Вторым оптимизационным пакетом контрактной системы предусмотрена цифровизация и частичная автоматизация многих процессов, связанных с закупками для государственных и муниципальных нужд. Этот подход отражает современные тенденции вовлечения электронных технологий в работу с закупками. Прежде всего стоит оговориться, что сами по себе технологии – не панацея и не залог успеха. Эффективными они могут быть лишь в тех отношениях и лишь постольку, поскольку сам заказчик готов к внедрению таких технологий.
Систематизация как залог успеха
Что означает «эффективность» применительно к закупкам? Эффективность не измеряется ни в количестве участников, ни даже в снижении начальной цены закупки. Тем более странно мерить эффективность в таких сугубо формальных показателях, как количество проведённых закупок. По-настоящему эффективная закупочная система – это профессиональное разделение труда, позволяющее с минимальными затратами организационных, временных и финансовых ресурсов своевременно и в полном объёме обеспечивать заказчика продукцией надлежащего качества.
Собственно, важнейшие функциональные роли, которые выполняют структурные подразделения и должностные лица заказчика в рамках закупочного процесса, следующие: инициатор закупки, профессиональный организатор закупки, внутренний контролёр с функцией оперативного контроля, внутренний аудитор с функцией ретроспективного контроля, закупочная комиссия. Иногда отдельно выделяются роли медиатора, приёмочной комиссии, а также таких специализированных подразделений, как юристы, финансисты, инженеры и т.п. При этом важно подчеркнуть: функциональная роль не привязана «намертво» к одному конкретному подразделению. Так, даже в описанном выше примере отдел закупок по большей части выполняет роль профессионального организатора, а при формировании требований к потенциальному поставщику – роль внутреннего контролёра с функцией оперативного контроля.
После выстраивания закупочного цикла необходимо предусмотреть в его рамках различные стратегии поведения при приобретении различных товаров. Ведь даже подготовка и проведение конкурса отличается от подготовки и проведения аукциона. В развитой же закупочной системе категоризация закупочных стратегий должна учитывать не только специфику предмета закупки и соответствующий данной специфики оптимальный способ закупки. Ктегориийная стратегия должна быть многомерной и учитывать конкурентное состояние рынка приобретаемой продукции, эластичность ценообразования, конечную цель закупки и конечного потребителя, регулярность закупки, логистику поставки, условия хранения и т.п.
И вот на этом уровне электронные сервисы становятся не данью моде, а действительной необходимостью.
Цифровизация и автоматизация
Электронные сервисы можно в самом общем виде разделить на сервисы цифорвизации и сервисы автоматизации. Не всегда граница между ними очевидна, но всё же цель цифровизации заключается в обеспечении онлайн-коммуникации, тогда как цель автоматизации — это, образно говоря, делегирование рутинной работы человеком роботу.
Конечная цель цифровизации закупочной системы — обеспечить по крайней мере частичную автоматизацию её процессов. Конечная цель автоматизации – экономить время и силы сотрудников заказчика, одновременно снижая риск ошибки за счёт минимизации человеческого фактора. Вспомогательная цель – облегчение коммуникации между вовлечёнными сторонам при одновременном повышении прозрачности такой коммуникации. Если эти цели не достигаются – значит, что-то пошло не так. И электронные сервисы из подспорья превращаются в фикцию, а то и в помеху.
А потому для перехода в «цифру» требуется большая подготовительная работа. Во-первых, должны быть оцифрованы алгоритмы всех возможных закупочных стратегий. А ведь по мере развития системы категорийного управления эти стратегии тоже могут развиваться! Во-вторых, оцифрованы должны быть формы документов, необходимых в рамках закупок. И, в-третьих и в-главных, оцифровка в данном случае не имеет ничего общего со сканированием.
Сколь бы ни был высок удельный вес цифровизации и даже автоматизации, но работать с электронной системой предстоит людям. А значит, для эффективности этой работы интерфейс электронной системы должен быть дружелюбен и интуитивно понятен пользователю. Проще говоря, для эффективного использования электронной системы пользователю должно быть достаточно профессиональных знаний в своей области – он не обязан специально вникать в хитросплетения непонятных кнопок электронного сервиса, выстроенного на «костылях» и заполненного неудобоваримым контентом.
Для обеспечения такого состояния системы важна и её общая архитектура, и дизайн её оболочки. Несколько упрощая, можно сформулировать этот принцип так: система тем лучше, чем меньшее количество кнопок нужно нажать человеку для получения сложного результата, и чем меньшее время потратит он на отыскание очередной кнопки.
В рамках многомерных категорийных стратегий хорошим подспорьем могут стать даже такие классические опции, как выпадающие списки. Самый простой пример – выпадающий список способов закупки. Помимо этого, важно обеспечить предзаполнение данных, дабы человеку не приходилось раз за разом воспроизводить в новых документах в рамках одной закупки одно и то же наименование продукции, технические и функциональные характеристики и т.п. А для этого, в свою очередь, важно обеспечить наследование данные. Так, например, уже упомянутое наименование продукции, один раз указанное в плане закупок, далее автоматически воспроизводится и в техническом задании, и в извещении о закупке, и в закупочной документации, и т.д.
