В Segezha Group решили автоматизировать абсолютно все процессы, связанные с закупочной деятельностью. В результате за несколько месяцев появилась уникальная система iSupply. По функциональному объему это одно из самых полных и современных решений в России. Какие возможности система открыла перед компанией, рассказал руководитель направления по методологии и автоматизации Segezha Group Артем Князчян.
Расскажите, в чем особенность работы службы снабжения ГК Сегежа?
Структура службы снабжения в компании не уникальна и встречается во многих холдингах. Самый большой отдел — дирекция по закупкам. Он отвечает за стратегическое развитие закупочных функций и обеспечивает централизованное управление локальными подразделениями. В компании выделены ключевые направления закупочной деятельности: закупки лесных ресурсов (например, заготовка или вывоз древесины), закупки химических материалов (используются как сырье, которое требуется для изготовления из древесины конечного продукта), а также закупки всех прочих вспомогательных материалов, работ и услуг. Отдельно выделены закупки на инвестиционные проекты по капитальному строительству. И, наконец, мое направление — поддержка закупок: методология закупочной деятельности, управление запасами и автоматизацией.
Как выстроена работа с поставщиками в компании?
Ключевые поставщики важных категорий закупок входят в особый список. Каждый из них проходит процедуру предварительной квалификации. Также есть лист недобросовестных поставщиков. В него попадают компании, допустившие серьезные нарушения в торгах или во время исполнения своих обязательств. Простой пример: поставщик принимал участие в нашей процедуре и был согласен на все условия, но в последний момент отказался подписывать договор. Подобное поведение влечет за собой просрочку поставки оборудования или оказания услуг и наносит вред компании. Также в blacklist попадают контрагенты, которые не исполняют условия подписанного договора.
Взаимодействие с поставщиками осуществляется через электронные площадки. Мы плотно работаем с площадкой B2B-Center, а в начале года еще внедрили систему закупок на базе SAP Ariba. Всего у нас около 4-х тысяч поставщиков, через B2B-Center приходят 30-40%. Нас устраивают современные сервисы ЭТП, прозрачность процедур и конкуренция в торгах. На одну процедуру приходят шесть поставщиков, что в два раза больше, чем в процедурах, которые мы проводим вне площадки. Через так называемый закрытый электронный ящик происходят закупки части категорий сырья, лесных ресурсов. По этим категориям мы работаем с крупнейшими поставщики, которых достаточно сложно вывести на ЭТП.
Несколько лет назад вы объявили о запуске амбициозного проекта «Автоматизация материально-технического обеспечения — iSupply». Расскажите, как возникла идея автоматизации закупок?
У нас молодая компания. Шесть лет назад она образовалась как объединение промышленных комбинатов по всей России. Каждый развивался по-своему, а компания получила разрозненную, примитивную автоматизацию, которая не позволяла работать в одной, всем понятной плоскости. В 2017 году было принято решение создать систему закупок, которая максимально удовлетворяла бы требования закупщиков. Проект iSupply охватывает формирование потребности, планирование и проведение закупок, управление запасами и складскую логистику. Он призван выстроить эффективные процессы по этим направлениям с учетом лучших отраслевых практик, а также автоматизировать основные операции и отчетность по всему сквозному процессу обеспечения — от потребности до списания материала в производство. Мы запланировали в короткие сроки повысить уровень сервиса для наших заказчиков с помощью функционала, сопоставляющего новые возникающие потребности и текущие запасы склада. При наличии свободного для потребления материала система не станет проводить закупочную процедуру по этой категории, что значительно сокращает объемы запасов на складах компании. Важно, что реализация проекта должна повысить экономическую эффективность закупок за счет консолидации потребностей всех заводов и автоматизации процедур.
С чего вы начали и как подготовили к изменениям команду?
Для формирования требований и тестирования системы были задействованы более 80-ти сотрудников и ключевых пользователей проекта. Прежде всего мы посетили заводы, которые участвовали в пилоте: Сегежский ЦБК, «Сегежская упаковка», Вятский фанерный комбинат и УК «Сегежа групп». Визит позволил выявить особенности работы каждого предприятия. Внедрять систему решили поэтапно, разработав матрицу изменений, которая показывала, как старые процессы и практики будут взаимодействовать с абсолютно новыми. Например, один из самых сложных моментов – заявление потребностей. Ключевым нововведением стал процесс проверки, консолидации и укрупнения заявок, который позволил получать от поставщиков дополнительные скидки за объем.
Непросто было научить заказчиков на этапе проведения процедур заносить в систему все данные. Пришлось объяснять, что с системой будет работать проще, если отражать в ней потребности, к тому же в ней есть лимитный и бюджетный контроль. В целом изменения в работе в компании восприняли позитивно. Спустя всего семь месяцев мы стартовали с минимальным набором сервисов. Сейчас с уверенностью могу сказать, что по функциональному объему подобных систем в России я не встречал.
Какие процессы затронула автоматизация? Где было сложнее всего ее внедрить?
Постепенно мы автоматизировали абсолютно все основные процессы, которые так или иначе связаны с закупочной деятельностью. У нас появился сервис регистрации потребностей. Заказчики обязаны формировать свои потребности в системе, указывать, когда и какие материалы им нужны. Для оценки стоимости закупки внедрили сервис ведения плановых цен, который используются при бюджетном планировании. При этом мы сделали возможным исключение бюджетных контролеров из согласования потребностей и загрузили в систему бюджетные лимиты, которые заказчики не могут превысить.
