Очень часто поставщика отделяет от успешного заключения и выполнения контракта не отсутствие опыта, а невнимательность или досадная оплошность. Какие ошибки участники закупки допускают чаще всего, рассказывает руководитель департамента нормативно-правового регулирования B2B-Center и преподаватель курсов по закупкам Дмитрий Казанцев.
Заявить о поставке продукции, не прочитав спецификацию.
Этот документ нужно изучить еще перед подачей заявки, но иногда ситуация развивается иначе. Поставщик видит извещение и название продукции, потенциально ему интересна закупка, у него есть такой товар на складе. Он подает заявку, вносит обеспечение, его выбирают победителем, и тут выясняется, что требования заказчика настолько специфичны, что складские мощности и возможности производства не могут их удовлетворить. Но время вспять не вернуть. В коммерческом секторе заказчик может пойти на уступки поставщику, а в госзакупках, даже при всем желании, он не имеет права изменить условия госконтракта. Поставщик обязан поставить не то, что он имел в виду и предложил, а то, что нужно заказчику.
Не подписать свою заявку с помощью ЭЦП.
Распространенная техническая ошибка. Если заявка не подписана ЭЦП, заказчик ее не увидит. А если подписана не той ЭЦП, то она не имеет юридического значения. Таким образом де факто поставщик готов поставить по лучшей цене, но де юре заказчик эту цену принять не может. Это специфика электронных торгов.
Участвовать в некорректных бумажных закупках.
То есть в таких процедурах, которые или заточены под определённого поставщика, или проводятся в несоизмеримые сроки. Срок проведения любой закупки должен устанавливаться заказчиком с таким расчетом, чтобы у поставщика было достаточно времени для чтения закупочной документации, подготовки и подачи заявки. То есть чем сложнее процедура, тем больше требуется времени. Но иногда бывает так, что «сроки настолько горят», что в авральном режиме поставщик готовит заявку, а вот привезти ее заказчику физически уже не успевает. Встает резонный вопрос: а стоит ли вообще участвовать в таких процедурах? Отчет очевиден.
Волатильность цены.
Участник предложил нужную продукцию, победил в закупке и начинает поставку, но его ценовые условия меняются. Причины могут быть разные. Например, валютный скачок или неучтенные в закупке дополнительные работы. В нашей практике был случай, когда поставщик выиграл тендер на укладку новой дороги, но заказчик забыл указать, что он за свой счет должен демонтировать старую. Когда речь идет о ремонтных или строительных работах, лучше до подачи заявки выехать на объект или хотя бы как можно тщательное познакомиться с условиями будущих работ. Чтобы потом не уйти в минус, так как сопутствующие факторы не были учтены в расчетах.
Высокий размер обеспечения договора.
Тут заказчик практически не ограничен в своих желаниях. Для поставщика это значит, что, еще не получив ни копейки или получив всего лишь аванс, он уже должен, пусть временно, отдать деньги заказчику в обеспечение собственной добросовестности. Поэтому тут критически важно посчитать, во что эти деньги обойдутся его бизнесу. В расчет берется не только сумма обеспечения, но и длительность нахождения денег на счету заказчика. По условиям госзаказа на весь период действия гарантии десятая часть от контракта должна находиться на счетах у заказчика. А это может быть период длиною в несколько лет.
Непонимание принципа определения победителя.
Например, поставщик заявляет самую низкую цену, но все равно не побеждает. Потому что помимо цены заказчик учитывал другие факторы. Очень важно понимать, проводится аукцион или запрос предложений? Будет ли переторжка? Для того, чтобы оценить свои шансы на победу, поставщику критически важно вычленить из закупочной документации три факта.
Первый — перечень критериев — то есть тех условий, по которым будут сравниваться заявки. Цена и срок поставки. Цена и качество. Цена и что-то еще.
Второй — порядок начисления баллов по этим критериям. Баллы могут начислять по формуле, а могут субъективно, в зависимости от предпочтений оценочной комиссии. Если четких параметров нет, это сигнал для поставщика. Возможно, процедура не совсем прозрачная.
Третий — соотношение разных факторов между собой. На цену может приходиться 70%, как в госзакупках, а может 30%. И тогда нужно обращать внимание на неценовые факторы: доставка, сроки оплаты, опыт поставщика.