Цифровизация в собственном смысле этого слова, равно как и автоматизация при проведении закупки, не ограничиваются лишь отношениями между подразделениями заказчика. Эти же самые инструменты способы облегчить и работу поставщика.
Так, в большинстве случаев заявка на участие в закупке сводится к набору документов, подтверждающих общую квалификацию поставщика, его специальную квалификацию, описывающих поставляемую им продукцию и, наконец, содержащих предложение об условиях поставки. Но ведь нет необходимости всякий раз формировать этот пакет «с нуля». Так, большинство сведений, касающихся общей квалификации, можно «подтягивать» автоматически из открытых источников. Оставшиеся документы могут храниться в репозитории поставщика в рамках данной конкретной электронной системы и автоматизировано загружаться из неё. Таким же образом можно решить вопрос с большинством документов, касающихся специальной квалификации: электронные образы уже исполненных контрактов на поставку аналогичной продукции, сертификаты сотрудников, договоры аренды складских помещений и т.п. материалы, требующиеся в разных комбинациях от закупки к закупке, вполне могут храниться в том же репозитории. И актуализироваться поставщиком лишь по мере необходимости.
Что же остаётся при подготовке конкретной заявки? Лишь описание поставляемой продукции и условий поставки. При этом условия поставки – цена, сроки, гарантия и т.д. – сводятся к набору ограниченных данных. Эти данные также могут быть заполнены поставщиком прямо в интерфейсе системы. И в этом случае подача заявки ограничится лишь загрузкой документов, описывающих конкретную поставляемую продукцию.
Искусственный интеллект
Одна из первых сфер, в которой может быть внедрён искусственный интеллект на службе закупок — это управление складскими резервами. Здесь мы имеем дело с относительно стандартизированной продукцией, подлежащей регулярному пополнению в понятных объёмах. При наличии больших данных на эту тему искусственный интеллект сможет эффективнее человека инициировать очередную закупку, указывая на то, какая продукция подходит к концу – а также то, сколько и к какому сроку нужно будет закупить для оперативного пополнения запасов. Например, некоторые сервисы по приготовлению пищи уже успешно освоили эту технологию, сократив тем самым и издержки на складское хранение, и издержки на утилизацию невостребованных продуктов.
Следующий шаг на этом пути — это указание искусственным интеллектом не только на подлежащую закупке продукцию, но и на оптимальный способ её закупки. Здесь мы вспоминаем про многофакторные категорийные стратегии. Если эти стратегии одновременно развиты, апробированы и прозрачны, то искусственный интеллект опять же лучше человека актуализировать данные, необходимые для выбора наиболее эффективной стратегии. Например, если рынок необходимой продукции в данное время в данном регионе по тем или иным причинам не является конкурентным, то искусственный интеллект сможет предложить сразу провести прямую закупку, а не тратить время и силы на безнадёжный аукцион. Или, например, он предложит предпочесть аукциону запрос цен — если ценообразование на рынке закупаемой продукции не является эластичным.
Использование искусственного интеллекта не означает устранение человека от закупочной работы. Оно означает лишь повышение экспертного уровня этой работы. Проще говоря, по мере внедрения искусственного интеллекта внимание специалиста по закупкам будет всё более и боле концентрироваться на нетиповых, специфических и особо важных ситуациях.
Разумеется, совершенно необходимо сохранить техническую и организационную возможность контроля человека за решением искусственного интеллекта на каждой стадии закупочного процесса. Несколько упрощая, этот подход можно описать следующим образом: человек вводит стартовые параметры закупки – робот предлагает оптимальную стратегию – человек утверждает её или выбирает другую – робот предлагает пул подходящих поставщиков и кандидатуру лучшего из них – человек утверждает предложение робота или корректирует его – и т.д. Однако, как несложно догадаться, даже такое разделение полномочий способно качественно сэкономить время и силы человека.
Возвращаясь к самому началу статьи, важно напомнить, что и искусственный интеллект не является панацеей. Как и у любого инструмента, у него есть своя, ограниченная область эффективного примирения. Заказчику важно определить эту область и расширять или корректировать её по мере необходимости. Ведь использование современных технологий позволит не только упростить закупки и отчасти повысить их прозрачность. Оно позволит высвободить ресурсы для вдумчивой работы над действительно важными, ключевыми закупками. Теми закупками, эффективное проведение которых требует экспертных знаний, а порой и творческой компоненты. Ведь вовсе не рутинные процессы, а полноценная работа с такими особо важными закупками – это та сфера, в которой роботы едва ли смогут заменить человека.
Дмитрий Казанцев, к.ю.н., руководитель Департамента правового регулирования B2B—Center
Подробнее об облачных решениях от B2B-Center:
Прививка от ненужных трат: зачем нужны сквозные процессы в закупках?