Кроме этого, у нас появился сервис планирования пополнения материалов. Он помогает понять, каким образом мы будем обеспечивать наши нужды: за счет складских запасов, закупки или имеющегося договора, по которому возможно сделать заказ на поставку.
Мы внедрили модуль проведения закупочных процедур, чтобы закупщикам было проще соблюдать все необходимые правила проведения торгов в зависимости от способа закупки. Система подсказывает, в какие сроки должна проходить закупка, какая документация потребуется, при этом она автоматически формирует извещение, форму коммерческого предложения и так далее.
Еще один важный сервис — управление невостребованными и неликвидными материалами. Система анализирует, какие материалы уже давно не используются, и мы принимаем решение об их продаже или ликвидации. Кстати, она же управляет аварийными запасами: конкретные материалы она выдаст только при наступлении аварии.
Система интегрирована с электронной торговой площадкой. Закупщик может сформировать закупочную процедуру в iSupply, а при нажатии на кнопку «опубликовать» все данные передаются на ЭТП. После окончания срока приема предложений от поставщиков на площадке они автоматически грузятся в систему. Таким образом, функционал позволяет закупщикам работать в одном месте.
Что подразумевает организация складских операций?
Первая задача, которую нужно было решить — повысить прозрачность складских операций, чтобы знать какие материалы поступили на склад, как они затем перемещались и расходовались. А вторая задача — повысить качество используемых компанией материалов. Для этого был внедрен функционал, который позволяет проводить входной контроль поставок и фиксировать все данные в системе. Сырье, дорогие запчасти, которые не соответствуют строгим стандартам качества компании, система автоматически блокирует для дальнейшего контроля качества.
Существует функция резервирования материалов за заказчиками. Система «видит», что определенному подразделению через месяц нужен подшипник и резервирует его за ним, так что никто другой уже не может забрать его со склада.
Что такое 16 автоматических контрольных процедур?
На каждом этапе закупки всегда есть место рискам. Автоматизируя бизнес-процессы, мы пытались понять, как их избежать. Для этого решили ввести так называемые контрольные точки, чтобы система проверяла все ли в порядке в этих местах. Прежде всего, такое решение позволило снять колоссальную нагрузку с персонала и исключить человеческий фактор: возможные ошибки, необъективные оценки. Это актуально на этапе контроля бюджетных лимитов, где раньше была возможность заявить о потребностях, превышающих выделенный на них бюджет. Текущая система этого не допускает. Она не будет церемониться и с неквалифицированными поставщиками: они не смогут участвовать в процедурах, если не пройдут проверку, доступ к подписанию договора будет закрыт.
Есть и контроль при проведении закупочных процедур. Здесь система напоминает, что обязательно нужно приложить ТЗ, проект договора, сформировать форму коммерческого предложения. Один из наиболее важных моментов – трехстороння сверка, при которой мы смотрим, что заказываем, что получили и за что заплатили. Система сверяет, все ли сходится с зафиксированными данными в договоре по ценам и количеству.
Как за счет диджитализации процессов достигается экономическая эффективность?
Прежде всего мы можем говорить о консолидации закупочных операций и потребностей. Я уже приводил пример с подшипниками, когда мы получаем скидку от поставщика за один большой заказ. Очевидно, что закупки становятся прозрачнее, потому что уменьшаются риски ошибок и злоупотреблений на торгах. За счет функционала планирования мы максимально вовлекаем складские запасы в работу, то есть повышаем их оборачиваемость. С помощью системы накапливается большой массив данных, которые позволят в будущем принимать обоснованные управленческие решения.
Если говорить о цифрах, то мы проанализировали эффект от вовлечения запасов, и за первые 10 месяцев работы мы окупили инвестиции в проект в несколько раз.
Вы говорили, что через несколько лет около 80% всех рутинных операций будут выполнять машины. Как это возможно?
Многие компании еще несколько лет назад стали использовать роботизацию для решения рутинных задач. Сейчас система распознает счет от поставщика, проверяет все ли услуги были оказаны, и, если все в порядке, она автоматически пускает его в оплату. Только представьте, какой это массив данных. Но технологии развиваются дальше, и у компаний есть возможность за умеренные инвестиции пользоваться ими, таким образом машины уже занимают большое место в нашей жизни. Я уверен, что в ближайшем будущем они смогут проводить закупки по простым и стандартизированным категориям. Например, закупка канцтоваров или стандартной номенклатуры будет под силу машине, которая самостоятельно сформирует предложение, ранжирует и выберет победителя.
Дайте несколько советов: как повысить конкурентоспособность бизнеса с помощью закупок и снизить издержки?
Универсального совета нет. Каждый бизнес уникален, и совет будет зависеть от уровня его развития. Must-have для всех – внедрение категорийного менеджмента, потому что это самый эффективный и быстрый способ сэкономить. Еще важно работать над планированием потребностей и закупок. Благодаря этим двум составляющим достигается эффективность всех остальных процессов.
Ангелина Зеленькова, портал «Торг Уместен»