Сегодня 65% b2b-компаний считают недостаточную продуктивность менеджеров по продажам вызовом номер один. Рабочий день сотрудника отдела продаж очень насыщен и порой настолько же хаотичен. Электронные письма, звонки, совещания, сопровождение существующих клиентов…Порой кажется, что время утекает, словно вода сквозь пальцы.
Но выход есть всегда. Делимся полезными лайфхаками, которые помогут упорядочить рабочие процессы и грамотно распределить время.
Разбейте работу на четкие временные интервалы
Вы работаете, но приходит письмо, вы отвлекаетесь, потом вспоминаете, что так и не ответили на другое письмо, еще нужно сделать несколько звонков, а тут вдруг незаметно подкралось время совещания… Вы бросаете взгляд на часы — шесть. Рабочий день закончился, а вы опять ничего не успели.
Чтобы избежать этого впредь, попробуйте использовать метод Pomodoro — известной и признанной техники тайм-менеджмента. Суть ее в том, чтобы уделять запланированным делам строгие временные промежутки, не отвлекаясь и не распыляясь ни на что другое. Задачи нужно сгруппировать и разбить работу над ними на четкие интервалы. Допустим, вы ставите таймер на час и ищете потенциальных клиентов. Затем перерыв, после чего еще час отводите на вторичную рассылку «теплым» клиентам. Небольшие паузы в процессе позволят переключиться и «освежить» голову.
Перед холодными звонками настройтесь на позитив
Холодные звонки на многих наводят ужас. Поэтому прежде, чем начать звонить, сделайте что-то, чтобы поднять себе настроение. Послушайте любимую песню, потанцуйте, пройдитесь по офису, помедитируйте… У всех продуктивных менеджеров по продажам есть свой ритуал. Методы эмоциональной настройки у всех разные: кому-то достаточно прогуляться, кто-то смотрит забавные видеоролики, а кого-то подбодрит звонок приятелю. Сработает все, что поможет освободить разум от негативных установок, ведь перед холодным звонком вы должны быть уверенны и спокойны.
Четко планируйте структуру совещаний
В ходе недавних исследований 65% опрошенных признались, что совещания просто отвлекают их от работы. Для того, чтобы совещание было продуктивным, нужна четкая и структурированная повестка. В первую очередь нужно распределить ответственных за разные темы. Только в этом случае можно рассчитывать на полноценное обсуждение. Все «незакрепленные» темы попробуйте сформулировать в виде вопросов. В результате опроса Harvard Business Review выяснилось, что формулирование пунктов повестки в виде вопросов значительно повышает продуктивность совещаний.
Сперва «съешьте лягушку»: начинайте с самого сложного
Марк Твен сказал: «Если с утра съесть лягушку, можно быть уверенным, что ничего хуже с вами в течение дня уже не произойдет». Это значит, что наиболее «неприятные» обязанности нужно выполнять как можно раньше.
Если вы с утра первым делом решительно возьметесь за самую сложную задачу, вы избавитесь от подспудного стресса и весь оставшийся день проработаете спокойно, с ясной головой.
Кстати, доказано, что префронтальная кора нашего мозга, отвечающая за абстрактное мышление и принятие решений, наиболее активна сразу после пробуждения. Поэтому попробуйте с самого утра направить эту энергию на непростые проекты.
Создайте шаблоны для всех рабочих процессов
Составлять однотипные электронные письма снова и снова — пустая трата времени. Не нужно заново изобретать велосипед. Продумайте шаблоны коммуникации для разных этапов процесса продаж (холодная рассылка, повторная рассылка, рассылка-напоминание и т.д.). Затем распределите эти шаблоны по папкам. Благодаря этому удастся сэкономить немало времени.
Следующий рабочий день планируйте с вечера
Выделите в конце дня 30 минут и запланируйте список дел на завтра. Например, изучить информацию о клиентах перед прозвоном, составить график вторичной рассылки, отправить приглашения на встречу в календаре, добавить адресатов в маркетинговую кампанию и т д.
Том Хопкинс (Tom Hopkins), признанный авторитет по продажам и автор мировых бестселлеров, также рекомендует эту технику и советует, завершая рабочий день, сесть и выбрать 5-6 приоритетных задач на завтра, чтобы утром взяться за них со свежей головой.
Обеспечьте согласованную работу продаж и маркетинга
В условиях стремительно меняющихся рынков эти два отдела должны работать максимально слаженно. Один из лучших способов сделать это – еженедельно проводить совместные планерки. На этом совещании важно обсуждать функционирование воронки продаж, обмениваться информацией и инсайтами, ставить общие цели, согласовывать коммуникацию с клиентами.
Необходимость «синхронной» работы продаж и маркетинга очевидна. По данным исследования, проведенного компанией Aberdeen Group, это может обеспечить рост выручки на 32% за год.
