Основное требование Закона № 223-ФЗ – это требование об информационном обеспечении каждой закупки заказчика. Прозрачность закупочной работы призвана минимизировать риск злоупотреблений, а если уж злоупотребления допущены – помочь оперативно их выявить и пресечь. При этом минимально необходимый круг документов, публикуемых для обеспечения такой прозрачности, чётко очерчен законодательством.
Прежде всего стоит подчеркнуть: заказчик обязан публиковать в ЕИС всю перечисленную ниже информацию по каждой закупке независимо от её масштабов, от способа закупки и от типа закупаемой продукции. То есть даже в случае закупке у едпоставщика публикуются все сведения. Исключение в Законе № 223-ФЗ сделано лишь для гостайны и закупок, фактически приравненных к гостайне решением Правительства РФ (и никого больше), а также для малых закупок на сумму менее 100 000 рублей. Однако если заказчиком уже опубликован хотя бы один документ о малой закупке, то заказчик обязан опубликовать и все остальные документы по данной конкретной закупке.
Информационное обеспечение начинается с публикации плана закупок, в котором декларируется потребность заказчика в определённой продукции, сроки проведения закупки и заключения договора, а также способ выбора победителя.
В указанный в плане закупке срок заказчик должен опубликовать пакет информации по конкретной закупке. Этот пакет включает в себя извещение о закупке, закупочную документацию и проект контракта. Извещение представляет собой своего рода «резюме» закупки, которое необходимо для того, чтобы потенциальный поставщик мог оперативно ознакомиться с её ключевыми параметрами. Закупочная документация раскрывает содержание извещение и содержит все условия проведения закупки и выбора победителя, требования к поставщику и поставляемой продукции, а если нужно – то и техническое задание. Проект контракта формализует условия будущей поставки за исключением тех, которые определяются в ходе закупке (это, например, цена).
При закупке сложной продукции или даже типовой продукции со специфическими характеристиками на практике бывает непросто составить документацию так, чтобы соблюсти требования ч. 10 ст. 4 Закона № 223-ФЗ и при этом обеспечить поставку именно лучшей продукции. В этом случае при возникновении затруднений имеет смысл обратиться к специалистам по сопровождению торгов, которые помогу найти баланс между информационной открытостью и эффективностью закупки.
Требования к содержания извещения и документации установлены соответственно в ч. 9 и ч. 10 ст. 4 Закона № 223-ФЗ.
Той же статьей предусмотрена публикация протоколов, составляемых в ходе закупке и по её результатам. Как минимум необходимо опубликовать итоговый протокол, которым объявляется победитель или отказ от проведения закупки (если такой отказ вообще допускается законодательством и положением о закупках).
Если по итогам преддоговорных переговоров между заказчиком и поставщиком были изменены условия поставки, зафиксированные в итогов протоколе, то параметры таких изменений также необходимо опубликовать. Точно так же публикуются и изменения в уже подписанный договор.
Сам договор, заключаемые досоглашения к нему, документы о расторжении договора либо акты и платёжки, свидетельствующие о его исполнении, публикуются в Реестре договоров, который является одним из разделов ЕИС. Каждый документ о договорной работе при направлении в этот реестр сопровождается кратким описанием публикуемых сведений.
Наконец, в максимально лаконичном виде сведения о закупках излагаются в ежемесячном отчёте, предусмотренном ч. 19 ст. 4 Закона № 223-ФЗ: там указывается только общее количество договоров, подписанных по итогам закупок за прошедший месяц, и их суммарная стоимость. По схожим принципам фомируется и ежегодный отчёт о закупках у малого и среднего бизнеса – вот только если в ежемесячном отчёте всего четыре строки, то в ежегодном отчёте строк десятки (об общем объёме закупок, о каждом виде закупок из общего объёма исключаемых, о закупках у малого бизнеса, о закупках у среднего бизнеса и т.д.).
Таким образом, заказчик публикует все ключевые документы, содержащие условия закупок и порядок её проведения от стадии планирования до стадии исполнения контракта. При этом система информационного обеспечения является во-первых целостной (проще говоря, сведения разных документов по одной закупке не должны противоречить друг другу), а во-вторых как раз для обеспечения этой целостности документы фактически находятся в иерархической соподчиненности (если документы всё же противоречат друг другу, то заказчик обязан ориентироваться на документ более высокого порядка). Эту иерархическую систему можно представить в виде следующей схемы:
