управлению поставками товаров и услуг в рамках договорных условий.
От агрегаторов к тендерным CRM-системами
Специальные программы-агрегаторы торговых процедур давно привычны для рынка закупок. Они призваны помочь специалистам компаний-поставщиков и автоматизировать мониторинг большого числа электронных торговых площадок. Однако этот вид решений непрерывно развивается.
— Изначально программы позволяли осуществлять только поиск тендеров, но в процессе развития в некоторых из них появилась возможность формирования аналитических отчетов по рынкам или компаниям. Использование аналитической информации позволяет пользователям заранее оценить вероятность выигрыша того или иного тендера, а также оценить динамику цен в интересующей отрасли, — рассказывает исполнительный директор FindTenders.ru Владимир Ивлиев.
По словам эксперта, сейчас популярность приобретают IT-решения для работы не одного сотрудника, а целого подразделения в рамках компании. Такие программы, которые называют тендерными CRM-системами, помогают выстраивать коммуникацию внутри отдела, контролировать его работу, использовать совместное облачное хранилище и общаться в корпоративном чате.
— Если же говорить о проблемах, которые до сих пор не решены, то единственной сложностью является поиск по документации в том случае, если заказчик прикрепил в качестве официальных документов сканы картинки или рукописного текста. Такие закупки отследить практически невозможно, — отмечает Владимир Ивлиев.
Миграция справочника в облако
Новый этап автоматизации закупочной деятельности связан и с внедрением решений для управления нормативно-справочной информацией. Компании проводят закупки на основе справочников закупаемой продукции, в которых хранится информация о позициях, характеристиках, единицах измерениях и прочих параметрах.
При этом во многих организациях отсутствует единая информационная среда, когда разные подразделения используют свои термины и правила описания продукции. В результате коммуникация между производственными цехами, закупочным подразделением, складами и потенциальными поставщиками крайне затруднена. Что повышает риски ошибочных закупок, прямых и косвенных убытков, снижает эффективность закупочной деятельности.
Создание единой информационной среды на предприятии позволяет решить эти проблемы. Все подразделения и потенциальные поставщики получают универсальный язык для общения друг с другом, что сокращает возможные издержки.
По такому пути пошла компания АО «Кордиант», которая весной этого года внедрила комплексное облачное решение для управления нормативно-справочной информацией (НСИ) в сфере закупок. Система объединила в одно целое управление справочником закупаемой продукции и торговыми процедурами в электронной форме, а также позволила унифицировать и автоматизировать учет по закупкам.
Фото: www.shutterstock.com.