Цифровые закупки и smart-контракты приходят и в консервативные отрасли. Про особенности бизнес-процессов и сложности на пути диджитализации закупок сельскохозяйственных компаний рассказывает директор департамента закупок агрохолдинга «Степь» Сергей Шумейко.
В этом году компания отмечена премией «Лидер конкурентных закупок» за успехи в модернизации закупочных бизнес-процессов в сельском хозяйстве.
– Расскажите об особенностях закупок в сельском хозяйстве. В чем их сложность?
— Главная особенность в том, что линия производства непосредственно связана с использованием земли, природной сферы, биологических факторов растений, животных. А также сельское хозяйство напрямую зависит от погодных условий, которые нельзя предугадать. Отсюда и основная проблема с планированием закупок. В сельском хозяйстве с точностью до 100% спланировать закупки практически невозможно. Конечно, когда появляются внеплановые закупки, мы их оперативно прорабатываем открытым способом. Закрытые закупки практикуются только в экстренных и срочных случаях.
Для получения максимальной эффективности для нас важно четко соблюдать сроки технологических операций. Основные функции департамента закупок – качественное, своевременное обеспечение производственных процессов в установленные сроки. У нас нет права на ошибку, к примеру, срыв поставки сырья всего на несколько дней может привести к нарушению технологических процессов и, следовательно, колоссальным убыткам для компании.
Что касается экономии в отрасли, то нужно кое-что понимать. Основные статьи затрат приходятся на удобрения, семена, средства защиты растений, корма, ГСМ, технику и т.п. Практически все эти статьи связаны напрямую с волатильностью курса, потому что большая их часть закупается за рубежом.
Основной секрет эффективности закупок кроется в грамотно подобранной команде закупщиков. На этапе отбора специалистов, одним из основных критерий отбора кандидатов было наличие опыта работы в этом сегменте со стороны заказчика, производственника. Вся команда департамента закупок состоит из профессионалов, которые глубоко знают специфику своего сегмента, они умеют подбирать аналоги различных товаров, знают конъюнктуру рынка и могут говорить с заказчиками на одном языке. Такой подход со временем помог выстраивать стратегии по каждой категории товара. В результате мы внедрили принцип категорийного менеджмента, а все решения принимаются коллегиально. За счет такой модели управления удается достичь экономического эффекта.
– Расскажите, как давно создан департамент закупок? Как организовано управление процессом?
– Департамент закупок создан в конце 2016 года. До этого закупки не носили централизованный характер, мне пришлось полностью выстраивать работу с нуля. Основная функция департамента – обеспечение своевременных поставок и экономия денежных средств за счет синергии от консолидации.
Уже в начале 2017 года была сформирована команда, разработана и утверждена функциональная стратегия департамента на год, централизованные закупки носили массовый характер. Решение при выборе поставщиков начала принимать закупочная комиссия, также была создана система электронного документооборота.
Таким образом, уже за первый год работы департамента удалось сэкономить до 25% от объема закупок, и это были первые шаги на пути к автоматизации закупочного процесса. За последние 2 года наша компания существенно выросла, ежегодно к нам присоединяются новые активы, реализуются масштабные инвестиционные проекты. Соответственно и общий SPEND закупок значительно увеличился. Здесь без централизации закупочной функции не обойтись.
– Насколько ваша компания открыта рынку? Трудно ли стать поставщиком агрохолдинга?
– Основной принцип закупочной деятельности – открытые способы закупок. К своим торгам мы стараемся привлечь максимальное количество участников. Очевидно, что за счет конкуренции мы получим лучший результат. Информация о лотах опубликована на нашем сайте в разделе «Закупки», там же указаны организаторы торгов и их контакты.
С начала прошлого года мы публикуем план закупок на год в разрезе статей затрат, номенклатур и период реализации. То есть поставщикам достаточно зайти на сайт агрохолдинга и узнать всю информацию по будущим процедурам.
