Сергей Нургалиев, эксперт в области развития бизнеса и руководитель отдела по поддержке и развитию продаж компании ABBYY LS, рассказывает о процессе перехода компании на электронные торговые площадки: как команда начала проводить тендеры через ЭТП, с какими трудностями сталкивалась и почему считает, что это оптимальное решение для поставщиков.
Компания ABBYY LS более 10 лет занимает лидирующие позиции на рынке лингвистических услуг. В прошлом году мы выиграли тендеры на сумму более 150 млн. руб.
В 2015 году, в результате опроса независимых экспертов, мы были признаны крупнейшим переводческим агентством России, а в декабре 2015 года — мы победили в номинации «Поставщик года 2015» в рамках профессионального конкурса в сфере торгово-закупочной деятельности в России «Лидер конкурентных закупок», учрежденного электронной торговой площадкой B2B-Center.
Мы работаем на многих площадках, среди которых B2B-Center — одна из крупнейших. В 2015 году мы выиграли тендеры на работу с компаниями «Башнефть», «Интер Рао», «Аэрофлот», «Сбербанк АСТ», «СеверНефтеГазпром» и многие другие. Для нас главный критерий привлекательности ЭТП — потенциальные клиенты, которые пользуются конкретными ресурсами.
Появление отдела тендеров
ABBYY LS работает с ЭТП более четырех лет. Направление стало актуальным после того, как мы сформировали внутри компании отдел по работе с тендерами. Благодаря опыту участия в закупочных процедурах специалисты тендерного отдела помогают внутреннему проектному офису в составлении технического задания для организации процессов работы в соответствии с ожиданиями заказчика и его требованиями.
Отдел закупок организатора конкурса не всегда учитывает реальную потребность внутреннего заказчика. Из-за этого уровень качества не всегда соответствует ожиданиям. Когда мы начали работать с ЭТП, мы понимали, что это открывает для нашей компании множество возможностей, ускоряет процессы и экономит время сотрудников. Но вместе с тем мы вынуждены были приноравливаться к новой модели торгов.
Специфика работы с ЭТП
До того, как мы начали плотно сотрудничать с крупнейшей электронной площадкой B2B-Center, всю документацию на заявки приходилось готовить вручную. А это означает, что иногда учредительные, финансовые и квалификационные документы для тендеров насчитывали несколько тысяч страниц. Процедура была очень трудоемкой: все эти страницы нужно было распечатать, прошить, поставить печать. К тому же, мы тратили деньги на курьера, особенно, когда отправляли документы в другой город — так терялось 2-3 дня на отправку, которые мы могли бы потратить на дополнительную перепроверку. Таким образом, это помогает экономить до 80% времени, которое при работе вручную тратится на отправку документации, оформление и копирование.
Второе преимущество, — и самое важное для нас — это возможность охватить большее количество клиентов. Специфика работы с ЭТП отличается от традиционной модели работы с заказчиком «вручную»: при работе с закупщиками через ЭТП харизма специалиста отдела продаж отходит на второй план. Процесс становится обезличенным — потенциальный клиент не видит и не слышит поставщика, а значит, на первое место выходит цена и соответствие продукта или услуги техническому заданию. Цена по-прежнему является одним из основных факторов, влияющих на выбор поставщика, но уже не единственным.
Нам понравилось работать с личным кабинетом и шаблонами, которые можно заготовить заранее и использовать на всех конкурсах, нет необходимости для каждого готовить их в бумажном виде. В личном кабинете, например, можно подгрузить 20 стандартных учредительных документов, которые не изменяются от заявки к заявке: устав компании, свидетельство о государственной регистрации, выписка из ЕГРЮЛ и другие. По сути, ты зарегистрировался, аккредитовался, а документы остаются в личном кабинете: во время подачи заявки можно просто поставить галочку «Подгрузить из личных кабинетов».
Мы всегда заранее изучаем площадку заказчика. Если знаем, что будет проводиться конкурс, в котором хотим участвовать, то заранее смотрим, как регистрироваться, сохранить/обновить сертификат, есть ли у нас деньги на счету и прочее. Иногда приходится участвовать в быстрых закупках — это когда на конкурс отведено всего 3 дня, вместо обычных 5-20 дней. В этих случаях важнее всего — скорость нашей реакции. Мы должны быстро отследить конкурс, очень быстро подготовить заявку… К счастью, мы оформляем только те документы, которые специфичны для конкретного конкурса: формы анкет, формы о кадровых ресурсах или об опыте — остальные документы у нас сохранены в шаблонах. После этого отправляем заявку — через ЭТП почти мгновенно.
Как только заказчик опубликовал закупку, наша поисковая система может ее мгновенно отследить. К примеру, заказчик публикует: «Оказание услуг на письменный перевод», наша система «ловит» слово «перевод» и в течение нескольких часов мы узнаем о закупке.
В 2015 году мы выиграли тендер на работу с «Аэрофлотом». Наименование закупки звучало так: «Выполнение работ по автоматизированному обновлению языковых версий сайтов авиакомпании с использованием автоматизированной системы отслеживания изменения контента». Говоря человеческим языком, заказчик искал подрядчика, который был готов выполнить динамический перевод сайта. Сайты подобных «Аэрофлоту» крупных авиакомпаний обновляются почти непрерывно, и каждый раз выгружать новые данные, а затем отправлять их на перевод — очень трудозатратный процесс. У ABBYY LS были технологии, позволяющие синхронизировать обновление сайта и перевод.
Для прохождения квалификационного отбора участники должны были предоставить описание автоматизированной системы отслеживания изменения контента, план-график выполнения работ по подключению к этой системе, детальное описание реализованных проектов по локализации сайтов, рекомендательные письма других заказчиков и многое другое.
У нас было две недели, чтобы подготовить весь пакет документов. Благодаря электронной платформе, нам не нужно было отнимать от этого срока три дня на курьера и еще сутки — на подшив документов. Как правило, мы загружаем все необходимые файлы за сутки до дедлайна. Для нас была очень важна эта победа, и мы были рады, что «Аэрофлот» присоединился к числу наших клиентов.
Как обратить на себя внимание
Опыт ABBYY LS показывает, что основным преимуществом компаний-поставщиков становятся технологии. Технологии позволяют нам поставлять закупщикам больше, чем просто услугу — мы автоматизируем не только процесс взаимодействия между поставщиком и закупщиком, но и сам процесс перевода — все в комплексе. К примеру, ABBYY LS разработала первый российский инструмент для автоматизации процесса перевода, объединила перевод через API с CMS-системами и активно работает над другими проектами, инновационными для отрасли.
Конечно, есть поставки, которые до сих пор производятся «вручную». Например, если клиенту требуется заточенное под его индивидуальные нужды решение. В этом случае необходимо больше узнать о компании-заказчике и глубже погрузиться в его задачу: познакомиться с продуктами компании, обсудить все тонкости работы.
Поставки «вручную» осуществляются для уникальных продуктов и услуг, не имеющих аналогов на российском рынке, для которых не может быть процедуры соревнования или конкурса (закупка из единого поставщика) — подобные поставки актуальны в ситуации импортозамещения.
Торговые площадки действительно помогают нам сохранять лидерство в отрасли, так как с их помощью мы можем охватить больше заинтересованных компаний и довести до них наше предложение.