Зачастую закупочная деятельность компаний превращается в постоянный аврал. Для того, чтобы систематизировать ее, необходимо использовать древнейший метод — разделение труда. Если каждый сотрудник заказчика при проведении закупок будет выполнять ту работу, которая у него лучше всего получается, то это значительно повысит производительность труда всего коллектива.
Автор: Дмитрий Казанцев, к.ю.н., начальник отдела правовой экспертизы B2B-Center.
Для такой метаморфозы важно сперва понять следующее: закупки – это не каприз законодателя или руководства, а ежедневная деятельность компании, столь же естественная для неё, как и дыхание для человека. Точно так же в нее вовлечены не только специализированные «органы», но и все сотрудники заказчика.
Чтобы эта общая вовлеченность не превратилась в хаос, стоит выделить основные функциональные «роли» сотрудников заказчика в рамках этой закупочной деятельности:
- Контрактная служба (как она именуется в контрактной системе — законе № 44-ФЗ и подзаконных актах к нему) – центральное звено, «сердце» закупочной системы.
- Руководство (топ-менеджеры и уполномоченные ими отделы «бэк-офиса») – уровень согласования и принятия ключевых решений, «мозг» закупочной системы.
- Комиссия по закупкам – коллегиальный орган выбора поставщика каждой конкретной закупки, собственно «лёгкие» закупочной системы.
- Инициатор (потребитель закупаемой продукции) – заинтересованное в проведении закупки подразделение, для которого и предназначена закупаемая продукция.
Для упорядочения закупочной деятельности и рационального разделения труда без риска оставить важные участки работы «не закрытыми» важно зафиксировать взаимодействие этих субъектов на каждом этапе закупочной работы. Например, законодательство о контрактной системе позволяет выделить следующие ключевые этапы:
- Прогноз потребностей. Потребители на основании анализа закупок предыдущего периода и будущих планов развития формулируют потребности своих подразделений в продукции.
- Сбор заявок. Заявки потребителей, составленные по универсальной форме, направляются на согласование руководству. Руководство, со своей стороны, исходя из обоснованности потребностей и бюджетных возможностей заказчика, принимает заявку, отклоняет её либо отравляет на доработку.
- Утверждение потребностей. Перечень утверждённых потребностей, в т.ч. утверждённых после доработки, согласовывается и утверждается руководством, после чего спускается контрактной службе.
- Обоснование закупки, в т.ч. НМЦ. В организациях, не подпадающих под действие законодательства о контрактной системе, этот этап может быть соединён с самым первым. По правилам контрактной системы такое обоснование должно быть публичным. Для точного соблюдения заказчиком предусмотренной законодательством процедуры к этой работе подключаются профессионалы закупочной деятельности – контрактная служба. Однако они отвечают именно за оформление, само обоснование заявки предоставляет её инициатор.
- Формирование плана и плана-графика. За рамками контрактной системы вполне можно обойтись единым документом — планом закупок. Однако такой документ в любом случае составляется и публикуется контрактной службой на основании согласованных руководством и обоснованных инициаторами заявок.
- Подготовка закупочной документации. Эта работа осуществляется для проведения любой закупки независимо от её способа. Необходимые требования к участникам закупки и к поставляемой продукции формулирует её будущий потребитель, а контрактная служба проверяет эти требования на предмет соответствия законодательству и корпоративному положению о закупках, а также отвечает за надлежащее оформление подготовленного к публикации документа.
- Объявление закупки и сбор заявок. Контрактная служба публикует извещение о закупки и закупочную документацию с приложением проекта контракта. Она же как правило отвечает за сбор заявок, и, в частности, за фиксацию времени их поступления и за целостность конвертов. Если закупка проходит в электронной форме, то эта часть работы автоматизируется и осуществляется программно-аппаратным комплексом электронной торговой площадки.
- Оценка и сопоставление заявок. На этой стадии ключевая роль принадлежит комиссии по закупкам. Именно её члены подписывают протокол допуска и отклонения заявок, а после этого – протокол выбора победителя.
- Выбор победителя и формирование протокола. Комиссия выбирает победителя по критериям и в порядке, предусмотренным закупочной документацией. Она же издаёт протокол выбора победителя (или протокол о признании закупки несостоявшейся, если победителя по тем или иным причинам выявить не удалось), хотя техническое оформление и публикацию этого протокола можно возложить и на контрактную службу.
- Заключение контракта. Оформление контракта как правило берёт на себя контрактная служба: она включает в него условия, предложенные победителем, и проект контракта, опубликованный в составе закупочной документации. После этого служба направляет документ на подписание победителю.
- Приёмка результатов контракта. Её логично осуществлять потребителю этих самых результатов. Впрочем, если руководство захочет устроить коллегиальное обсуждение исполненного контракта, то оно может создать приёмочную комиссию (по правила контрактной системы сделать это необходимо обязательно). В этом случае результаты приёмки в виде протокола работы комиссии оформляет контрактная служба.
- Отчётность по итогам закупок. Если такая отчётность предусмотрена законодательством, то для строгого соблюдения его требований к оформлению и публикации отчётности целесообразно привлечь контрактную службу. Внутренняя отчётность перед руководством может осуществляться каждым из инициаторов в отдельности.
Каждый из приведённых выше двенадцати этапов закупочной деятельности можно разбить на подэтапы и выделить в них обособленные функции. Именно это необходимо сделать заказчику в своём локальном нормативном акте, посвящённом взаимодействию структурных подразделений при осуществлении закупочной работы. Важно понимать, что каждый описанный выше этап имеет свой фиксируемый в документах результат. Поэтому сроки его достижения также необходимо зафиксировать при распределении закупочных полномочий между сотрудниками.
По всем юридическим вопросам, связанным с проведением и участием в закупках, вы можете обратиться к специалистам по сопровождению торгов.