Кроме этого, у нас есть собственный реестр поставщиков, который постоянно пополняется. На сегодня поставщиков в нем порядка 500 компаний. Есть и свой реестр недобросовестных поставщиков, но компаний там не так много, где-то 1,5 % от общего числа. В основном это поставщики, которые не выполняют свои обязательства по контракту.
– Расскажите о роли конфликтной комиссии в закупках вашей компании?
– Создал комиссию наш основной акционер — группа компаний АФК «Система». Основная ее задача – урегулирование спорных ситуаций и рассмотрение жалоб, которые возникают при проведении закупочных процедур в каждой компании. Обратиться в комиссию может любой контрагент, в том числе потенциальный, заполнив соответствующую форму на сайте. В состав комиссии входят руководители департаментов закупок от группы компаний, руководители корпоративной безопасности и службы внутреннего контроля. Комиссия рассматривает каждую жалобу, разбирается в причинах и принимает по ним решение.
– Назовите самые распространенные жалобы, которые поступают в комиссию?
– Прежде всего, жалобы приходят от поставщиков, которые не прошли предквалификационный отбор, не подтвердили свой статус или не представили документы и были отклонены. Также были жалобы от «обиженных» поставщиков, которые проиграли в тендере, но уверены, что их предложения лучше и их незаконно отклонили. Но жалоб обычно немного, потому что в большинстве своем мы работаем с проверенными поставщиками. На новичков приходится в районе 15-17%.
– Ваша компания использует в закупках электронные площадки. Расскажите об особенностях сделок на них?
– Признаюсь, пока особых результатов от работы на электронных торговых площадках мы не достигли. Достаточно давно мы работаем на площадке «Сбербанк-АСТ», но опять же специфика отрасли – по сельскому хозяйству очень мало предложений подается на ЭТП. Все-таки большее количество заинтересованных поставщиков приходит через наш сайт или находятся с помощью ручного поиска из того перечня компаний, который у нас уже есть. Сейчас мы начали работать с площадкой B2B-Center и надеемся, что увидим положительный результат.
– Будете оцифровывать закупки холдинг дальше?
– Автоматизация – это путь, которым мы уверенно идем. Разработан модуль закупок для «1С», который позволит уже в этом году заключать smart-контракты. Ранее мы составляли дефектные ведомости в простой таблице Microsoft Excel: вручную добавляли сотни наименований, анализировали данные и сводили их в общую ведомость. При этом допускалось много ошибок. Достаточно было перепутать артикул или наименование товара и вся закупка производилась неточно. В «1С» таких проблем нет. Составление ведомостей автоматизировано, а ошибки при вводе исключены.
Сейчас мы автоматизируем всю систему от планирования потребности до момента получения заказа. Внедрение системы зависит во многом от готовности наших контрагентов. Вероятно, не каждый поставщик будет готов к таким переменам. Но в наших планах к концу года выйти на 15-20% заключенных smart-контрактов.
Также с помощью модуля закупок мы планируем в 2019 г. автоматизировать процессы: аккредитации, квалификации поставщиков, автоматическое уведомление о старте закупочных процедур, определение победителя по лоту, согласование договора, размещение заказа на поставку. Данное нововведение позволит нам в будущем существенно сократить трудозатраты на организацию закупочных процедур и исключить человеческий фактор.
Ангелина Зеленькова, портал «Торг уместен».
Агрохолдинг «СТЕПЬ» — одна из крупнейших аграрных компаний Юга России, объединяет ряд перспективных сельскохозяйственных предприятий, входит в состав АФК «Система».
Агрохолдинг развивает бизнес по пяти ключевым направлениям: растениеводство, молочное животноводство, интенсивное садоводство, овощеводство и трейдинг сельскохозяйственной продукции. Каждый сегмент имеет свою специфику в закупочной деятельности.
Памятка для поставщиков агрохолдинга «СТЕПЬ».