Пандемия COVID-19 повлияла не только на повседневную жизнь, но и на всю отрасль закупок. Компании вынужденно переводили целые отделы на удаленную работу.
О том, как изменились закупки «АКАДО Телеком» из-за ограничений, рассказал руководитель направления департамента закупок и логистики Сергей Щербинин.
— Как ограничения из-за пандемии повлияли на работу вашего департамента?
— Мы занимаемся связью и у нас непрерывный цикл производства, поэтому перевести на удаленку всю компанию мы не могли. Когда мэр Москвы объявил режим самоизоляции, то все закупщики стали работать из дома. На рабочих местах остались работники склада и сотрудники, которые отвечают за заключение договоров и подключение оборудования. Конечно, все они работали со всеми мерами предосторожности: маски, перчатки, антисептики.
— А что стало с объемами и количеством закупок? Все осталось без изменений или пришлось скорректировать цифры из-за пандемии?
— Наш департамент не определяет объем и количество закупок. Мы получаем заявки на работы или поставку оборудования от внутренних заказчиков, а затем выполняем их.
Самым тяжелым для нас оказался апрель — первый месяц самоизоляции. Не все поставщики могли работать, а некоторые просили у нас справки, чтобы их пустили на склады за продукцией.
Но даже в таком режиме мы выполнили все заказы, что очень хорошо. Нам удалось оперативно выполнить все формальности, т.к. многие закупки компании связаны с проектами для Правительства Москвы и других госорганов.
— Получается, что вы относитесь к отраслям, которые выиграли в условиях пандемии?
— Мы точно не проиграли: убытков не возникло, а это главное.
— А как на ваши закупки повлияло закрытие границ? Были проблемы с поставщиками, которые не могли что-то поставить из другой страны или региона?
— До режима самоизоляции мы активно привлекали новых поставщиков, поэтому у нас был выбор. Это нам помогло. Самоизоляция не стала для нас катастрофой, которая нарушила процессы компании.
— В этих условиях вы были готовы работать с новыми поставщиками? Или предпочитали тех, с кем уже выстроены отношения?
— Для срочных проектов в период карантина мы проводили прямые закупки у поставщиков, которые до этого выигрывали наши тендеры. У нас уже был опыт взаимодействия, поэтому работать с ними в условиях самоизоляции было проще.
Тем более такие закупки часто проходили в ускоренном режиме: камеры надо поставить уже завтра, а сегодня заключить договор и провести оплату. На такие условия шли поставщики, которые нам доверяют.
По остальным проектам работали в обычном режиме, в том числе с компаниями, которые сотрудничали с нами впервые.
— На каких условиях вы готовы рассматривать новых поставщиков?
— У нас стандартные условия для участников закупок. Мы соблюдаем все нормы антимонопольного законодательства России, и хотим, чтобы поставщики поступали так же.
— Что можете посоветовать компаниям, которые еще не стали вашими поставщиками? Как им участвовать в закупке, чтобы победить?
— Первый совет — внимательно читайте извещение о закупке и закупочную документацию. Мы часто видим, что многие поставщики этого не делают. В итоге вносят не те данные, забывают прикладывать к заявке необходимые документы или даже коммерческое предложение.
Это отнимает время. Нам приходится дополнительно запрашивать документы или проводить переторжки, чтобы участники вовремя обновляли предложения. В некоторых случаях невнимательные поставщики автоматически не допускаются на следующий этап.
При этом у нас нет скрытых требований, которые написаны мелким шрифтом в последней сноске документа. Все критерии четко описаны в извещении.
Второй совет — учитесь работать в закупках. Сейчас есть курсы для заказчиков и поставщиков, в том числе на площадке B2B-Center. Вам расскажут, на что обращать внимание, какие документы прикладывать и объяснят законодательные нормы.
Если честно, печалит безответственность некоторых поставщиков. Иногда нам задают технические вопросы: как подать заявку? Мы отправляем их в техподдержку площадки. Поэтому сотрудники, которые отвечают за участие в тендерах, должны уметь работать в интерфейсе ЭТП.
Третий совет — изучайте детали закупок. Например, мы предлагаем разные варианты оплаты: 100% предоплата или отсрочка на 30, 60, 90 дней. Если мы видим, что один поставщик предлагает цену 100 тысяч рублей и предоплату, а второй — 101 тысячу и рассрочку на 60 дней, то выберем второе предложение. Формально оно дороже, но для заказчика выгоднее.
— Какие уроки вы извлекли из ситуации с пандемией?
— Лично для меня ситуация не стала каким-то испытанием. Я и до этого работал удаленно, поэтому мне было довольно легко.
— А как пандемия изменила работу вашей команды?
— Не могу сказать, что она сильно на нас повлияла. Мы работали в штатном режиме. Вся компания быстро адаптировалась к новым условиям. Руководство всегда было на связи, поэтому было довольно просто подписывать документы. Поэтому нам удалось во время самоизоляции выполнить все задачи в штатном режиме.