«Прием заявок длится целый месяц, я успею», — давайте признаемся честно, все мы хотя бы раз так думали. Но закупки — это не тот экзамен, подготовку к которому нужно начинать в последнюю ночь. Почему тактике «за пять минут все сделаю» стоит предпочесть заблаговременный подход, рассказывает Мария Мдинарадзе, начальник отдела правовой экспертизы B2B-Center.
Проверить доступ к площадке
Это самый простой совет из серии «Капитан очевидность». Но, к сожалению, очень часто поставщики попадаются в эту ловушку. Убедитесь, что у вас оплачены доступы к ЭТП, если вы подаетесь через нее. Узнайте, все ли в порядке с электронной цифровой подписью. Элементарно проверьте, работает ли у вас интернет. Кроме того, бывают процедуры, для участия в которых нужна дополнительная аккредитация у заказчика. На это тоже уходит время, от нескольких часов до нескольких дней.
Не подавать заявку в последний момент
Вы можете просто не успеть. У нас бывали случаи, когда закупка заканчивалась в 12.00, поставщик отправлял пакет документов в 11.58, но пока обрабатывалась ЭЦП, которой подписали документы, драгоценные минуты терялись. А значит, работа была проделана зря. Если вы решите жаловаться или обратиться в суд, скорее всего, проиграете. В таких ситуациях суд наверняка обратит внимание на то, насколько добросовестно поставщик относится к участию в закупке. Например, если вы скачали тендерную документацию месяц назад, а подали заявку в последний день, то это аргумент не в вашу пользу. Может быть вы не были действительно заинтересованы в участии и намеренно затягиваете закупку обжалованием?
Правильно готовить документы
Очень часто поставщики думают: у меня есть свои формы подготовки коммерческих предложений, воспользуюсь ими. Так можно делать не всегда. Если в закупочной документации есть шаблоны для подачи анкеты, справки о компании, ценового предложения, нужно обязательно их придерживаться. Даже если они кажутся странными или абсолютно бесполезными, в этом случае закон на стороне заказчика. Если у вас есть какие-то вопросы по подаче заявки, задавать их нужно до подачи заявки и конечно до окончания этапа приема заявок. Второй важный момент — распределение документов. Часто заказчик видит не все документы сразу, доступ к ним открывается поэтапно. Поэтому важно загружать их в правильной последовательности. Это делается для того, чтобы сделать закупку более прозрачной и исключить личные связи заказчика с конкретным поставщиком.
Изучать проект договора
В 80% случаев заказчик прикрепляет шаблон договора к закупочной документации. Зачем? Чтобы поставщик его внимательно изучил. Помните, что вы соглашаетесь с условиями договора, когда подаете заявку. В случае победы вам придется подписывать именно этот договор, поэтому все нюансы и непонятные моменты лучше обсудить заранее. Например, заказчик предлагает 100% постоплату, а вы не согласны с такими условиями. Предложите свой вариант и обоснуйте его до того, как вы подали заявку (хотя бы направив запрос заказчику). Если заказчик не изменит шаблон, а вы все равно подадите заявку — будьте готовы, что в случае победы в закупке вы будете обязаны подписать договор в редакции заказчика. Более того, жёсткие условия о постоплате — это дополнительный сигнал для поставщика. Лучше проверить такого заказчика, является ли он платежеспособным.
Кроме того, нужно внимательно читать условия поставки. В судебной практике много дел, возникших из-за недопонимания контрагентов. Например, поставщик выиграл тендер на поставку перчаток в количестве 1000 штук. Он поставил 1000 перчаток, а оказалось, что заказчик ждал 1000 пар. Дело дошло до суда, и он оказался на стороне заказчика. В данном случае применялись правила ГОСТа, а по не нему перчатки считаются парами. Вот так недопонимание обернулось для поставщика издержками.