Как и когда начать переговоры с заказчиком, если он проводит регламентированные закупочные процедуры необходимых товаров и услуг? На вопрос отвечает Дмитрий Казанцев, к.ю.н., начальник отдела правовой экспертизы Центра электронных торгов B2B-Center:
— Переговоры с заказчиком можно начинать еще на стадии планирования закупки до ее объявления. Это самый простой и выгодный для всех сторон вариант. На этом этапе, если речь идет о добросовестном сотрудничестве, любые контакты между заказчиком и поставщиком не запрещены.
В сфере государственного заказа достаточно распространена практика, когда заказчики для обоснования будущей закупки собирают у поставщиков информацию о ценах на продукцию. На этой стадии поставщик может сам прислать прайс-лист, обоснование цен и попытаться наладить контакт с заказчиком не в коррупционном смысле, а для конструктивного обсуждения условий будущей закупки.
Например, заказчику необходимо оборудовать серверную. Специалисты заказчика запрашивают у двух-трех поставщиков, работающих на рынке, информацию о необходимом оборудовании, помещении, вентиляции и т.д. Полученные данные могут быть заложены в план закупок и в закупочную документацию конкретной процедуры. Таким образом заказчик заранее снижает свои риски.
Второй вариант проведения переговоров – после объявления закупки. На этом этапе переговоры не могут проходить в двустороннем режиме, что будет нарушением принципа конкуренции. Единственный возможный формат — обмен запросами на разъяснение документации и ответами на них. Если поставщик узнал о проведении закупки, то он может за пять дней до окончания приема заявок, задавать заказчику вопросы об условиях контракта. Вопрос может быть простым или с обоснованным предложением корректировки документации. Свои предложения также можно направлять после полученного ответа заказчика. Обоснованные предложения поставщиков заказчик может внести в документацию. Таким образом заказчик и его потенциальные поставщики могут заранее прояснить условия будущей поставки.
В идеальной ситуации после конкурентной закупки дополнительное согласование условий поставки не требуется. Базовые условия уже прописаны в закупочной документации заказчика, а поставщик, подавая свою заявку на участие в процедуре, соглашается на них. Недостающие детали победитель торгов прописывает в своей заявке. По общему правилу договор складывается из условий закупочной документации и условий победителя закупки.
На практике реальность часто далека от такого идеала. В документации могут быть не урегулированы детали поставки, поэтому они требуют согласования между заказчиком и поставщиком.
В сфере государственных закупок внести такие изменения в документацию чрезвычайно сложно или практически невозможно. В сфере закупок государственных компаний, которая регулируется законом № 223-ФЗ, и частных компаний возможность внести корректировки после выбора победителя остается. Одна из сторон может инициировать переговоры и составить обоснование корректировки условий договора. Исправления допустимы при выполнении ключевого условия: неизменности победителя закупки.
При этом важно понимать, что любые согласования возможны только на двусторонней основе. Каждая из сторон может признать доводы другой необоснованными. Если изменения не будут согласованы, то в контракте будут прописаны изначальные условия. Поэтому переговоры между заказчиком и потенциальным поставщиком должны начинаться не после выбора победителя закупки, а перед этим событием.
Подробнее о согласовании условий поставки в журнале «Мастер переговоров».