Как подготовить положение о закупках?

Положение о закупках является обязательным документом для субъектов Закона № 223-ФЗ. Государственные и муниципальные заказчики могут не иметь такого положения, т.к. для них роль генеральной инструкции выполняет сам закон «О контрактной системе».  Для коммерческих заказчиков, несмотря на отсутствие прямого требования в законодательстве, закупочный стандарт актуален, поскольку систематизирует и упорядочивает закупочную деятельность.

Содержание положения о закупках

Все закупочные процедуры, которые применяются в организации, должны быть описаны в корпоративном положении о закупках. Заказчик может пользоваться только теми способами закупок, которые предусмотрены в положении о закупках, и только в тех случаях, которые прямо указаны в нем. В связи с этим важно разработать для себя максимально практичный закупочный инструментарий (разумеется, в рамках российского законодательства) и при этом не возлагать на себя излишних ограничений по его использованию.

Для этого нужно учитывать специфику, масштабы и сферы коммерческой деятельности именно своей компании. В частности, важно не только реалистично описать случаи и порядок проведения конкурсов, аукционов, запросов котировок и запросов предложений, но и составить широкий перечень оснований, в которых заказчику разрешается проводить прямые закупки (у единственного поставщика). Ведь это тоже способ закупки, а значит, его следует регламентировать в положении об осуществлении закупок. Разумеется, в каждом конкретном случае заказчик будет решать, проводить ли ему именно прямую закупку или ради экономической эффективности провести конкурентную процедуру. Однако в перечне ситуаций, позволяющих заказчику провести неконкурентную закупку, нужно предусмотреть все те случаи, которые на практике могут возникнуть:

• в отношении продукции субъектов естественных монополий;
• в условиях фактически отсутствующего конкурентного рынка;
• при небольших объемах закупок (когда экономический эффект от конкурентной процедуры минимален) и т.п.

Структура положения о закупках

Учитывая, что положение о закупках является своего рода «локальным законом» для закупок компании, можно использовать при его разработке принципы юридической техники написания закона. Например, удобно разделить положение о закупках на общую и особенную части. В первой описать нормы, которые действуют при проведении всех без исключения закупок независимо от выбранного способа, а во второй — особенности проведения каждого способа.

В положение об осуществлении закупок целесообразно включить по крайней мере следующие элементы:

• описание используемой терминологии;
• описание подготовки и утверждения плана закупок;
• описание принятия решения о проведении каждой закупки;
• общие требования, применяющиеся ко всем способам закупки (состав закупочной документации, требования к участникам закупки и т.п.);
• описание каждого способа проведения закупки с указанием оснований использования данного способа;
• требования к заключению и исполнению договора.

В настоящее время в законодательстве нет требований к структуре положения о закупках, а потому можно в подражание закону объединять его нормы в статьи и главы.

По возможности стоит использовать названия, раскрывающие тематику, как для разделов и глав, так и для отдельных статей и пунктов. Это существенно облегчит работу с положением о закупках, при условии, разумеется, что его издание снабжено нумерацией страниц и развернутым содержанием с указанием этих самых страниц для каждого структурного элемента текста. В качестве примера структуры положения о закупках можно привести следующий перечень из 97 разделов, объединенных в 14 глав.

Структура положения о закупках

I. Общие положения
1. Термины и определения
2. Правовая основа и принципы закупочной деятельности Заказчика
3. Сфера действия настоящего Положения
4. Способы осуществления закупок Заказчиком
5. Требования к Участникам закупок
6. Информационное обеспечение закупок

II. Участники закупочной деятельности
7. Участники закупочной деятельности
8. Распределение полномочий между участниками закупочной деятельности
9. Централизация закупок
10. Специализированная закупочная организация

III. Подготовка закупок
11. План закупок
12. Сбор заявок на проведение закупок
13. Формирование и утверждение плана закупок
14. Внесение изменений в план закупок
15. Публикация плана закупок и изменений к нему
16. Составление закупочной документации
17. Решение о проведении закупки

IV. Извещение о закупке и закупочная документация
18. Извещение о закупке и закупочная документация
19. Содержание извещения о закупке
20. Содержание закупочной документации
21. Проект договора
22. Внесение изменений в извещение о закупке и закупочную документацию
23. Публикация извещения о закупке и закупочной документации

V. Форма закупки
24. Форма закупки
25. Закупка в традиционной форме
26. Закупка в электронной форме
27. Электронный документооборот

VI. Открытый одноэтапный конкурс
28. Проведение открытого одноэтапного конкурса
29. Публикация информации о проведении конкурса
30. Предварительный квалификационный отбор
31. Разъяснение конкурсной документации
32. Внесение изменений в извещение о проведении конкурса и конкурсную документацию
33. Получение конкурсных заявок
34. Состав конкурсной заявки
35. Вскрытие конвертов с конкурсными заявками
36. Рассмотрение конкурсных заявок
37. Оценка и сопоставление конкурсных заявок
38. Переторжка
39. Определение победителя конкурса
40. Признание конкурса несостоявшимся