Уделяйте больше времени квалификации клиентов
Квалификация клиентов — важнейший инструмент продуктивной работы продавца. Прежде, чем потенциальный клиент попадет в воронку, убедитесь в том, что это подходящий клиент.
Согласно исследованиям, в среднем 50% ваших потенциальных клиентов на самом деле изначально «не ваши». И если вы недостаточно эффективно квалифицируете их, это негативно отразится на общей продуктивности продаж.
Для квалификации можно использовать модель BANT (где Budget — бюджет, Authority — полномочия, Need — потребность, Timing — сроки). Эта формула позволяет понять, подходящий ли сейчас момент для продажи и стоит ли инвестировать время в конкретного клиента. Формула предполагает ответ на следующие вопросы:
- Бюджет: Может ли клиент позволить себе ваш продукт? Каким бюджетом он располагает?
- Полномочия: Какова процедура принятия решений в компании клиента? Кто будет пользоваться приобретенным решением?
- Потребность: С какими трудностями сейчас сталкивается клиент? Какова его «боль»?
- Сроки: Как долго клиент подбирает решение? Есть ли ограничения по сроку? Что будет, если дедлайн сорвется?
Ставьте краткосрочные и долгосрочные цели
Постановка краткосрочных и долгосрочных целей (и то, и другое очень важно) поможет вам придерживаться выбранного курса. Начните с малого, например: «Я буду делать столько-то звонков в неделю». Шаг за шагом реализуя эти цели, вы сможете поддерживать мотивацию и «боевой дух».
Проверить стратегию постановки целей можно с помощью широко известной методологии SMART. Согласно этой методике, цель должна быть конкретной (Specific), измеримой (Measurable), достижимой (Achievable), реалистичной (Realistic) и ограниченной во времени (Time-based). Определяя ваши цели, убедитесь, что они соответствуют этим характеристикам.
Каждому клиенту свой подход
Будьте немного психологом. Продумывайте коммуникацию с клиентами в зависимости от того, как клиент к вам пришел (по рекомендации или через холодные звонки), и какой у него тип поведения. Это позволит выработать правильный подход.
Создавайте презентации таким образом, чтобы вы могли использовать их снова и снова, лишь немного корректируя контент под определенные случаи. Не нужно постоянно начинать этот процесс с нуля, не усложняйте себе жизнь!
Автоматизируйте рабочий процесс
Современные технологии обеспечивают широчайшие возможности автоматизации рабочего процесса. Если вы до сих пор не внедрили специализированное программное обеспечение для продаж, вы просто теряете время и деньги.
Благодаря инструментам автоматизации продаж вы избавитесь от однообразных рутинных операций в процессе продаж и сможете уделять время действительно важным задачам. В результате продуктивность повысится, а цикл продаж — ускорится.
Бронируйте время для проработки конкретных задач
Календари предназначены не только для встреч с другими людьми. Продуктивные продавцы давно поняли, что для того, чтобы сконцентрироваться на какой-то серьезной задаче, лучше всего «официально» забронировать под нее время. В таком случае можно быть уверенными, что ничто (почти) не отвлечет вас от работы над важным вопросом.
Приведите в порядок почтовый ящик
Наверняка с вами такое бывало: вы злились, недоумевая, куда делось письмо в почтовом ящике, ведь оно точно было там!
Чтобы такого не происходило, создайте в почтовом ящике папки-категории и приучите себя сразу же распределять входящие письма по этим папкам: так вы значительно сократите время, которое обычно тратите на поиск нужных писем. Кроме того, не забывайте про ярлыки и флажки. Вы сэкономите время и нервы, ведь вам больше не придется безуспешно искать письма, которые как будто попали в черную дыру.
Всегда заканчивайте звонок договоренностью о следующей встрече
Это может быть фраза вроде «Когда мы можем снова связаться, чтобы обсудить …?». Так вы точно будете уверены, что коммуникация «не заглохнет». Выработайте привычку заканчивать разговор таким вопросом, а затем сразу же отправлять приглашение в календарь на следующий созвон. И вам не придется ломать голову над тем, как устроить встречу с клиентом. В приглашении не забудьте обозначить примерную повестку разговора (например, «План обсуждения: цели компании, обзор решений, дальнейшие шаги»).
Регулярно анализируйте рабочий процесс
Всегда можно найти способы делать что-то лучше. Оглянитесь назад, проанализируйте прошедшую рабочую неделю и посмотрите, где вы сработали хорошо, а где есть пространство для роста. Регулярно оценивая результаты выполнения своих задач, вы научитесь видеть, какие действия и алгоритмы повышают продуктивность, а какие — снижают ее, и вносить необходимые коррективы.
Источник: https://www.yesware.com/blog/sales-productivity-hacks/
Автор: Дженнифер Киохейн (Jenny Keohane)
Переводчик: Кристина Мелюк, B2B—Center