Все больше компаний уходят от бумажных документов и переводит работу с контрагентами в электронный вид. Об этом свидетельствуют итоги премии Zero Paper Award, которую в конце прошлого года получили лучшие российские проекты в сфере электронного документооборота.
Будущее без бумаги
Преимущества электронного документооборота между компаниями неоспоримы. Электронные документы не надо распечатывать и отправлять по почте. Все происходит мгновенно — в системе ЭДО. Каждая компания хранит бумажные документы в архиве, который разрастается с каждым годом. А что будет, если случится пожар или помещение затопит? Или необходимую бумагу кто-нибудь потеряет? Сервисы ЭДО решают эти проблемы: документ хранится в электронном виде и его невозможно потерять.
Предприниматели с интересом наблюдают за развитием электронного документооборота, но пока многих смущает законность таких операций. Не все готовы подписывать важные документы электронной подписью, хотя она является полноценным аналогом рукописной.
На конференции, в рамках которой прошло награждение лучших проектов, стало понятно, что крупные ритейлеры практически полностью перешли на ЭДО. Поставщикам, которые собираются сотрудничать с крупными игроками, приходится подстраиваться под эти правила, внедряя современные решения в своей работе.
Самой актуальной темой стало широкое внедрение УПД (универсального передаточного документа). С его помощью можно создавать универсальные отчеты для налоговой и контрагентов, а также принимать и отпускать продукцию. Кроме этого участники обсуждали использование ЭДО в судах и логистике.
Лучшие проекты ЭДО в России
Удивительно, но даже крупные федеральные компании признают, что зачастую у менеджеров закупок низкая финансовая ответственность при приемке или отправке товаров. Об этом в своей презентации рассказали представители компании «Спортмастер».
Топ-менеджменту надоело, что в документах происходит бардак.
Сотрудники держат их до последнего, а потом за один день нужно закрыть огромное количество счетов. Поэтому было принято решение перейти на электронный документооборот. В руководстве опасались, что большинство поставщиков откажутся работать в электронном виде, но этого не произошло.
До 80% контрагентов позитивно восприняли эту инициативу.
В итоге в компании сделали «единое окно» приема документов. Это позволило оптимизировать процесс платежей и сократить время на поиск документов. Они не зависают, бухгалтеры их сразу видят и быстро обрабатывают.
Другой проект, который стал победителем конкурса, помогает предпринимателям взыскивать дебиторскую задолженность через интернет. Сервис debetok от B2B-Center может в электронном виде добиться решения суда, а пользователю для этого необязательно выходить из офиса. Достаточно зарегистрироваться в системе и приложить сканы документов, которые подтверждают задолженность. Сервис самостоятельно отправляет заявление в суд, а вам присылает готовое решение. После этого можно возвращать задолженность уже на законных основаниях.
Сервис подойдет малому и среднему бизнесу. Он отлично разгружают юристов от работы по искам с небольшими долгами. По договорам с юридическими лицами можно вернуть до 500 000 руб., с индивидуальными предпринимателями до 250 000 руб. Услуга не бесплатная и стоит несколько тысяч рублей, но эта сумма включается в иск и деньги возвращает должник.
Опыт крупного федерального ритейлера METRO показывает, что ЭДО эффективно работает и в сфере транспорта. Когда у вас огромное количество поставщиков, то приходится иметь дело с разными транспортными компаниями. Это ежедневная рутинная работа, которую лучше привести к единообразию с помощью электронных сервисов. В METRO так и сделали. В 2017 году таким образом через компанию прошло больше 3000 документов на сумму свыше 3, 3 миллиарда рублей. Подрядчики загружают все документы в сервис, их проверяют и если все хорошо — закрывают. Автоматически происходит расчет за оказанные услуги. Представители METRO считают, что таким образом компания экономит время, трудозатраты сотрудников, а также эффективнее тратит деньги.
Прошедшая премия показала, что крупные игроки уже сейчас активно переходят на ЭДО, т.к. ценят его скорость и экономическую выгоду. Поэтому электронный документооборот в скором времени будет работать повсеместно. Даже если малый и средний бизнес не совсем готов к этому, то его крупные клиенты или поставщики вынудят отказаться от бумаги.
Автор: Тимур Слободин