Проблемы с закупками дорого обходятся компаниям. Сотрудник может по ошибке сделать повторный заказ на поставку, а поставщик — сорвать сроки. В результате чего дополнительные расходы могут достигать 10-30%.
Важно заранее предотвратить проблемы и смягчить их последствия, пока они не обернулись полноценным кризисом. Расскажем про 5 основных ошибок в закупках и дадим рекомендации, как их можно устранить.
-
Повторные или избыточные заявки на закупку
По данным исследования, проведенного в 2022 году компанией OpenEnvoy, до 8,5% выставляемых компаниям счетов-фактур являются «дубликатами». Без формализованного процесса утверждения заявок сотрудники могут повторно закупать продукты или услуги, которые уже были приобретены, или заказывать больше, чем нужно.
Что делать?
Разработать и внедрить порядок проведения закупок, в рамках которого заявка будет утверждаться более, чем одним человеком. Маршрут согласований можно задать в специализированной ИТ-системе – так закупочный процесс будет более наблюдаемым и прозрачным, а сами закупки – исключительно обоснованными.
-
Сотрудники не следуют порядку проведения закупок
У многих компаний вообще нет официального регламента проведения закупок. Такая ситуация часто встречается в стартапах и небольших предприятиях. Если сотрудникам что-то нужно быстро, они могут приобрести товары самостоятельно, а затем запросить у компании возмещение. В результате появляются неожиданные счета на оплату и расходы становятся неконтролируемым.
Что делать?
Внедрить общекорпоративный закупочный регламент, который позволит всем сотрудникам запрашивать и оперативно получать необходимые товары. Четкий бизнес-процесс помогает избежать поспешных и нецелевых расходов.
-
Сотрудники закупают у непроверенных поставщиков
Еще одна распространенная проблема — сотрудники закупают у непроверенных поставщиков, стремясь побыстрее закрыть производственные потребности. Это характерно для организаций, где нет централизованной базы данных об утвержденных контрагентах. Закупки у произвольных компаний могут оказаться дороже и подорвать отношения с аккредитованными партнерами.
Что делать?
Чтобы предотвратить эту ошибку, внедрите инструменты централизованного управления поставщиками. Создайте наглядный и легкодоступный каталог контрагентов. Это позволит вам оперативно согласовывать закупки, минимизировать риски и получать более выгодные условия и цены от поставщиков.
4. Закупки компании незаметно превышают бюджет
Если ваши закупки постоянно выходят за рамки выделенных лимитов, вряд ли дело в том, что сотрудники «разбрасываются деньгами». Скорее всего, есть пробел в наблюдаемости затрат по отношению к бюджету. Сотрудники просто не имеют представления о том, сколько они тратят и какой бюджет еще остался.
Что делать?
Обеспечьте видимость доступного бюджета в режиме реального времени и возьмите расходы компании под контроль с помощью специализированного ПО. Так ваши сотрудники будут понимать, что уже закуплено и оплачено, какие заявки на закупку ожидают утверждения, и как все это соотносится с бюджетом.
5. Некачественная работа поставщика
Даже если поставщик устраивает вас по цене предложения, многое может пойти не так – сроки поставки будут сорваны, качество окажется неудовлетворительным. Несколько таких сбоев, и это скажется уже на вашем бизнесе и лояльности клиентов.
Что делать?
Регулярно отслеживайте показатели работы поставщиков: соблюдение сроков, полнота поставки, качество товаров и услуг, соответствие нормативным требованиям и т.д. Используя ИТ-систему для управления поставщиками, вы сможете проводить такой анализ в автоматическом режиме. И если поставщик не соответствует вашим критериям, возможно, пришло время рассмотреть другие варианты.
Избегать ошибок и контролировать закупки на каждом этапе позволяют современные ИТ-решения. B2B Altis — российский облачный продукт для сквозной автоматизации закупочных процессов. С его помощью вы сможете планировать закупки, проводить тендерные процедуры и закупки из каталога, отслеживать поставки и анализировать эффективность работы каждого из поставщиков.
По материалам Procurify
Перевод: Кристина Мелюк