До составления и подачи коммерческого предложения поставщику крайне важно провести тщательный анализ закупочной документации заказчика, дабы не тратить время на бессмысленную борьбу за подряд и, что важнее, не взвалить на себя чрезмерных обязательств в случае победы в этой борьбе.
Автор: Дмитрий Казанцев, к.ю.н., начальник отдела правовой экспертизы B2B—Center.
В норме, узнавая о закупке с помощью Единой информационной системы, электронной площадки или сайта самого заказчика, потенциальный поставщик первым делом видит извещение о закупке. Одна из главных целей этого документа – сэкономить время поставщика, дав ему возможность в резюмированном виде ознакомиться с основными параметрами закупки. По этой причине каждое слово извещение стоит читать с максимальным вниманием: лучше потратить четверть часа на него, чем потом «выкинуть» четыре часа на изучение заведомо непривлекательной документации. Кроме того, именно по причине первичности извещения в информационном обеспечении закупки с точки зрения поставщика, первичен и статус извещения по отношению к статусу самой документации. Иными словами, коль скоро поставщик видит сперва извещение, то документация не должна противоречить извещению, а обратное может быть расценено как введение поставщика в заблуждение.
Переходя к документации, в первую очередь необходимо ознакомиться с тем её разделом, в котором описан предмет закупки и требования к поставляемой продукции. Эти требования должны быть ясно сформулированы и прямо связаны с целью закупки – т.е. с той потребностью, для удовлетворения которой заказчик и организует закупку.
Если поставщик уверен, что он может поставить заказчику именно то, что ему нужно (или убедит его в том, что нужна тому именно продукция поставщика), то самое время столь же внимательно ознакомиться с требованиями к самому участнику закупки. Эти требования должны быть общими, т.е. применяющимися ко всем участникам закупки, и помимо ясной формулировки и связи с целью закупки должны иметь числовое выражение и включать перечень документов, которыми участник закупки может подтвердить своё соответствие данному требованию.
Требования к продукции и участнику закупки действуют лишь в совокупности – если потенциальный поставщик не удовлетворяет хотя бы одному из этих требований, то заказчик не просто вправе, а обязан отклонить его заявку. Если же поставщик уверен в том, что требованиям соответствует и он сам, и его продукция, то самое время перейти к критериям сопоставления заявок.
Здесь прежде всего важно не перепутать критерий и требование – ведь тот же опыт работы или срок поставки в зависимости от формулировки может быть и критерием сопоставления заявок, и требованием к поставщику. Только требование имеет «заградительный характер» и подразумевает неизбежное отклонение всех, ему не соответствующих, а критерий подразумевает начисление дополнительных баллов в итоговом ранжировании за лучшее соответствие данному критерию. Та же цена является и требованием, и критерием одновременно – заявка поставщика имеет тем большие шансы на победу, чем ниже указанная в ней цена, однако в любом случае эта цена не должна быть выше начальной (максимальной), установленной заказчиком в закупочной документации.
Собственно, в рамках аукциона или запроса котировок (он же запрос цен) цена и является единственным критерием сопоставления заявок – а значит поставщику достаточно просчитать свою зону экономической рентабельности (в т.ч. свою готовность предложить цену ниже рыночной и ниже себестоимости, если по каким-то причинам для поставщика такой вариант возможен). Ту же зону и, соответственно, возможности «падения по цене» необходимо просчитать ещё до подачи заявки для своих возможных конкурентов.
В рамках конкурса или запроса предложений одного ценового анализа будет недостаточно. Необходимо будет до подачи заявки выделить все критерии сопоставления предложений участников. После этого нужно отыскать в закупочной документации порядок присвоения баллов по каждому из критериев и просчитать по этому порядку своё предложение и возможные предложения конкурентов, не забывая умножать баллы по каждому критерию на его удельный вес. Разумеется, место той или иной заявки в итоговом ранжировании будет определяться общей суммой баллов, полученной его предложением.
Порядок присвоения баллов и удельный вес каждого критерия определяется самим заказчиком, но при этом обязательно фиксируется в закупочной документации. Будущему участнику закупки необходимо помнить о том, что все без исключения – даже самые сомнительные – условия извещения и закупочной документации обязательны для него до того момента, пока они не будут исключены или скорректированы заказчиком. В некоторых случаях можно доказать, что такой корректировкой является официально опубликованное разъяснение закупочной документации, но по ключевым вопросам лучше дождаться внесения изменения в саму документацию.
Чего не стоит ждать, так это последнего дня приёма заявок. Запрос разъяснения документации лучше всего направлять заказчику сразу же после обнаружения спорного с точки зрения поставщика условия закупки. Ведь запрос разъяснений документации является единственным легальным средством коммуникации заказчика и поставщика от момента объявления закупки до момента объявления победителя. По этой причине в запросе уместны не только вопросы типа «Помогите понять…», но и вопросы «Почему это написано?» и «Не уместнее ли будет изложить данную норму в следующей редакции…». Протокол разногласий в этом смысле безопаснее всего прикладывать именно к запросу разъяснений, поскольку если включать его в состав заявки, то заказчик получит право отклонить такую заявку. Впрочем, даже если заявка с протоколом разногласий не будет отклонена, сам такой протокол ни в коей мере не становится обязательным для заказчика (он может принимать или не принимать его условия по своему усмотрению) – а вот поставщик, несмотря на приложенный к заявке протокол разногласий, по умолчанию обязан будет исполнять контракт именно на условиях закупочной документации.
Вывод: заявку имеет смысл подавать лишь после того, как поставщик убедился в привлекательности для себя всех условий закупки и в том, что он имеет реальные шансы на победу без выхода из зоны экономической рентабельности. Разумеется, даже после победы он может провести с заказчиком преддоговорные переговоры и заключить дополнительное соглашение контракту. Однако после объявления итогов закупки заказчик и победивший поставщик становятся равноправными участниками гражданского-правового соглашения, включающего условия закупочной документации и заявки победителя, а значит все изменения могут утверждаться лишь по согласию обеих сторон.
По всем юридическим вопросам, связанным с проведением и участием в закупках, вы можете обратиться к специалистам по тендерному консалтингу.