Документы для участия в тендере — это более или менее стандартизированный набор, который может отличаться от процедуры к процедуре отдельными мелочами. Чтобы не упустить их и не запутаться в требованиях заказчика, полезно понимать общую логику формирования пакета документов заявки.
Для закупки необходимы две важнейшие группы сведений:
- Сведения о поставщике;
- Сведения о поставляемой продукции.
В большинстве случаев перечень требуемых документов прост и интуитивно понятен. В случае работы с обширным перечнем необходимых заказчику документов может пригодиться консультация специалиста по сопровождению тендеров. Два основных вопроса в этом случае: как правильно оформить экзотические документы, затребованные заказчиком в дополнение к традиционному набору, и какие документы можно не предоставлять в силу того, что их данные и так находятся в открытом доступе.
Сведения о поставщике включают:
- пакет документов, подтверждающих его общую правоспособность;
- документ, подтверждающий полномочия представителя поставщика в закупке;
- документы, подтверждающие соответствие поставщика дополнительным требованиям, установленным заказчиком.
Общая правоспособность как правило подтверждается уставными документами. При этом запрос сведений, находящихся в открытом доступе, может быть признан необоснованным требованием со стороны заказчика. Необоснованность заключается не в том, что заказчику не нужны эти сведения, а в том, что получить их он может самостоятельно без помощи поставщика. При этом до тех пор, пока данный пункт закупочной документации не назван излишним в официальном решении органа государственной власти или не отменён самим заказчиком, участник закупки обязан будет соблюдать в том числе и его.
Необходимо подчеркнуть, что независимо от статуса заказчика он может требовать от поставщика только те документы, которые прямо указаны в закупочной документации. По мнению Антимонопольной службы, если заказчик требует в документации предоставить ему определённые сведения, но при этом не указывает вид документа, в котором эти сведения должны содержаться, то он обязан будет принять от поставщика любой документы, в т.ч. гарантийное письмо, декларацию и т.п.
Дополнительные требования всегда должны быть обусловлены спецификой поставки. Часть этих дополнительных требований прямо предусмотрена законом: например, при выполнении работ, отнесённых к лицензируемым видам деятельности, поставщик обязан предоставить соответствующую лицензию. У этой медали есть и обратная сторона – если деятельность не указана в Закона «О лицензировании», то и требовать какую бы то ни было лицензию у поставщика заказчик не может. При специфических закупках, таких как закупка финансовых услуг, заказчик может затребовать у поставщика дополнительные сведения, связанные с предметом закупки. Например, данные, характеризующие финансовую устойчивость. В данном случае это по большому счёту не только сведения о поставщике, но и сведения о поставляемой продукции.
Сведения о поставляемой продукции заключаются в её описании по форме, установленной заказчиком. Установление формы как таковой не является «капризом» со стороны заказчика. Она позволяет привести сведения, предоставленные разными поставщиками, «к общему знаменателю». Объективное сравнение разных заявок по общим правилам вообще невозможно без единой формы для этих заявок.
Если при выборе победителя учитывается его опыт в аналогичных поставках, то дополнительно прикладывается пакет документов, подтверждающих такой опыт. При этом из документов должен следовать именно объём поставки, а вот разглашать персональные данные контрагента без письменного согласия последнего поставщик не вправе.
Наконец, в случае установления требования об обеспечении заявки к ней прикладывается документ, подтверждающий это обеспечение – будь то «платёжка» о переводе денег на указанный заказчиком счёт или банковская гарантия.
По любым вопросам, связанным с проведением закупок и участием в них, вы можете обратиться к специалистам по сопровождению торгов.