VII. Открытый одноэтапный аукцион
41. Проведение открытого одноэтапного аукциона
42. Публикация информации о проведении аукциона
43. Предварительный квалификационный отбор
44. Разъяснение аукционной документации
45. Внесение изменений в извещение о проведении аукциона и аукционную документацию
46. Получение аукционных заявок
47. Состав аукционной заявки
48. Рассмотрение аукционных заявок
49. Получение предложений о цене договора
50. Определение победителя аукциона
51. Признание аукциона несостоявшимся

VIII. Открытый одноэтапный запрос предложений
52. Проведение открытого одноэтапного запроса предложений
53. Публикация информации о проведении запроса предложений
54. Предварительный квалификационный отбор
55. Разъяснение закупочной документации
56. Внесение изменений в информацию о проведении запроса предложений
57. Получение заявок на участие в запросе предложений
58. Состав заявки на участие в запросе предложений
59. Открытый и закрытый режимы подачи предложений
60. Рассмотрение и оценка предложений
61. Переторжка
62. Определение победителя запроса предложений
63. Признание запроса предложений несостоявшимся

IX. Открытый одноэтапный запрос котировок
64. Проведение открытого одноэтапного запроса котировок
65. Публикация информации о проведении запроса котировок
66. Предварительный квалификационный отбор
67. Разъяснение закупочной документации
68. Внесение изменений в информацию о проведении запроса котировок
69. Получение заявок на участие в запросе котировок
70. Состав заявки на участие в запросе котировок
71. Открытый и закрытый режимы подачи предложений
72. Рассмотрение и оценка предложений
73. Определение победителя запроса котировок
74. Признание запроса котировок несостоявшимся

X. Упрощенная конкурентная закупка
75. Проведение упрощенной конкурентной закупки
76. Сбор предложений участников упрощенной конкурентной закупки
77. Выбор победителя упрощенной конкурентной закупки

XI. Закупка у единственного поставщика
78. Основания проведения закупки у единственного поставщика
79. Публикация информации о закупке у единственного поставщика

XII. Особенности двухэтапных закупок
80. Двухэтапные способы закупок
81. Основания применения двухэтапных закупок
82. Предоставление и разъяснение закупочной документации первого этапа
83. Получение от участников закупки предложений первого этапа
84. Рассмотрение предложений первого этапа
85. Закупочная документация второго этапа

XIII. Особенности закрытых закупок
86. Проведение закрытых закупок
87. Основание применения закрытых закупок
88. Особенности закрытых закупок

XIV. Заключение и исполнение договора
89. Составление договора по результатам закупки
90. Согласование Заказчиком договора, заключаемого по результатам закупки
91. Заключение договора по результатам закупки
92. Изменение договора в процессе его заключения
93. Изменение договора в процессе его исполнения
94. Приемка результатов исполнения договора
95. Расчеты по договору
96. Урегулирование договорных споров
97. Расторжение договора

Составление положения о закупках

Общие требования к юридической технике, перечисленные в предыдущей статье, в полной мере актуальны для положения о закупках. В дополнение к ним именно при составлении положения о закупках необходимо учитывать то, что его нормы являются универсальными, то есть касаются не отдельной конкретной закупки, а каждой проводимой данным заказчиком.

Термины и определения традиционно открывают перечень общих норм базовых законов и иных нормативных актов. В самом Законе № 223-ФЗ нет исчерпывающего перечня определений для понятий, используемых для описания закупочного процесса. А потому организация имеет право самостоятельно сформулировать определения важнейших терминов, присутствующих в ее положении об осуществлении закупок. При этом у субъектов Закона № 223-ФЗ такие определения не должны противоречить положениям названного закона. Поэтому уделите особое внимание дефиниции участника закупки, конкурса, аукциона и иных понятий, определения которых по крайней мере частично сформулированы в самом Законе.

Нормы общей и особенной частей должны быть выдержаны в терминологии, установленной в начале положения о закупках. При этом нормы общей части используются при проведении любой закупки, а из особенной выбираются лишь те нормы, которые касаются данного конкретного способа закупки.

Важно не забыть и о том, что схожие принципы используются и при написании каждой отдельной главы: в первой статье группируются нормы наиболее общего характера, в последующих излагаются более детализированные нормы. Изложение должно отвечать определенной логике. Например, при регламентации процедуры последовательность норм должна соответствовать последовательности проведения данной процедуры.

Описание требований к участникам закупки в общей части необходимо сформулировать в виде перечня возможных вариантов. В рамках каждой конкретной закупки из этого перечня выбираются несколько требований, необходимых именно для данной категории поставщиков, и выбранные требования фиксируются в закупочной документации.

Наконец, не стоит забывать и о таком очевидном требовании, как объединение в статьях (пунктах, разделах) лишь однородных норм. Как, с одной стороны, не должны в одной статье соседствовать пункты, касающиеся, например, переторжки и обеспечения заявки, так и, с другой стороны, все нормы, касающиеся того же обеспечения заявки, должны быть собраны в одной статье или в нескольких соседствующих статьях.